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Microsoft SharePoint Beratung

SharePoint-Technologie für die Unternehmenskommunikation von morgen

Jedes Unternehmen ist einzigartig und die Bedürfnisse für eine effiziente Zusammenarbeit verlangen nach individuellen Lösungen für Kommunikation, Dokumentenmanagement und Prozesssteuerung. Die Microsoft Plattform SharePoint ist eine flexible und vielseitige Antwort auf diese Anforderungen. Microsoft SharePoint ist das integrierte Content-Management-System für die Zusammenarbeit im Unternehmen. Abteilungen eines Unternehmens, wie z. B. Qualitätsmanagement, Vertrags- und Projektmanagement können mit ihren Funktionen und Prozessen im SharePoint abgebildet werden.

SharePoint als zentrales Intranet und Dokumentenmanagementsystem für optimale Unternehmenskommunikation

Besonders als Intranet ist er damit der zentrale Anlaufpunkt für die Unternehmenskommunikation. So bildet der SharePoint mit seinen Standardfunktionalitäten und der Integration verschiedener Apps die ideale Plattform ab.
Neben der Nutzung als Intranet kann SharePoint zudem als Dokumentenmanagementsystem punkten und Unternehmen die Dokumentenverwaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen digitalisieren und vereinfachen.

Damit ist er der entscheidende Dreh- und Angelpunkt für die digitale Zusammenarbeit im Unternehmen der Zukunft. Mit individuell abgestimmten Berechtigungsstufen fungiert der SharePoint als perfekte Kollaborationsplattform im Unternehmen und darüber hinaus.
Die größte Stärke des Microsoft SharePoint ist die große Flexibilität im Umgang mit strukturierten Daten, ihre Absicherung, Versionierung und gemeinsame Nutzung und Bearbeitung. Durch die besonders ausgereifte Suchfunktion und Metadatenvergabe können Nutzer aus unterschiedlichsten Anwendungen und Zusammenhängen heraus Daten finden, bearbeiten und teilen.

Vielfältige SharePoint Features für den individuellen Bedarf

Die Einsatzmöglichkeiten des Microsoft SharePoint sind variantenreich und können auf den individuellen Bedarf zugeschnitten werden.


  • Eine Intranetanwendung stellt Informationen, Termine und Wissensmanagement für das gesamte Unternehmen oder sogar darüber hinaus bereit.
  • Abteilungs,- oder Teamwebseiten spiegeln die Strukturen eines Unternehmens wider und ermöglichen es den einzelnen Abteilungen, ihre Arbeit zu organisieren und mit den anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten.
  • Apps für die Organisation der Arbeit (z. B. „OneNote“ oder auch Kalenderfunktionen) erleichtern die Arbeit und können in die Bereiche mit eingebunden werden.
  • Ein Dokumentenmanagementsystem mit integrierter Dokumentenablage setzt mit ihrer Versionsverwaltung neue Maßstäbe hinsichtlich Flexibilität und Datenökonomie.
  • Workflows fördern wiederkehrende Unternehmensprozesse und bringen Menschen und Abläufe punktgenau zusammen.
  • Bestehende Strukturen wie Mailprogramme, spezielle Datenbanken oder ERP-Systeme können im SharePoint integriert und genutzt werden.
  • Unternehmensspezifische Grundlagen wie Corporate Design oder Spezialanwendungen können abgebildet oder eingebunden werden.
  • Mit einer funktionierenden Internetverbindung ist der SharePoint von überall her voll nutzbar, mit dem PC oder auch mobil.

Das noventum Vorgehensmodell -
Microsoft Sharepoint Beratung

Agile Projektierung und individuelle Anpassungen:
Microsoft SharePoint Implementierung mit noventum

Der Microsoft SharePoint ist anspruchsvoll und der Aufwand zum erfolgreichen Betrieb der Plattform ist nicht gering. Nach dem Roll-out muss diese durch die eigenen IT-Verantwortlichen administriert und mit Inhalten gefüllt werden. Daher ist es wichtig, künftige Administratoren und Key User von Anfang an in das Einführungsprojekt zu integrieren und sie mit umfassendem Know-how für ihre künftige Aufgabe zu qualifizieren.

noventum arbeitet dazu gerne mit agilen Methoden der Projektentwicklung. Dies gewährleistet, dass am Ende die SharePoint-Lösung entsteht, mit der Sie arbeiten wollen. Von Beginn an und in jeder Projektphase sind die Kunden intensiv beteiligt und geben ihr Know-how, ihre Wünsche und Vorstellungen in die Planung mit ein.

