Mit Agilität die Herkulesaufgaben einer kleinen Gemeinde besser bewältigen

Die Gemeindeverwaltung Ostbevern soll sich in den Themen Unternehmenskultur, Führungsqualität und Organisationsstruktur deutlich weiterentwickeln, um damit die Arbeitgeberattraktivität und gleichzeitig das Vertrauen, die Motivation, die Leistungsbereitschaft, die Zusammenarbeit, die Identifikation, die Kundenorientierung, die Effizienz, die Geschwindigkeit und den Bürgerservice zu verbessern. So lautete die Zielsetzung des neu gewählten Bürgermeisters Karl Piochowiak, mit der er sich 2022 an das noventum Team wandte.

Das Vorgehen

Hierzu sollte ein Prozess gestartet werden, der durch ein professionelles Veränderungsmanagement begleitet wird, sodass der Wandel erst kraftvoll aufgegleist und dann systematisch und konsequent verstetigt wird. Die Change-Expert:innen von noventum, Rabea Wolters und Uwe Rotermund, haben dazu die vielfach bewährte „Herkules“-Methode angewandt.

Im ersten Schritt wurde der Veränderungsbedarf aus Sicht verschiedener Stakeholder aufgenommen, strukturiert und attraktiv formuliert. Im zweiten Schritt wurde mit den Fachbereichsleitungen der Veränderungsdarf diskutiert und festgezurrt. Im Rahmen einer 2-tägigen Klausurtagung, an der neben Bürgermeister Karl Piochowiak die Fachbereichsleitungen und weitere Schlüsselspieler:innen sowie die Moderator:innen von noventum teilnahmen, wurden im dritten Schritt konkrete Maßnahmen erarbeitet und ein agiles Projekt- und Changemanagement für die Folgemonate auf den Weg gebracht. Dies gelang auf sehr wirkungsvolle und auch unterhaltsame Weise. Der vierte Schritt beinhaltete schließlich den Übergang in das agile Projekt- und Changemanagement.

Das Veränderungskernteam arbeitete dynamisch in „Sprints“, justierte und optimierte sich monatlich in „Reviews“, „Retrospektiven“ und „Plannings“. In wöchentlichen „Stand-ups“ stellte das Team sicher, dass alle „auf der Spur bleiben“ und die Aufmerksamkeit erhalten bleibt. Zur Sicherstellung der Qualität und Konsequenz bei der Durchführung der agilen Routinen war Rabea Wolters von noventum für 6 Monate part-time als agiler Coach tätig und arbeitete die zukünftigen agilen Coaches der Gemeinde Ostbevern ein.

Heute führt die Gemeinde Ostbevern das agile Projekt- und Changemanagement eigenständig weiter.

Die Ergebnisse

Die vom Veränderungsteam partizipativ vereinbarten Maßnahmen wurden von den einzelnen Mitgliedern im Workshop und in späteren „Plannings“ eigenverantwortlich nach dem "Pull-Prinzip" gezogen. Beispielsweise wurde folgendes auf den Weg gebracht:

• Aufbau eines Gesundheitsmanagements
• Optimierung des Projektmanagements
• Überarbeitung der Stellenausschreibungen

Der Nutzen

Dieses Projekt ist ein gutes Beispiel, wie mit wirkungsvollen Methoden, großem Engagement, bodenständiger Kundennähe und überschaubarem Budget für kleine Organisationen eine große Wirkung erzeugt werden kann. Uns von noventum hat es viel Freude gemacht. Wir bedanken uns ganz herzlich bei dem Bürgermeister Karl Piochowiak und seinem starken Team.