Personalbedarfs- und Bestandsplanung auf dem noventum HR-Analytics Data Mart bei der LBS West
Integrierte Planung und Berichtswesen brauchen einen Single Point of Truth
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HR Analytics, HR Planning, People & Culture, People Analytics
Gute Ressourcenplanung erfordert insbesondere in großen Unternehmen ein gutes Zusammenspiel verschiedener Bereiche und die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Systemen. Ohne Automatismus bedeutet das wiederkehrend große Aufwände. Ein Single-Point-of-Truth für die Daten sowie eine Anwendung, die Informationen aus verschiedenen Bereichen zusammenführt, ist die notwendige Basis für integrierte Planung und Berichtswesen. Die LBS Westdeutsche Landesbausparkasse setzt für ihre künftige Personaldatennutzung auf die Standards von noventum HR-Planning und noventum HR-Analytics, um Daten jederzeit konsistent und universell nutzbar zu haben.
Langfristige Ressourcenplanung mit weniger Aufwand
Die LBS Westdeutsche Landesbausparkasse betreut mit über 600 Mitarbeitern rund 1,9 Millionen Kunden in der Bau- und Immobilienfinanzierung. Eine gute Betreuung erfordert das richtige Personal und die richtigen Prozesse. Um den jährlichen Personalbestand auf den anfallenden Bedarf optimal abzustimmen, plant die LBS ihren langfristigen Personalbedarf im Kundengeschäft prozessbasiert.
Bislang erfolgte die Personalbedarfsplanung mit selbstentwickelten Workflows und Lösungen, die auf verschiedenen Systemen beruhten. Die damit verbundenen Abstimmungsaufwendungen und Abhängigkeiten erforderten nun eine neue Lösung für die Langfristplanung.
Die neue Langfristplanung sollte auf einem modernen, standardisierten Werkzeug beruhen, das die Aufwände für Datenaufbereitung und Datenhaltung reduziert und sich ideal in die bestehende Landschaft integriert.
Integriert planen mit noventum HR-Planning
Die Wahl der LBS West fiel schließlich auf noventum HR-Planning. Die Lösung auf der Basis der CPM-Software CoPlanner verfügt schon im Standard über die notwendigen Werkzeuge zur Personalbedarfs- und Personalbestandsplanung, die im Rahmen der Implementierung noch an die Prozesse und Bedürfnisse der LBS West angepasst wurden.
Die Bedarfsplanung im Kundenbereich erfolgt mengenbasiert auf Basis von Prozessen. Die für die Kundenbetreuung relevanten Vorgänge werden mengenmäßig auf Basis von Erfahrungen und Erwartungen für die Zukunft unter der Anwendung von Veränderungsraten prognostiziert, ebenso wird der dafür erforderliche Aufwand in Minuten erfasst. Aus diesen Erwartungen sowie geplanten Fixwerten (z. B. in der Administration) wird eine Bedarfsplanung je Abteilung und Funktion ermittelt, die dann als Grundlage für die Bestandsplanung dient. Dabei werden auch Zuschläge für verschiedene Allgemeinaufwendungen und Bedarfe, die vom Bestand abhängen, berücksichtigt.
In der Bestandsplanung werden die im HR-Management-System Persis vorhandenen Informationen dazu verwendet, die Personalentwicklung langfristig vorauszuberechnen. Auf Basis der Bedarfsdaten werden nun Neueinstellungen und weitere Veränderungen geplant, um die Bedarfe optimal erfüllen zu können.
Die Integration von noventum HR-Planning mit dem ebenfalls eingeführten noventum HR-Analytics stellt sicher, dass Informationen universell und konsistent verfügbar sind.
HR-Analytics als Datenzentrale nutzen
Der ebenfalls durch noventum implementierte HR-Analytics Data Mart verbindet alle relevanten Daten und bildet die Grundlage für Planung und Reporting. Aus dem HR-Managementsystem Persis werden die zentralen Mitarbeiterstammdaten und Bewegungsdaten aufbereitet sowie zusätzliche Vorgangs- und Mengendaten aus dem SAS-basierten Enterprise Data Warehouse einbezogen. Im Projekt wurden die Datenquellen zusammengeführt sowie kundenspezifische Datenstrukturen in der Datenbewirtschaftung berücksichtigt.
Durch einheitliche und automatisierte Verarbeitungsprozesse werden die Daten aus den Quellsystemen zusammengeführt und integriert sowie die fehleranfälligen und redundanten Aufbereitungsmechanismen ersetzt. Damit steht der harmonisierte HR-Analytics Datenraum mit allen relevanten Kennzahlen im Sinne eines zentralen und homogenen Single-Point-of-Truth als flexible und erweiterbare Datenbasis.
Die bi-direktionale Schnittstelle zum Planungssystem ermöglicht die Nutzung der Bestandsdaten als Planungsgrundlage sowie die Nutzung der Planungsergebnisse für Plan-/Ist-Vergleiche in Dashboards, Standardberichten oder für das Ad-Hoc-Reporting.
Integration, Transparenz und Zukunftssicherheit der Ressourcenplanung
Mit unserer neuen Langfristplanung auf Basis von noventum HR-Analytics konnten wir verschiedene selbst entwickelte Tools durch eine Standardsoftware ablösen und sind jetzt in der Lage, unsere Ressourcenplanung schnell und flexibel an geänderte Rahmenbedingungen anzupassen.
Nach erfolgreicher Produktivsetzung verfügt die LBS West nun nicht nur über ein modernes und zukunftssicheres System für die Langfristplanung von Personalbedarf- und -bestand, sondern konnte auch den für den Prozess notwendigen Aufwand deutlich minimieren. Mittels automatisierter Schnittstellen, der Reduktion von manuellen Abstimmungen und der Integration aller Funktionalitäten in einem Werkzeug wurden Handhabung und Transparenz deutlich verbessert. Auch Benutzer, die selten mit dem System arbeiten, finden sich schnell zurecht. Durch den Einsatz einer standardisierten Datenverarbeitung werden alle relevanten regulatorischen Anforderungen erfüllt.
Mit wenigen Klicks ist nun ein neues Szenario erstellt und eine neue Hochrechnung mit aktuellen Daten durchgeführt, in der dann Maßnahmen einfach erfasst und deren Auswirkungen unmittelbar ausgewertet werden können.
Mit dem HR-Analytics Data Mart sind zudem neue Einblicke in Stellenplanungs-Informationen möglich, die als Basis für zukünftige Entscheidungen genutzt werden können. In Zukunft können auch weitere HR-relevante Themen einfach im System abgebildet werden, um Unternehmensentscheidungen jederzeit optimal zu unterstützen.
