Zielgerichtete Personalplanung

Die zielgerichtete Personalplanung ist von entscheidender Bedeutung für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens. Durch die Ausrichtung an Unternehmens- und Personalzielen, vorgelagerte Top-Down-Planung, automatisierte Datenaufbereitungen, Transparenz und die Berücksichtigung von Schlüsselfaktoren schafft sie eine effiziente Grundlage. Die Integration von Gap-Analyse und Schlüsselfaktorenanalyse in den Entscheidungsprozess ermöglicht die Gegenüberstellung verschiedener Planungsszenarien, in denen Personalmaßnahmen wie Personalaufbau und/oder Personalentwicklung berücksichtigt werden. Die Personalkostenkalkulation auf Basis dieser Szenarien bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Dieser ganzheitliche Ansatz fördert nicht nur die optimale Ressourcennutzung, sondern auch die langfristige Anpassungsfähigkeit der Organisation an sich verändernde Anforderungen. Der Einsatz automatisierter Tools, die auf einer zentralen Datenquelle basieren, ist der technologische Schlüssel für eine strategische Personalplanung.

Pain Points bei der Personalplanung: Herausforderungen und Lösungsansätze

Die Personalplanung ist ein entscheidender Aspekt für den Erfolg eines Unternehmens, jedoch stehen viele Organisationen vor Herausforderungen, die die Effizienz und Effektivität dieses Prozesses beeinträchtigen.

Unternehmensstrategie und Personalplanung frühzeitig zusammendenken

Eine häufige Schwierigkeit besteht darin, dass die Personalplanung nicht ausreichend mit den übergeordneten Unternehmens- und Personalzielen abgestimmt ist. Dies kann zu einem Mangel an Kohärenz und Effektivität führen, da die Ressourcen möglicherweise nicht optimal auf die strategischen Prioritäten ausgerichtet sind. Zudem wird die Personalbeschaffung oft als reaktiver Prozess wahrgenommen, der inmitten von Herausforderungen und Bedarfen entsteht, anstatt proaktiv und vorausschauend angegangen zu werden. Eine Personalbedarfsplanung sollte jedoch bereits in einem frühen Stadium erfolgen, um die Personalbestandsplanung optimal daran auszurichten.

Integrierte Personalplanungsstrategie braucht mehr als Excel

Wird zur Personalplanung z. B. Excel verwendet, so führen manuelle Datenaufbereitungen und Planungsschritte oft zu einem erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand. Dies beeinträchtigt nicht nur die Effizienz, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern. Verschiedene Planungsdateien oder auch komplexe Formeln führen zu Intransparenz bei der Planung selbst und der daraus entstehenden Ergebnisse. Außerdem können isolierte und nicht integrierte Planungsprozesse zu Inkonsistenzen und ineffizientem Ressourceneinsatz führen. Die Schaffung einer durchgängigen, integrierten Personalplanungsstrategie ist die entscheidende Aufgabe, um Synergien zu nutzen und Silo-Mentalitäten zu vermeiden. Weiterhin ist das Wissen über die manuelle Personalplanung oft auf wenige Experten beschränkt, was zu Engpässen und Abhängigkeiten führen kann. Die Schaffung eines breiteren Verständnisses und einer Wissensverteilung innerhalb des Teams ist entscheidend, um die Kontinuität und Effizienz sicherzustellen.

Neben Quantität und Qualität: Schlüsselfaktoren der Personalplanung berücksichtigen

Oft wird bei der Personalplanung die Betrachtung von Schlüsselfaktoren außer Acht gelassen. Für die Aufgabe der Erreichung der Unternehmens- und daraus abgeleiteten Personalziele ist dies jedoch ein wichtiger Schritt. Andernfalls ist es möglich, dass geplante Maßnahmen nur unzureichend zu einer nachhaltigen Zielerreichung beitragen, z. B. weil die Zielgruppen-Spezifika unbekannt sind. Hinzu kommt, dass eine rein quantitative Ausrichtung der Personalbeschaffung qualitative Aspekte wie die Mitarbeiterentwicklung vernachlässigt. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen quantitativen und qualitativen Kriterien ist entscheidend, um langfristigen Erfolg zu gewährleisten.

Um diese Pain Points zu überwinden, ist eine strategische Neuausrichtung der Personalplanung erforderlich. Diese umfasst

• die Integration von Technologien,
• die Berücksichtigung qualitativer Aspekte,
• die Förderung einer transparenten Kommunikation und
• die Entwicklung eines proaktiven Ansatzes, der auf die langfristigen Ziele und Aufgaben des Unternehmens abzielt.

Komponenten zielgerichteter Personalplanung für nachhaltigen Unternehmenserfolg

Eine effektive Personalplanung ist unerlässlich, um die Unternehmensziele zu erreichen und die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen zu erfüllen. Zielgerichtete Personalplanung umfasst verschiedene Komponenten, die nahtlos ineinandergreifen, um eine optimale Ressourcennutzung und Mitarbeiterentwicklung zu gewährleisten. Ein durchdachtes HR-Controlling ist ein wirksamer Schlüssel und die Lösung für eine effektive Personalplanung.

Unternehmens- und Personalziele:

Die Grundlage jeder zielgerichteten Personalplanung liegt in einer klaren Ausrichtung an den Unternehmenszielen. Dies erfordert ein tiefes Verständnis für die langfristige Vision und strategischen Prioritäten des Unternehmens. Die Personalziele müssen diese übergeordneten Unternehmensziele widerspiegeln, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten auf eine gemeinsame Vision hinarbeiten.