Die Implementierung Ihrer Microsoft SharePoint Lösung mit noventum:


Agiler Ansatz

Mithilfe einer detaillierten Anforderungsaufnahme in Form von „User Stories“ verschaffen sich unsere Berater:innen den Überblick, welche Bedarfe der Kunde und dessen Mitarbeiter:innen haben. Je vielfältiger und besser die Informationen für unsere Berater:innen sind, desto zielgenauer können diese ein geeignetes Tool bauen, das allen Personen und Anwendungsfeldern gerecht wird.

Iterative Entwicklung

Dank der Umsetzung im Rahmen von Iterationen können Fehler schneller behoben und Anpassungen bereits in der kommenden Iteration vorgenommen werden. Kunde und Dienstleister arbeiten gemeinsam an der Weiterentwicklung des Projektes. Der Kunde erhält dadurch von Beginn an ein besseres Verständnis des IT-Systems.

Mitarbeiterbeteiligung

Wenn alle involvierten Mitarbeiter:innen in einem Kick-off in den Auftakt der Implementierung der neuen Plattform einbezogen werden, fördert das die spätere Akzeptanz der neuen Software. Wir wünschen uns zudem eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden, indem regelmäßig getestet, Feedback eingeholt und nachfolgend auch umgesetzt wird.

Individuelle Erweiterungen

Viele unserer Kundenprojekte beinhalten konkrete Anforderungen, die nicht aus dem Standard der Software abgebildet werden können. In diesem Szenario werden unsere Berater:innen tätig und versuchen mit dem Kunden eine Lösung zu entwickeln, die sich selbstverständlich an Best Practice-Methoden orientiert.

Wenn wir auch für Sie tätig werden können, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Marc Schwellenbach
Business Development Manager
+49 2506 93020

noventum Leistungen für Ihr SharePoint-Projekt

Jede SharePoint-Einführung oder Modifikation ist so individuell wie Ihr Unternehmen. Die noventum SharePoint-Berater haben aus ihren vielen erfolgreichen Projekten Beratungsmodule entwickelt, mit denen sie auch Ihr SharePoint-Projekt zum Erfolg führen können.

SharePoint als Dokumentenmanagementsystem: mehr als nur ein Intranet

Der SharePoint ist vor allem als Intranet-Lösung in aller Munde. Allerdings kann er viel mehr. Mit dem SharePoint bietet sich die Möglichkeit, ein umfassendes und zentrales Dokumentenmanagementsystem aufzubauen und Dokumente sicher und an einem Speicherort zu verwalten. Wie in einem klassischen Dokumentenmanagementsystem können im SharePoint Dokumente versioniert, zusätzlich mit sogenannten Metadaten angereichert und sogar ganze Dokumentenlebenszyklen abgebildet werden. Eine integrierte Suchfunktion sorgt dafür, dass das gesuchte Dokument auch dann gefunden wird, wenn ein Anwender einmal nicht mehr weiß, wo genau es abgelegt wurde.

Zentrale Ablage, Versionierung & gemeinsame Arbeit innerhalb von Dokumenten in Echtzeit

Der SharePoint bringt einem Unternehmen besonders dann einen Mehrwert als Dokumentenmanagementsystem, wenn Dokumente nicht mehr mehrfach, mit zahlreichen Versionsständen an unterschiedlichen Orten, sondern zentral abgespeichert werden können.

Der Vorteil: Jede Datei ist nur einmal an der richtigen Stelle vorhanden. Neue Versionen werden an genau diesem Speicherort ausgetauscht und stehen ab sofort für alle Mitarbeiter:innen zur Verfügung. Kopien werden nicht mehr an weiteren Speicherorten vorgehalten oder zwischengespeichert. Dabei hilft das Microsoft Office Standardfeature der „Versionierung“. Jeder Bereich kann seine Dokumente im SharePoint ablegen und den Kollegen:innen zur Verfügung stellen, auf übergeordneten Intranet-Bereichen können Bibliotheken für zentrale Dokumente wie z. B. Unternehmensvorlagen eingebunden werden.

Der Hauptvorteil der Nutzung von SharePoint als Dokumentenmanagementsystem ist die gemeinsame Arbeit an Dateien in Echtzeit. So arbeiten mehrere Personen gemeinsam an einer PowerPoint-Präsentation, einer Excel-Kalkulationstabelle oder einem Word-Dokument und erstellen das jeweilige Dokument auf diese Weise gemeinsam, ohne sich gegenseitig in die Quere zu kommen. Den Kollaborateur:innen wird angezeigt, wer sich gerade an welcher Stelle des Dokumentes befindet und welche Änderungen vorgenommen werden. Wollen mehrere Mitarbeiter:innen den selben Abschnitt bearbeiten, sperrt das System genau diesen Bereich, sodass keine Versionskonflikte entstehen.

Über individuell einzustellende Benachrichtigungen können sich Nutzer:innen außerdem informieren lassen, sobald Inhalte einer Bibliothek, einer Liste oder eines Dokuments geändert wurden.

Anreicherung der Dokumente mit Metadaten

Für eine optimale Organisation von Dokumenten bietet SharePoint die Möglichkeit, diese mit zusätzlichen Metadaten zu versehen. Metadaten sind –  einfach gesprochen –  Informationen, die einem Dokument zusätzlich mitgegeben werden können. So kann ich einem Dokument beispielsweise mit einem Tag „Vorlage“ versehen, sodass ein Nutzer direkt weiß, um welche Dokumentenart es sich handelt. Dies ist nur eines von vielen Beispielen.

Digitalisierung und Automatisierung von Dokumentenlebenszyklen

Verknüpft mit der Nutzung von Workflows (z. B. erstellt mit PowerAutomate) können alle Phasen eines Dokumentenlebenszyklus digital nachgebildet und optimiert werden. Beginnend mit der Erstellung des Dokumentes, über dessen Verwaltung bis hin zur Archivierung oder Löschung. Auch Freigabeprozesse können problemlos eingerichtet werden. Je nach Reifegrad eines Prozesses ist es an der Stelle wichtig, zunächst mit einer detaillierten Prozessberatung zu beginnen, um nicht überholte analoge Strukturen lediglich durch digitale zu ersetzen. Dann haben Sie zwar Papier gespart, aber sind dennoch weit entfernt von einem optimierten Prozess.

Leistungsstarke Suchfunktion

Intelligente und leistungsfähige Suchfunktionen bieten einen schnellen Zugang zu Informationen, Know-how und Einblicken, die Sie für Entscheidungen und weitere Schritte benötigen. Erforderliches Wissen ist immer verfügbar, wenn Sie das leistungsfähige Content-Management in SharePoint mit den nützlichen Kontakten und Unterhaltungen aus Yammer kombinieren.

Individuelle Anpassungen

Schon die Standardfunktionen von SharePoint und Microsoft 365 bieten zahlreiche Möglichkeiten, Dokumente sicher zu verwalten. Mit zusätzlichen, individuellen Anpassungen können Sie den SharePoint zusätzlich auf Ihr Unternehmen anpassen. Aus Gründen der vereinfachten Wartbarkeit des Systems empfiehlt sich allerdings, wenn möglich bei den umfassenden Standardmöglichkeiten zu bleiben und nur im Bedarfsfall auf individualisierte Lösungen zurückzugreifen.

