Mit Spielfreude und Improvisation zu einer neuen IT-Strategie

Die Ausgangssituation

Der IT-Bereich der RWE Supply and Trading ist über einige Lokationen in Europa verteilt mit Hauptstandorten in Essen und Swindon/UK. Die Unternehmenssprache ist Englisch. Unter diesen Rahmenbedingungen galt es, ein zielführendes, kooperationsförderndes und unterhaltsames 3 Tages-Meeting zur Fortschreibung der IT-Strategie für das Konzernunternehmen zu konzipieren und durchzuführen. Das Planungsteam, bestehend aus 2 englischen und 3 deutschen RWEST-lern sowie  aus Uwe Rotermund von noventum hat gerne diese „challenge accepted“. Seitens der RWE stand schnell fest, dass es nach Barcelona gehen soll, was dem anspruchsvollen fachlichen Rahmen eine gute kulturelle Balance und Ergänzung bietet.

Im Vorfeld wurde vor dem Workshop von den Initiatoren eine erste Version der Erwartungen ausgearbeitet, die im Workshop reflektiert und weiterentwickelt wurde. Das Einstiegsstatement lautete:

„We optimize our working model in RWEST IT with clear descriptions of useful roles and processes and with the commitment to stick to the self defined roles and processes to foster the work satisfaction, to increase the sustainable productive outcome, to facilitate the innovation power and to build a strong and attractive employer brand.“

Auf dieser Grundlage sollte ein gemeinsames erstrebenswertes Zukunftsbild ausgearbeitet werden und die dafür notwendigen Maßnahmen identifiziert und „gepullt“ werden. Außerdem sollte auch der Teamgeist der 20 Führungskräfte im Workshop und im inspirierenden Barcelona gestärkt werden.

Das Vorgehen und das Ergebnis

Ganz im Sinne und im üblichen Stil von noventum sollte im Workshop mit agilen und mit kreativen Methoden gearbeitet werden. Bei einem Einstieg mit Elementen des Improvisationstheaters wurden die drei wichtigsten gemeinsamen Spielregeln des Improtheaters und des Managements erlebbar gemacht:

1. Accept, yes, and – take the offer and make the most of it
2. Support the partners and make them look good – it‘s all about support
3. Support the scene

Dies sind 3 von 14 Empfehlungen des Begründers des modernen Improvisationstheaters Keith Johnstone.

Change Management beginnt für uns immer damit, dass sich das Kernteam einer Veränderung auf ein gemeinsames Change Statement verständigt und nicht nur einen bestehenden Veränderungswunsch von „oben“ unkommentiert umsetzt. Daher wurde das in der Ausgangsituation beschriebene Eingangsstatement in vier Gruppen kritisch unter die Lupe genommen und gemeinsam verändert zusammengesetzt. Nach ausführlicher und kontroverser Diskussion kam folgendes Change Statement heraus:

Dabei ist es nicht entscheidend, ob dieses Statement besser ist als das Eingangsstatement, sondern dass es gemeinsam entwickelt und vereinbart wurde. So dient es als solides Fundament und als Nordstern der Veränderung sowohl für den Workshop wie auch für die Veränderungen in den nächsten Monaten und Jahren.

Weiter ging es mit dem kreativen Businessspiel Eigenland®, das zum Ausleuchten der gewünschten Zukunft aus Sicht der Gruppe wertvolle Dienste leistet und nahezu in jedem noventum Workshop zur Strategieentwicklung eingesetzt wird. Die Thesen werden dabei immer auf die spezielle Kundensituation angepasst. Im Falle der RWE Supply and Trading wurden die Themenfelder „Organisation“, „Innovation“ und „Employer Brand“ in den Fokus genommen und der Reifegrad von 30 konkreten Aspekten in idealtypischen Thesen durch die Teilnehmer eingeschätzt. Thesen waren z. B. „Remote working is well organized for us”, “We save enough time for innovation” oder “We provide an attractive and motivating workplace with many opportunities for learning and developing”. Die Teilnehmenden konnten ihre Zustimmung zum Reifegrad jeder der 30 Thesen durch das Werfen von bunten Glassteinen quasi anonym kundtun – jede Farbe steht dabei für einen Reifegrad. Das war zum einen höchst unterhaltsam und diente gleichzeitig als Impuls für die Entwicklung von Maßnahmen zur Steigerung des Reifegrades und zur Beseitigung von Hindernissen auf dem Weg dorthin. Dabei galt Eigenverantwortung als oberstes Prinzip – nicht meckern, sondern machen war das Motto.

In bestem agilen Sinne wurde in der Folge nach einigen Iterationen per World Café ein Backlog auf einem KANBAN Board aufgebaut, aus dem die Teilnehmenden ihren Beitrag zur Erreichung des Change Statements eigenverantwortlich „pullen“ und dabei dafür sorgen konnten, dass die 30 Eigenland® Thesen Sprint für Sprint immer wahrer werden.

Der Nutzen

Aus fachlicher Sicht des Auftraggebers Christian Baum, Head of Commercial Embedded IT, war der Workshop ein wichtiger Baustein für eine neue IT-Strategie. Er hat wesentlich dazu beigetragen, dass hohes Commitment im erweiterten Managementteam erzeugt wurde.

Ebenso hat sicher die Lokation Barcelona mit Gaudí & Co. sehr dafür gesorgt, dass die Freude an der Zusammenarbeit in dem weit verteilten Team der RWE Supply and Trading IT-Führungskräfte neu entfacht wurde.

Wir von noventum bedanken uns für die hervorragende Zusammenarbeit vor und während des Workshops. Es war außerordentlich professionell und gleichzeitig warmherzig und persönlich. Wir wünschen der IT von RWE Supply and Trading viel Erfolg bei der Umsetzung der Workshopergebnisse. Möge das von der Gruppe Erarbeitete bald wahr werden.