Personalbedarfsplanung (Top-Down-Planung):

Eine Top-Down-Planung ist entscheidend, um den zukünftigen Personalbedarf vorherzusehen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Hierbei werden die Unternehmensziele in konkrete Personalanforderungen übersetzt. Diese Prognosen ermöglichen es, rechtzeitig geeignete Mitarbeiterressourcen bereitzustellen und Engpässe zu vermeiden.

Personalbestandsanalyse:

Die Analyse des aktuellen Personalbestands ist eine grundlegende Komponente, um den Ist-Zustand zu verstehen. Dabei werden Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen der Mitarbeiter:innen bewertet. Diese Analyse dient als Ausgangspunkt für die Identifikation von Lücken und die gezielte Entwicklung des Personals.

Quantitative und qualitative Gap-Analyse:

Die quantitative Gap-Analyse bezieht sich auf den Vergleich zwischen dem aktuellen Bestand und dem zukünftig prognostizierten Bedarf an Personal. Die qualitative Gap-Analyse geht darüber hinaus und betrachtet auch Fähigkeiten, Kompetenzen und potenzielle fachliche Engpässe. Durch diese Analyse können gezielte Maßnahmen zur Überbrückung von Lücken ergriffen werden.

Schlüsselfaktorenanalyse:

Eine gründliche Analyse der Schlüsselfaktoren, die den Personalbedarf beeinflussen, ist von entscheidender Bedeutung. Dies beinhaltet neben Aspekten wie technologischen Entwicklungen, demografischen Veränderungen, Markttrends und organisatorischen Veränderungen auch die Analyse der Zielgruppenspezifika, auf welche die geplanten Personalmaßnahmen wirken sollen. Die Identifikation und Berücksichtigung dieser Spezifika ermöglicht eine vorausschauende Personalplanung, die optimierte Maßnahmen zur Zielerreichung beinhaltet.

Die erfolgreiche Integration dieser Komponenten gewährleistet nicht nur eine effektive Personalplanung, sondern trägt auch dazu bei, eine anpassungsfähige Organisation zu schaffen. Eckpfeiler für eine nachhaltige und zielgerichtete Personalentwicklung sind

• ein kontinuierlicher Abgleich zwischen den Unternehmens- und Personalzielen,
• eine proaktive Personalbedarfsplanung,
• die laufende Analyse des Personalbestands,
• quantitative und qualitative Gap-Analysen sowie
• eine regelmäßige Analyse der Schlüsselfaktoren und Zielgruppenspezifika,
• softwarebasierte Plan-Ist-Vergleiche auf einer automatisierten Datenbasis.

Durch eine geeignete Unterstützung mit Software, die auf einer automatisierten zentralen Datenbasis aufbaut, gerät dieser geschaffene Regelkreis nicht ins Stocken und die Plan-Ist-Vergleiche stehen aufwandsminimiert zur Verfügung.

Entscheidungsprozess in der Personalplanung: Integration von Gap-Analyse und Schlüsselfaktorenanalyse ermöglicht transparente Szenarien und fundierte Personalkostenkalkulation

Damit innerhalb der Personalplanung die richtigen Entscheidungen für die optimale Ressourcennutzung getroffen werden können, sollte sie als dynamischer Prozess auf einer umfassenden Analyse basieren. In einem durchdachten Entscheidungsprozess fließen die Ergebnisse der GAP-Analyse und der Schlüsselfaktorenanalyse in verschiedene Planungsszenarien ein. Diese Szenarien ermöglichen die Gegenüberstellung verschiedener Personalmaßnahmen, wie Eintritte, Ausbildungen und weitere, um darauf aufbauend eine fundierte Kostenkalkulation des Personals durchzuführen.

Planungsszenarien ermöglichen Kostenkalkulation

Basierend auf den Erkenntnissen der Gap- und Schlüsselfaktorenanalyse werden verschiedene Planungsszenarien erstellt. Diese beinhalten unterschiedliche Personalmaßnahmen, die darauf abzielen, die ermittelten Lücken zu schließen und gleichzeitig auf die identifizierten Schlüsselfaktoren zu reagieren. Szenarien könnten beispielsweise die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen, gezielte Fortbildungsprogramme oder Maßnahmen zur Talententwicklung des Personals umfassen.

Die verschiedenen Planungsszenarien werden gegenübergestellt, um Vor- und Nachteile, Kosten und Nutzen abzuwägen. Hierbei werden nicht nur quantitative Faktoren wie die Anzahl der benötigten Mitarbeiter:innen betrachtet, sondern auch qualitative Aspekte wie erforderliche Fähigkeiten und spezifische Qualifikationen.

Auf Grundlage der identifizierten Personalmaßnahmen erfolgt eine umfassende Personalkostenkalkulation. Hierbei werden nicht nur die direkten Gehaltskosten berücksichtigt, sondern auch Nebenkosten wie Sozialleistungen, Aus- und Fortbildungskosten sowie mögliche Fluktuationen. Dies ermöglicht eine realistische und transparente Budgetierung. Auch hier ist die Datenbasis entscheidend, da Daten aus HR und Finance zusammengeführt und auswertbar gemacht werden machen müssen.

Die transparenten Planungsszenarien und die zugehörige Personalkostenkalkulation bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Die Entscheidungsträger können auf dieser Basis abwägen, welche Maßnahmen am besten zu den Unternehmenszielen und den identifizierten Schlüsselfaktoren sowie Zielgruppenspezifika passen. Diese Transparenz ermöglicht eine präzise Abstimmung der Personalstrategie mit den finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens. Diese zielgerichtete Herangehensweise fördert nicht nur eine effiziente Ressourcennutzung, sondern auch eine nachhaltige Entwicklung der Belegschaft im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens.