Mit proaktiven und intuitiven Analysen die Personalarbeit strategisch aufstellen

Die Anforderungen an Berichte und Analysen im Personalbereich wachsen mit den technischen Möglichkeiten. People Analytics war bisher das Innovationsthema, Predictive Analytics ist das aktuelle Versprechen. Das Ziel vieler Personalabteilungen ist es heute, proaktiv und strategisch die unterschiedlichen Bereiche ihres Unternehmens zu unterstützen und zu beraten. Von der schnellen Erhebung relevanter HR-Kennzahlen bis zur Forderung nach intuitiven Analysen möglicher Zusammenhänge und auffälliger Trends gehen die Anfragen. Mit Personaldaten, die unverbunden in diversen Quellen lagern und nur mit hohem manuellen Aufwand zusammengetragen und interpretiert werden können, sind solche Anforderungen nicht zu leisten. dm-drogerie markt hat auf diese Situation mit der Standardlösung „noventum HR-Analytics“ reagiert. Diese basiert auf einem personalwirtschaftlichen Data Warehouse und einer BI-Lösung auf Basis von Microsoft SQL Server und  MicroStrategy. Mit seiner Anwendung HR-Analytics konnte noventum consulting die technische Situation und Datenbasis von dm konsolidieren und die Situation des Berichtswesens im Personalmanagement maßgeblich verbessern.

Die dm-drogerie markt GmbH & Co. KG ist mit rund 3500 Märkten und 61.000 Mitarbeitern der größte Drogeriekonzern in Europa (Stand 2018). Im Geschäftsjahr 2017/18 erwirtschaftete allein dm Deutschland einen Umsatz von rund 8,1 Milliarden Euro und beschäftigte rund 41.300 Mitarbeiter in 1.956 Märkten. Mit seiner Tochterfirma dmTech unterhält der dm-Konzern einen eigenen IT-Dienstleister. Bereits seit 1998 ist dort ein BI System mit MicroStrategy als FrontEnd im Einsatz.

Personaldaten besser verfügbar machen

Der Bereich MitarbeiterManagement von dm drogerie markt ist mit verschiedenen Aufgaben betraut, zu denen neben der Entgeltabrechnung und der Pflege der Mitarbeiterdaten in SAP HCM auch die Erstellung von Statistiken und Berichten zählt. Die teilweise komplexen Anforderungen verschiedener Empfängergruppen konnten mit den SAP-eigenen Möglichkeiten wie SAP-Queries, Managers Desktop und vordefinierten Reports nur in einem gewissen Umfang bedient werden.

Getrieben durch die Vielzahl der Berichtsanforderungen und den hohen Aufwand, der wiederkehrend für ihre Beantwortung erforderlich war, hat sich dm für die Realisierung einer eigenen BI-Lösung für die Personalwirtschaft entschieden. Von der Bereitstellung der mitarbeiterbezogenen Daten erwartete dm deutlich mehr Flexibilität, Homogenität und Effizienz für die Berichtserstellung sowie die fachliche Erweiterung des Berichtsdatenraums durch die Definition neuer Kennzahlen.

Insbesondere bei der Einbeziehung von Daten außerhalb von SAP HCM, der Definition von Berechnungen und der Flexibilität in der Berichterstellung waren Grenzen gesetzt. Viele Berichtsanforderungen mussten durch aufwendige Prozesse unter Zuhilfenahme von MS Excel und Access gelöst werden. Die Berichte hatten die bekannten Nachteile, sie waren oft aufwändig, fehleranfällig und im Ergebnis inhomogen.

Die Durchführung des Projekts legte dm in die Hände der BI-Experten von noventum consulting. Für die Wahl von noventum consulting als Dienstleister sprach dessen Expertise und Referenz als DWH Experte und in der Etablierung von Planungs-, Analyse- und Berichtsprozessen.

Das Projektziel

Das Ziel des Projekts war der Aufbau eines personalwirtschaftlichen Data Warehouses mit angeschlossenem Berichtswesen inklusive automatisierter Datenbewirtschaftung. Ein homogenes Berichtsportfolio sowie ein länderübergreifend abgestimmter Kennzahlenkatalog rundeten das Ziel ab. Auf Basis eines zentral geführten Berichtwesens sollten PowerUser benutzergruppenspezifische Berichte und Dashboards erstellen und den Berichtsempfängern zur Verfügung stellen können. Daneben sollte ein flexibles Adhoc-Reporting ermöglicht werden. Ein Berechtigungskonzept für die verschiedenen Nutzergruppen sollte den datenschutzkonformen Zugriff auf die sensiblen Daten erlauben.

