Personalkosten-Steuerung und -Forecasting in einem hochdynamischen Markt

Viele Unternehmen müssen für ihre Personalwirtschaft auf Daten unterschiedlichster Herkunft und Qualität zurückgreifen, wenn diese für Controlling und Planung benötigt werden. Mangelnde Datenqualität und aufwändige Prozesse sind die Folge. Das international erfolgreiche eCommerce- Unternehmen shopware, großer Hersteller für Onlineshopsysteme in Deutschland, hat für seine Personalarbeit die Softwarelösung noventum HR-Analytics implementiert. Das HR-Management von Shopware ist heute in der Lage, mit geringem Aufwand dem Management Reportings und Forecasts in diversen Szenarien zu liefern und die Personalkosten präzise zu berechnen und zu prognostizieren.

In einem rasant wachsenden Unternehmen mit hohem Personalkostenanteil besitzt die Kostentransparenz im Heute und Morgen hohe Relevanz. Analysen und Berichte über Ist-Stände und das Forecasting in diversen Szenarien sind relevant für die Unternehmenssteuerung. "People Analytics", die Analyse von Daten aus dem Personalwesen und anderen Unternehmensdaten, ist die aktuelle Herausforderung für viele Unternehmen. Die unterschiedlichen Abteilungen der Unternehmen wollen proaktiv und strategisch ihre Personalentwicklung planen und brauchen dafür verlässliches Zahlenmaterial. Die Herausforderung für das HR-Controlling ist, HR-Kennzahlen zu liefern und die intuitive Analyse möglicher Zusammenhänge und auffälliger Trends zu ermöglichen. Standardberichte auf einem isolierten Datenbestand werden den Ansprüchen nicht gerecht, will man einen hohen manuellen Aufwand und fehleranfälliges Lokalisieren und Zusammentragen von Daten aus unterschiedlichen Töpfen vermeiden. Auch wenn sich Jobs, Organisations- bzw. Abteilungsstrukturen verändern, sollten wiederkehrende Analysen keinen weiteren Aufwand bedeuten.

Die Verantwortlichen des Softwareunternehmens shopware hatten die Aufgabe, für ihr Personalcontrolling vor allem das Forecasting der Personalkosten in den Griff zu bekommen und ein komplettes Bild ihrer Personalkosten zu gewinnen. Die Struktur und Entwicklung der Personalkosten konnten bis dahin nur in rudimentären Reports dokumentiert werden. Der Grund war nicht zuletzt die Verteilung der Daten der Mitarbeiter auf verschiedene Quellen, die nur mit erheblichem manuellem Aufwand zusammengeführt werden konnten.

Shopware setzte auf die Lösung noventum HR-Analytics inklusive noventum HR-Planning powered bei CoPlanner. „Das Zusammenspiel aus HR-Datenkonsolidierung, HR-Reporting und -Analyse mit der Personalkostenplanung adressierte genau unsere Herausforderungen“, so Ralf Marpert, Director Finance & HR bei der shopware AG.

Diese Herausforderungen waren:

• das Zusammenführen und Konsolidieren von Personalkostendaten aus verschiedenen Datenquellen
• automatisierte Aktualisierung und schlanke Implementierung
• Ermöglichung von detaillierterer Planung, Forecasting und Reporting

Zu diesen Anforderungen passen noventum HR-Planning powered by CoPlanner Standards, die für vielfältige Berichtsanforderungen eingesetzt werden können mit Funktionen wie:

• der automatischen Erzeugung von Planungsvorschlägen
• der Planung von Zu- und Abgängen bzw. Veränderungen
• der automatischen Entwicklung von abhängigen Kosten auf Basis verschiedener Parameter

Nach einer straffen Projektdauer von wenigen Monaten sind die Auftraggeber bei shopware sehr zufrieden mit dem Ergebnis. „Die Lösung erlaubt das Planen und Forecasten in verschiedenen Szenarien und ein umfangreiches Reporting für die personalverantwortlichen Führungskräfte“, stellt Ralf Marpert fest. Als vorteilhaft erwies sich, dass Microsoft Power BI als Reporting-Basis zum Einsatz kam. Eine Lösung, die bei shopware schon länger etabliert ist. So konnte bei der Implementierung der HR-Analytics Lösung auf vorhandenes Know-how zurückgegriffen werden und die Lösung in bestehende Reportingstrukturen eingebunden werden.

Ein letzter wichtiger Pluspunkt von noventum HR-Analytics für die Firma shopware ist, dass die HR-Datenströme vollständig vom übrigen Geschäftsbetrieb abgekapselt werden können und dennoch Einzug halten in die übliche Reportinglandschaft für die Führungskräfte. Ein unabhängiges Rechte-Rollen-System ermöglicht eine entsprechend sorgsame Behandlung der vertraulichen Daten.

noventum HR-Analytics mit noventum HR-Planning powered by CoPlanner - Personalkostenplanung einfach und flexibel

noventum HR Analytics harmonisiert HR-Daten in einem Data Mart. Für die Personalkostenplanung werden die Daten des Personalstands vom »Single Point of Truth« und Startpunkt in das Planungswerkzeug CoPlanner übertragen. Dort können leicht und flexibel Veränderungen hinterlegt werden. In der Abstimmung mit Personal- bzw. Kostenstellenverantwortlichen werden einfach nachvollziehbare Simulationen für Budgetplanung und Forecasts durchgeführt.

Im noventum HR-Planning powered by CoPlanner Standard werden folgende Werkzeuge für die unterschiedlichen Berichtsanforderungen eingesetzt:

• Mitarbeiter- bzw. stellenbasierte Personalkostenplanung
• monatliche Entwicklung auf Basis aktueller HR-Informationen
• automatische Erzeugung von Planungsvorschlägen
• Berücksichtigung von Stufungen und Tarifvertragsänderungen
• Planung von Zu- und Abgängen bzw. Veränderungen
• individuelle Planung von Gehaltsentwicklungen der Mitarbeiter
• automatische Ermittlung von abhängigen Kosten auf Basis von Parametern
• Berücksichtigung von verschiedenen Verantwortlichen (HR, Kostenstelle etc.)
• Workflow-Unterstützung und Plausibilitätsprüfungen
• Erweiterbarkeit um individuelle Anforderungen