Die wichtigsten Vorteile eines Dokumentenmanagements mit SharePoint und Microsoft 365 im Überblick

  • Dokumente können gleichzeitig und parallel bearbeitet werden mit Schutz einzelner Abschnitte vor zeitgleicher Bearbeitung
  • Individuelle Benachrichtigungen bei Bearbeitung von Dokumenten durch andere
  • Präzise Dokumenten-ID
  • Flexible Rechteverwaltung
  • Revisionssichere Archivierung
  • Benutzung von Dokumentenvorlagen
  • Workflows unterstützen den Dokumentenlebenszyklus
  • Haupt- und Nebenversionierung von Dokumenten
  • Anreicherung der Dokumente mit Metadaten, Taxonomie und Metadaten-Management
  • Metadaten- und/oder volltextbasierte Suche
  • Auditierung
  • Anpassbare Ansichten und Filterung
  • OneDrive ermöglicht Offlinebearbeitung und automatische Synchronisation
  • Modifikation von Dokumentenmetadaten direkt aus einer Office-Anwendung

SharePoint als Intranet

Intranet strukturiert Information und Kommunikation

Ein Intranet bündelt alle wichtigen Informationen auf einer Plattform. Der Austausch untereinander und die gegenseitige Wahrnehmung von Abteilung zu Abteilung wachsen bei entsprechender Nutzung. Wiederkehrende Strukturelemente erlauben dem Nutzer die schnelle Orientierung im Intranet.

Generalisierte Templates, die von jeder Abteilung inhaltlich individuell gefüllt werden können, gewährleisten gemeinsame Standards und gewährleisten auch in einem größeren Intranet eine durchgehende User-Orientierung.

Häufig finden sich folgende Elemente auf jeder Vorstellungsseite von Bereichen, Abteilungen oder Gruppen:
  • Allgemeine Vorstellung
  • Aufgabengebiete und Ansprechpartner
  • Öffentliche Dokumente
  • Jederzeit aktuelle Newspostings (die auf Wunsch auf die Startseite hochkorrelieren)
  • Links zu externen Seiten oder Seiten im hauseigenen SharePoint
Je nach Unternehmen individuell können weitere Bereiche mit eigenen Inhalten geschaffen werden
zum Beispiel:
  • Informationen über die Organisation
  • Veranstaltungen und Firmenevents
  • Digitale Weiterbildungsangebote für Mitarbeiter in einem Online-Trainingsbereich
  • Self-Service als Absprung in hilfreiche Anleitungen oder Funktionen in einem Unternehmen
  • Schwarzes Brett
  • Lobstelle

Gebündelt werden alle wichtigen Informationen über eine Startseite

Diese kann auf Wunsch News aus allen Abteilungen zusammenführen. Da die Startseite gerne als Beginn in den Arbeitsalltag verwendet wird, sollten hier neben spannenden Informationen auch alle wichtigen Absprünge in weitere Tools und Arbeitsbereiche möglich gemacht werden.

Das Intranet bietet so die Möglichkeit, sich über alle aktuellen Themen, Verantwortlichkeiten und Angebote des Unternehmens an seine Mitarbeiter zu informieren. Darüber hinaus ist Platz für Wissensverteilung und sozialen Austausch. Transparenz und Kommunikation innerhalb der Company werden gefördert, eine positive Unternehmenskultur wird unterstützt.

Von Push zu Pull – neue Vorzeichen für die interne Kommunikation

Informationen werden gewöhnlich per Mail ausgetauscht, über Verteiler, die bereits im Unternehmen vorhanden sind. Mit der „Gießkanne“ werden Informationen verteilt und Mitarbeiter bekommen oft Informationen, die sie nicht betreffen und deren Lektüre sie nur aufhalten.

Mit der Einführung eines Intranets auf Basis von SharePoint kann sich das ändern. Die Informationsverteilung wird vom „Push-“ zum „Pull-Prinzip“ verändert und das Intranet erleichtert so das aktive Konsumieren von Informationen. Die Verteilung von Botschaften wird zielgerichteter und komfortabler. Der SharePoint liefert den Überblick über alle wichtigen Fakten und Ereignisse. Wenn ein Mitarbeiter bestimmte Informationen braucht, kann er diese gezielt abrufen.