Die beispielhafte Aufzählung der verschiedenen Berichtsempfänger und Perspektiven auf den Datenraum macht deutlich, welche komplexen Differenzierungen ein Personalberichtswesen nicht nur im Hinblick auf die Zugriffsberechtigung mit sich bringt:

• Geschäftsleitung
• Sekretariate
• Mitarbeiterverantwortliche/Führungskräfte
• Finanzen und Controlling
• Arbeits- und Gesundheitsschutz
• MitarbeiterManagement
• Betriebsrat
• Schwerbehindertenvertretung

Eine weitere Besonderheit war die Trennung des HR Data Warehouse von dem bestehenden Enterprise Data Warehouse. Sowohl in technischer als auch logischer Hinsicht sollte ein eigenständiges System entstehen, um Anforderungen an Datenschutz und Prozess-Flexibilität erfüllen zu können.

Partnerschaftliche Arbeit an einer lebendigen und wachsenden Lösung

In einem ersten Schritt sollte die gemeinsame Basis für alle Analysefelder geschaffen werden. Die umfassende Betrachtung aller relevanten Themenfelder und Perspektiven des Personalmanagements stand hinter der Idee eines zentralen HR Data Warehouse und vor dessen Umsetzung. So wurden im ersten Projekt zunächst aus zwei zentralen personalwirtschaftlichen Analysefeldern mitarbeiterbezogene Informationen zielgruppenorientiert strukturiert und zur Verfügung gestellt.

Der Fokus lag auf der Anbindung der Daten für Mitarbeiterstruktur und -bewegung sowie deren Hauptdatenquellen Personalstammdaten (PA) und Organisationsmanagement (OM). Für eine Priorisierung künftiger Aktivitäten wurden auch die übrigen Analysefelder daraufhin geprüft, ob und wie sie in das neue personalwirtschaftliche DWH integriert werden können (s. Abbildung).

Die einfache Erweiterungsfähigkeit der späteren Lösung war ein wesentliches Entscheidungskriterium für dm. Die offene Architektur und vor allem das modulare Datenmodell von noventum HR-Analytics erlauben flexible  Integrationsmöglichkeiten, mandantenspezifische Erweiterungen sowie die Anbindung verschiedener Datenquellen, sodass dm sich für die Umsetzung auf Basis von HR-Analytics entschied.

dm und noventum verständigten sich auf eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und eine agile Vorgehensweise. Aufbauend auf dem HRAnalytics Standard sollte die Lösung sukzessive um weitere Themenfelder erweitert werden.

Der erste Analyseschritt: Mitarbeiterstruktur und Mitarbeiterbewegung

In Strukturberichten wurden Kennzahlen nach verschiedenen Merkmalen gruppiert und insbesondere auf verschiedenen Ebenen der Organisationshierarchie ausgewertet. Hierzu zählte u.a. die Darstellung von Altersstrukturen, Beschäftigungsstatus, befristeten Arbeitsverhältnissen oder Mitarbeitergruppen. So profitieren nunmehr beispielsweise Betriebsräte davon, dass wichtige Strukturdaten ihrer Bereiche jederzeit verfügbar und die Berichte homogen und vergleichbar sind.

Auch Fluktuationszahlen und der Überblick über Ein- und Austritte sowie interne Wechselaktivitäten werden bereits auf dieser grundlegenden Datenbasis darstellbar und von Mitarbeiterverantwortlichen/Führungskräften zur Identifizierung kritischer Auffälligkeiten genutzt. Weiterhin können Mitarbeitermaßnahmen z.B. auf Basis der Altersstrukturverteilung gezielter als bislang entwickelt und angeboten werden.

Mitarbeiterlisten, die Auskunft über Jubiläen, neue Lehrlinge oder endende Befristungen geben, haben durch die aufwendige Erstellung regelmäßig Kapazitäten gebunden oder waren gar nicht verfügbar und unterstützen nun die täglichen Aufgaben der Verantwortlichen. Durch die Einbeziehung von Zukunftsdaten konnte die Erstellung der Wählerlisten für die Betriebsratswahlen in das DWH verlagert werden. Dies führte zu einer starken Prozessoptimierung für alle Beteiligten in der Erstellung und Verwertung der Listen.

