Nobilia startet mit der Umstellung von Personal-management-Prozessen auf die HRM-Standardsoftware PERSIS

Wachstum, Fusionen und andere große Veränderungen stellen Personalabteilungen zumeist vor herausfordernde Aufgaben. Die Anforderungen an moderne Personalmanagement-Prozesse sowie Analyse- und Planungsfunktionalitäten sind mit einfachen Mitteln oft nicht mehr zu bewältigen. Auch das Unternehmen nobilia stand vor einer solchen Herausforderung. Traditionell mit Excel, unterschiedlichen Datenbanken und E-Mail unterwegs, stellte das HR-Management seine Arbeit mit Hilfe der PERSIS Personalsoftware auf eine auch technologisch zeitgemäße Basis. Die HR-Management Berater von noventum consulting konnten mit ihrem großen PERSIS Know-how das Projekt entscheidend mitgestalten.

Das Persis Bewerbermanagement als Visitenkarte moderner Personalarbeit

Das Unternehmen nobilia ist unter den Herstellern von Einbauküchen in Europa führend. Mit mehr als 70 Jahren Erfahrung, derzeit ca. 3.300 Beschäftigten und einem Umsatzvolumen von 1.126 Millionen Euro steht nobilia für „Qualität Made in Germany“ und eine mitarbeiterorientierte Unternehmenskultur. Das Unternehmen betreibt zwei Werke in Verl, Ostwestfalen, ein weiteres Werk im saarländischen Saarlouis befindet sich aktuell in der Erbauung und soll auf Sicht über 1.000 Mitarbeiter beschäftigen.

In dieser Wachstumssituation sollte eine leistungsfähige HR-Software Gesamtlösung das HR-Management zukunftsfähig machen. Schon innerhalb von 6 Wochen musste als erste Komponente mindestens das Bewerbermanagement integriert und in einer einheitlichen Software-Umgebung abgebildet sein. Für eine so knappe Projektlaufzeit eine sportliche Herausforderung.

Die konkreten Aufgaben:

• Gemeinsam mit der noventum consulting GmbH sollte das Bewerbermanagement-Tool aus dem Persis-Softwarepaket als HR Management-Produkt implementiert werden.
• Mit der Implementierung der Software ging der Relaunch der nobilia-Webseite einher. Die Software von Persis sollte sich dem neuen Design der Webseite anpassen.
• In Persis sollte der gesamte Personalbeschaffungsprozess abgebildet werden. Dazu gehört die Anzeige von Stellenbeschreibungen, die Etablierung einer Bewerbungsplattform, auf der die Bewerber ihre Unterlagen hochladen können, die Anzeige des Status der Bewerbung im System für das Personalmanagement sowie die Beurteilung der unterschiedlichen Fachbereiche während der Akteneinsicht und der Bewerbungsgespräche.

Persis Software bildet bestehende Systeme und Prozesse ab

Die gute Anpassungsfähigkeit von Persis an bestehende Prozesse und Systeme erwies sich als ein sehr großer Vorteil. So musste sich das nobilia Personalmanagement nicht auf einen neuen Recruiting Prozess einstellen. Die Anforderungen des Unternehmens an den Bewerbungsablauf wurden unverändert in Persis abgebildet: intern genutzte Begrifflichkeiten, Statusmeldungen, Bearbeitungslisten von Fachabteilungen sowie die Möglichkeiten der Fachabteilungen, auf das System zuzugreifen. In Persis werden alle relevanten Daten und Informationen zusammengezogen, ihre Aufbereitung im passenden Design war Aufgabe der Agentur, die auch den Website-Relaunch zu verantworten hatte.

Priorität für Datensicherheit in Einführungsprojekt und Betrieb

Da gerade bei Personalsoftware die Datensicherheit ein wichtiges Thema ist, wurden die beteiligten Projektmitarbeiter ausführlich über diese Aspekte informiert.

Das hervorragende Zusammenspiel aller Abteilungen und Dienstleister im Projekt unterstützte die sensible Einhaltung aller Forderungen nachdrücklich. Die nobilia Personalverwaltung war Kunde und Treiber des Projektes in einem. Die nobilia-IT war von Anfang an zentral an der Einführung der neuen Software beteiligt. Die im Projekt involvierte Agentur kümmerte sich um das Layout der Webseite und die Datenaufbereitung. Während der Softwareeinführung arbeiteten sowohl auf Seiten von nobilia wie auch noventum jeweils ein Projektleiter Hand in Hand, um die jeweiligen Aufgabenpakete optimal koordinieren zu können. Darüber hinaus stellte noventum den Systemarchitekten, verantwortete die Schulung der Mitarbeiter und begleitete die fachliche Unterstützung und Beratung bei der Konfiguration des Systems.

Aus technischer Sicht war die Implementierung von Persis keine ungewöhnliche Herausforderung, die Software ist ohne großen Aufwand in bestehende Webumgebungen zu implementieren. Persis stellt Daten als XML-Datei zur Verfügung und diese können von allen Content-Management-Systemen gut gelesen werden. Von der IT mussten das System installiert, Ports freigeschaltet, E-Mail Anschlüsse bereitgestellt und dabei die Firewall Richtlinien eingehalten werden.

Die Personalsoftware Persis arbeitet mit internen und externen Systemkomponenten, die voneinander getrennt sind. Bewerber haben erst einmal nur Zugriff auf das externe System und geben dort ihre persönlichen Daten ein. Das externe System überträgt die Daten an das interne System. So gewährleistet Persis eine höhere Datensicherheit.

Der straffe Zeitplan war die eine große Herausforderung für das Projektmanagement, die Koordination zwischen der Web-Agentur, noventum und nobilia die zweite. Passend zum Relaunch der nobilia-Website, die mit neuem Corporate Design und neuen Funktionalitäten ausgestattet ist, lief am Ende Schritt für Schritt alles sehr gut zusammen und zum gewünschten Zeitpunkt waren alle Systeme aktiv.

Perspektiven

Nach dem erfolgreichen Projektabschluss äußerte sich nobilia-Personalchef und Mitglied der Geschäftsleitung Michael Klein sehr zufrieden: „Wenn man unter hohem Erfolgsdruck steht, ist es großartig, wenn man mit Profis zusammenarbeiten kann! Die noventum-Berater haben mit ihrem fachlichen Know-how und Erfahrungswissen unseren Projekterfolg gewährleistet.“ noventum Berater Steffen Kummer gab das Kompliment postwendend an den Kunden zurück: „nobilia verdankt den Projekterfolg nicht zuletzt den eigenen Mitarbeitern. Schnelle Entscheidungen und kurze Kommunikationswege haben die Koordination sehr erleichtert.“

Nach der erfolgreichen Persis Softwareeinführung wird noventum auch künftig für nobilia tätig sein. Derzeit wird ein Vertragsmanagement etabliert, durch welches es möglich ist, über bereits im System vorhandene Daten aus Persis heraus Verträge mit allen Aktionen zu generieren (z.B. Serienbrief-Vorlagen). Vor dem Hintergrund der Vergrößerung des Unternehmens ist die Konzeption für die Einführung einer digitalen Personalakte ein weiteres Zukunftsprojekt.