Newsbereiche fördern die Transparenz und Kommunikation

Neuigkeiten-Webparts können im SharePoint auf verschiedene Arten eingesetzt werden. So kann jeder Bereich für sich Postings erstellen, oder aber News werden zentral gepostet. Vielfältige Einstellungsmöglichkeiten erlauben es, News-Korrelationen dort zu nutzen, wo sie gewünscht werden und sie an anderer Stelle auszulassen. Zudem berücksichtigt die Informationsverteilung unterschiedliche Berechtigungen. Nutzer sehen also nur die Inhalte, auf die sie auch berechtigt sind und die sie sehen dürfen.

Neben der Nutzung eines Neuigkeiten-Bereichs für alle zentralen und unternehmensrelevanten News auf der Startseite kann parallel dazu ein weiterer Neuigkeiten-Bereich z.B. in Form eines Newstickers für kurzlebige Botschaften eingerichtet werden. Diese sind nach einiger Zeit wieder aus den News gelöscht.

News oder andere Beiträge können im SharePoint wie in sozialen Medien an Ort und Stelle kommentiert werden. Das entlastet wieder den Mailverkehr und ermöglicht am Ort der Meldung selbst eine Diskussion unter den Menschen, die das Thema betrifft.

Mehrsprachigkeit und Audience Targeting für internationales Intranet und berechtigungsgesteuerte Informationen

Mit Hilfe des Übersetzungs-Features des Microsoft SharePoints kann das Intranet mehrsprachig genutzt werden. In einer international tätigen Organisation sind manche Informationen für internationale KollegInnen wichtig, manche allerdings auch nicht. Das sogenannte Audience Targeting berücksichtigt das und reglementiert den Zugang zu Informationen gruppenspezifisch. Das kann Veranstaltungshinweise aber auch News betreffen, Links und andere Informationen. So erhält jede Personengruppe Zugriff auf die Informationen, die für sie relevant sind.

Natürlich kann das Audience Targeting auch unabhängig von der Mehrsprachigkeit für die Berechtigungssteuerung einzelner Inhalte auf einer Webseite genutzt werden.

Microsoft SharePoint Migration

Mit noventum wird Ihre SharePoint Migration zum Erfolg

Sie wollen Ihren bestehenden Sharepoint von einer älteren Version auf eine neuere migrieren oder sogar von einem On-Premises System in die Cloud wechseln?

Eine SharePoint Migration ist anspruchsvoll und birgt einige Risiken, da sie oft strategisch wichtige und zentrale Prozesse und Daten berührt. Die Planung und Vorbereitung der Migration nimmt einen wesentlichen Teil der notwendigen Zeit in Anspruch. Je gründlicher und vorausschauender die Planung ausfällt, desto geringer sind am Ende die Risiken und Reibungsverluste. Die Unterstützung eines erfahrenen SharePoint-Beraters gibt Ihnen Sicherheit.

Ob Sie auf SharePoint 2019 oder SharePoint online migrieren, ob Sie von der Version SharePoint 2003, SharePoint 2007, SharePoint 2010 oder auch von SharePoint 2013 oder SharePoint 2016 kommen: wir entwickeln mit Ihnen gemeinsam Ihre künftige SharePoint Plattform.

Welcher Weg zum Microsoft SharePoint ist der richtige?

Die Entscheidung für eine der möglichen Varianten des Microsoft SharePoint hängt u.a. von Ihrer IT-Architektur und IT-Strategie ab.

  • SharePoint On-Premises: in der bestehenden IT-Umgebung wird Microsoft SharePoint aufgesetzt. Hierfür sind Lizenzen und infrastrukturelle Maßnahmen notwendig. Die Daten können vollständig beim Kunden liegen. Dieser muss allerdings auch die Infrastruktur und das personelle Know-how dafür stellen.

  • SharePoint in der Cloud: die online-basierte Software ist z.B. im Microsoft Office 365-Paket enthalten. Infrastruktur und Know-how werden vollständig eingekauft.

  • SharePoint als hybride Form: On- und Offline-Funktionen dank der Verbindung von bestehendem, internem Rechenzentrum und der Microsoft 365-Suite. Dabei kann der Weg in die öffentliche (betrieben von AWS oder Microsoft Azure) oder die private Cloud gehen.

