Use Case:

Reorganisation von Unternehmensstrukturen: Effiziente Neuausrichtung auf End-to-End-Prozesse

In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt müssen Unternehmen ihre Strukturen und Prozesse kontinuierlich anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Reorganisation von Unternehmensstrukturen und die Ausrichtung auf End-to-End (E2E)-Prozesse sind entscheidende Schritte, um Kundenbedürfnisse ganzheitlich zu erfüllen und interne Effizienzen zu maximieren. Dieser Use Case zeigt, wie wir ein Unternehmen erfolgreich durch diesen Transformationsprozess begleitet haben.

Die 5 größten Herausforderungen

für Reorganisation von Unternehmensstrukturen

Interne Bedürfnisse vs. Kundenorientierung

Die bestehende Struktur ist stark auf interne Anforderungen fokussiert und vernachlässigt die umfassende Erfüllung der Kundenbedürfnisse. Dies ist kritisch, da eine unzureichende Kundenorientierung die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erheblich beeinträchtigen kann.

Überlastete Mitarbeitende

Mitarbeitende sind durch die Übernahme mehrerer Rollen überlastet, was zu Ineffizienz und Frustration führt. Diese Herausforderung ist zentral, da sie direkt die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden beeinflusst.

Unklare Zuständigkeiten

Mangelnde Klarheit über Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten führt zu Verwirrung und ineffizienten Abläufen. Dies ist besonders wichtig, da klare Verantwortlichkeiten eine Voraussetzung für effiziente Prozesse und gute Zusammenarbeit sind.

Marktanforderungen und Trends

Die bestehende Struktur kann mit den neuen Marktanforderungen und Trends nicht Schritt halten, was die Wettbewerbsfähigkeit gefährdet. Diese Herausforderung ist essenziell, um sicherzustellen, dass das Unternehmen flexibel und anpassungsfähig bleibt.

Fehlende Transparenz und Kommunikation

Mangelnde Transparenz und unzureichende Kommunikation zwischen den Abteilungen führen zu Missverständnissen und Fehlern. Diese Herausforderung ist entscheidend, da sie direkt die Effizienz der Prozesse und die Qualität der Zusammenarbeit beeinflusst.

Weitere Hindernisse:

Produkt- statt lösungsorientierte Beratung: Eine starke Produktorientierung erschwerte eine ganzheitliche und kundenorientierte Beratung.
Inkonsistente Kundenberatung: Kunden hatten keinen festen Ansprechpartner, was die Konsistenz und Qualität der Beratung beeinträchtigte.
Ineffiziente Prozesse und Schnittstellen: Unabgestimmte interne Prozesse und Schnittstellen verursachten Verzögerungen und höhere Kosten.
Schwierigkeiten bei der Serviceorientierung: Es fiel schwer, eine echte Service- und Kundenorientierung zu entwickeln und zu leben.
Komplexität und mangelnde Klarheit: Steigende Aufgabenkomplexität bei unklaren Rollen und Verantwortlichkeiten erschwerten die effiziente Erfüllung der Aufgaben.

Die Ziele des Projekts

Das Ziel des Projekts war es, die Unternehmensstruktur so zu reorganisieren, dass sie sich konsequent an End-to-End-Prozessen orientiert und dabei sowohl die internen Abläufe optimiert als auch die Kundenbedürfnisse ganzheitlich erfüllt. Eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten sollte die Effizienz steigern und die Servicequalität verbessern.

Im Rahmen unseres Change Management Prozesses nach dem ADKAR-Modell sollten folgende Ziele erreicht werden:

Bewusstsein (Awareness) der Reorganisation und die Vorteile von E2E-Prozessen zu schaffen.
Den Wunsch (Desire) zu wecken, die neuen Strukturen und Prozesse aktiv zu unterstützen und umzusetzen.
Das notwendige Wissen (Knowledge) und die Fähigkeit (Ability) zur effektiven Anwendung der neuen Strukturen und Prozesse zu vermitteln.
Durch Verstärkung (Reinforcement) sicherzustellen, dass die neuen Unternehmensstrukturen und E2E-Prozesse nachhaltig im Arbeitsalltag verankert werden.