Regions- und Gebietsverantwortliche, die z.T. mehrere hundert Mitarbeiter in ihren Bereichen verzeichnen, erhalten durch Strukturvergleiche auf Basis von Filialgröße, Durchschnittsentgelten oder Wochenarbeitszeiten wichtige Steuerungskennzahlen.

In einem weiteren Projektschritt wird das DWH um die Daten aus der Zeitwirtschaft erweitert. Übersichten zu Urlaubs- und Arbeitszeiten sowie bevorstehende Abwesenheiten, z.B. durch Elternzeit, liefern den Mitarbeiterverantwortlichen/ Führungskräften nun wichtige Informationen für die Personal- und Einsatzplanung.

Sowohl bei Urlaubs- und Abwesenheitsdaten als auch in den Struktur- und Bewegungsdaten sind bereits zukünftige Entwicklungen abgebildet.

Vom HR-Reporting über HR-Analytics zum HR-Controlling

Der automatisierte Zugriff auf konsolidierte Strukturdaten der genannten Art ist schon in einem klassischen Berichtswesen (HR-Reporting) ein unbestrittener Vorteil. Dieser vergrößert sich, wenn durch die interaktive Arbeit und die explorative Navigation durch den Datenraum Zusammenhänge erkennbar werden, die zuvor verborgen geblieben sind. Bereits einheitliche Kennzahlen, wie sie durch dieses DWH-Projekt etabliert werden konnten, sind wichtige Instrumente.

Der entscheidende Nutzen wird allerdings dann deutlich, wenn man den Datenbestand als Basis für weitergehende Analysen betrachtet. Die Darstellung vergangener Entwicklungen (Reporting), liefert bereits wichtige Informationen für Steuerungsmaßnahmen. Das Erkennen von Zusammenhängen zwischen Phänomenen wird erst mit Hilfe einer Datenbasis möglich, in der Verknüpfungen zwischen Daten generisch modelliert wurden.

So erlaubt es noventum HR-Analytics, beliebige Analysepfade zu definieren und in Dashboards umzusetzen. Diese ermöglichen es den Berichtsempfängern, zielgerichtet Abhängigkeiten zu erkennen und Steuerungsmaßnahmen im Sinne eines effizienten HR-Controllings anzugehen.

Noch einen Schritt weitergedacht, lassen sich unter Zuhilfenahme entsprechender Software- Komponenten (MicroStrategy …) oder -Bibliotheken (R) komplexe Prognosemodelle für zukünftige Entwicklungen modellieren und Simulationsszenarien entwickeln.

noventum HR-Analytics in der Praxis

Der Aufbau eines länderübergreifenden und umfassenden personalwirtschaftlichen Berichtswesens war nicht das Ziel des Projektes. Durch die Etablierung des zentralen HR Data Warehouse wurde die wesentliche Grundlage dafür allerdings geschaffen. Die Ausweitung auf den zweiten großen HCM Mandanten im Konzernverbund, dm Österreich, wurde zu Beginn bereits berücksichtigt und konnte im Jahr 2018 erfolgreich realisiert werden. Im operativen Betrieb werden im Endausbau täglich ca. 3000 Berichtsempfänger der verschiedenen Nutzergruppen automatisiert mit homogenen Dashboards und Berichten auf Basis eines konsolidierten Datenbestands versorgt.

Nicht zuletzt war die frühzeitige Information der Betriebsräte über das Vorhaben sowie ihre Einbindung in Konzeptions- und Abstimmungsprozesse ein wichtiger Aspekt, der zur Akzeptanz des HR-Analytics in der Systemlandschaft von dm beigetragen hat.

Die Verantwortlichen bei dm-drogerie markt sind nach dem Abschluss des Projektes sehr zufrieden und mittlerweile ist die schrittweise Erweiterung des Analyse- und Berichtsrahmens in Zusammenarbeit mit noventum grundlegender Teil des Tagesgeschäfts.

Die nächsten Projektschritte zielen auf die Integration von Abrechnungsdaten, den Aufbau von Demographie-Prognosen, das Ausrollen auf weitere Länder sowie länderübergreifende Auswertungen im Sinne eines konsolidierten Konzern-HR-Controllings.