Die Entscheidung für einen dieser drei Wege liegt beim Kunden. In den meisten Fällen ist die cloudbasierte Software Microsoft Office 365 bereits vorhanden, welche die Lizenzen für Microsoft SharePoint bereits beinhaltet. Anders bei der On-Premises-Variante: die Lizenz für SharePoint muss noch erworben werden und die Infrastruktur wird in Ihrer Umgebung administrativ betreut.

Die noventum SharePoint-Berater haben Projekterfahrung und Know-how in allen SharePoint-Fragen. Sie kennen die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten der Microsoft-Lösung und deren Integration in Ihre Geschäftsprozesse.

Projektleitung zur SharePoint-Einführung // Migration

Bereitstellen einer Projektleitung für die erfolgreiche Implementierung Ihrer SharePoint-Umgebung

  • Collaboration-Projekte haben einen hohen Kommunikationsanteil (Endanwender, Fachabteilungen, IT-Abteilung, weitere Stakeholder…).
    Diesen für den Projekterfolg wichtigen Faktor nehmen wir für den gesamten Projektverlauf stark in den Fokus.
  • Anforderungen ändern sich stetig und agil; dies stellt eine zusätzliche Herausforderung dar, die wir selbstverständlich im Blick haben.
  • Sie haben die Wahl, das Projekt agil oder klassisch durchzuführen.

Lösungsszenarien zum Thema Microsoft SharePoint
Success Stories // Fachartikel // News

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SharePoint-Einführung bei SAERTEX multiCom komplett online realisiert

Die SAERTEX GmbH & Co. KG und ihre Tochter SAERTEX multiCom GmbH produzieren im westfälischen Saerbeck und in einer Reihe von Standorten weltweit technische Textilien. Um die konzerninterne Zusammenarbeit zu verbessern, initiierte die SAERTEX multiCom den Aufbau eines Intranets auf Basis der aktuellen Microsoft SharePoint-Technologie. Künftig werden schrittweise alle Standorte und Abteilungen von Mutter- und Tochterunternehmen im Intranet zusammenarbeiten.

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SharePoint-Einführung als agiler Prozess erfolgreich

Um die vielfältigen Anforderungen an die interne Kommunikation künftig besser bedienen zu können, entwickelte die Ahlener LR Health & Beauty Systems GmbH mit Unterstützung der Unternehmensberatung noventum consulting aus Münster die Grundlagen für ein Intranet. Technische Basis der Installation ist die Microsoft SharePoint-Technologie. Künftige Ausbaustufen wird die LR Health & Beauty Systems mit eigenen Mitteln weiterentwickeln.

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Agile Projektorganisation für SharePoint Implementierung

Die Unternehmensführung des Großhandels- und Produktionsunternehmens WULFF nutzte den Aufbau eines Intranets auf Microsoft Basis, um ihre interne Kommunikation zu fördern und zugleich in Sachen Agilität Erfahrungen zu sammeln. MitarbeiterInnen verschiedener Abteilungen des Hauses erarbeiteten mit Entwicklern und agiler Moderation von noventum consulting die ersten Stufen eines SharePoints, wie er zunehmend auch von mittleren und kleineren Unternehmen eingesetzt wird.

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SharePoint-Technologie für Intranet und Qualitätsmanagement

Datenflut und steigende Anforderungen zwingen viele Unternehmen, ihre internen Prozesse und Kommunikationswege zu verbessern. Die Cathalog GmbH aus Steinfurt begegnet dieser Herausforderung mit ihrer Digitalisierungs-Roadmap, um schrittweise mehr Transparenz für Informationen zu schaffen, die abteilungsübergreifend genutzt werden. Die Einführung eines Microsoft SharePoint basierten Intranets und eines Handbuchs für Qualitätsmanagement waren die ersten Schritte auf diesem Weg. Ein besonderes Novum für die Steinfurter war dabei die agile Vorgehensweise.

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Ihr Ansprechpartner zum Thema Microsoft SharePoint.

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Marvin Beckonert
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Kai Gräwe
Senior Consultant
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