Lösungsprozess

Change Management Ansatz basierend auf dem ADKAR-Modell

Um die Herausforderungen zu bewältigen und die Ziele zu erreichen, entwickelten wir einen umfassenden Change Management Ansatz basierend auf dem ADKAR-Modell:

Awareness | Desire | Knowledge | Ability | Reinforcement

Eva Finke

Business Development Manager

+49 2506 93020

Dringlichkeit erzeugen

Im Kick-off-Workshop wurde ein "Nordstern" definiert, der die Vision und Ziele der Reorganisation klar darstellte. Führungskräfte wurden geschult, ihre Rolle im Veränderungsprozess zu schärfen und die Belegschaft für die anstehenden Veränderungen zu sensibilisieren.

Wandlungswunsch kreieren

Durch die aktive Einbindung der Mitarbeitenden in die Entwicklung und Umsetzung der neuen Struktur förderten wir das Verlangen, Teil des Veränderungsprozesses zu sein. Ein partizipativer und iterativer Ansatz stellte sicher, dass die Veränderungen auf breite Akzeptanz stießen.

Wissen nutzen & vermitteln

Maßgeschneiderte Schulungen und Workshops halfen den Mitarbeitenden, ihre neuen Rollen und Verantwortlichkeiten zu verstehen und effektiv auszufüllen. Die Definition neuer Abteilungszuschnitte und Rollenzuschnitte schuf Klarheit und erleichterte die Umsetzung.

Können fördern

Um die neuen Strukturen und E2E-Prozesse erfolgreich zu integrieren, unterstützten wir die Führungskräfte mit einem Werkzeugkoffer, der sie in ihrer Rolle als Change Agents stärkte. Einzelcoachings und regelmäßige Kommunikationsmaßnahmen sorgten dafür, dass die neuen Arbeitsweisen effektiv umgesetzt wurden.

Veränderung absichern

Durch fortlaufende Projektbegleitung und die transparente Darstellung des Ergebnisfortschritts in sogenannten Teamspots stellten wir sicher, dass die neuen Strukturen und Prozesse nachhaltig verankert wurden. Feedbackschleifen und kontinuierliche Anpassungen stärkten die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeitenden.

Ergebnisse

Die Reorganisation und Ausrichtung auf E2E-Prozesse führte zu beeindruckenden Ergebnissen:

Verbesserte Kundenorientierung: Die neue Struktur ermöglichte es dem Unternehmen, Kundenbedürfnisse ganzheitlich zu erfüllen und die Servicequalität signifikant zu steigern.
Erhöhte Effizienz und Klarheit: Durch die klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten konnten interne Abläufe optimiert und die Effizienz gesteigert werden.
Stärkung der Mitarbeitermotivation: Die aktive Einbindung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess führte zu einer höheren Akzeptanz und Identifikation mit den neuen Strukturen.
Nachhaltige Prozessverbesserungen: Die Ausrichtung auf E2E-Prozesse führte zu einer Reduktion von Schnittstellenproblemen und einer effizienteren Ressourcennutzung.

Fazit

Die erfolgreiche Reorganisation von Unternehmensstrukturen und die Ausrichtung auf End-to-End-Prozesse ermöglichte es dem Unternehmen, sowohl seine internen Abläufe zu optimieren als auch die Kundenorientierung nachhaltig zu stärken. Durch den gezielten Einsatz des ADKAR-Modells im Change Management konnte sichergestellt werden, dass die neuen Strukturen und Prozesse nicht nur eingeführt, sondern auch langfristig im Unternehmen verankert wurden.

Wenn wir auch für Sie tätig werden können,
freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Planen auch Sie eine Reorganisation Ihrer Unternehmensstrukturen? Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Strukturen effizient auf E2E-Prozesse auszurichten und Ihre Mitarbeiter*innen aktiv in den Veränderungsprozess einzubinden. Kontaktieren Sie uns, um gemeinsam die nächsten Schritte zu planen.