IT-Systemwechsel sind immer auch soziale Prozesse

Die Alliance Automotive Germany GmbH (AAGG) gehört zur Alliance Automotive Group, dem zweitgrößten Autoteilehändler und Werkstattservice Komplettanbieter Europas. Sie arbeitet an der Einführung eines einheitlichen ERP-Systems für das gesamte Unternehmen. Nach dem technischen Start des Projektes 2019 stimmten sich die Verantwortlichen im Sommer und Herbst 2021 in intensiven Change-Management Workshops darauf ein, das Projekt ins Unternehmen zu tragen. noventum Change-Management Berater Jan Helmchen und Rabea Wolters moderierten die Workshops.

Microsoft Dynamics 365 ERP-Projekt „Unity“ ist das umfangreichste Projekt der Unternehmensgeschichte

Nach dem Zusammenschluss der Unternehmen Coler, Busch und Hennig unter dem Dach der Alliance Automotive Germany GmbH (AAGG) stellte sich diese die Aufgabe, eine ERP Plattform für alle beteiligten Tochterunternehmen zu etablieren. Technische Basis ist die Microsoft Dynamics 365 Lösung und der Gesamtprojektname „Projekt Unity“ dokumentierte von Beginn an, dass es für die AAGG um mehr als um eine technische Vereinheitlichung geht Christina Middelberg, HR-Leitung und Marius Fronholt, IT-Leitung Deutschland, berichteten in einem nc360° Gespräch über den Workshop und die kommunikativen Seiten des wichtigen Projektes.

Technikwechsel als Schlüssel kultureller Identitätsbildung

Einheitliche IT-Systeme sollen bei Fusionen oder strategischen Kooperationen Kosteneinsparungen und Synergien erzeugen. In einheitlichen Systemen liegen allerdings nicht nur ökonomische Vorteile, auch ein wachsender menschlicher Zusammenhalt findet in gemeinsamen Werkzeugen seinen Ausdruck.

Die Verantwortlichen der Alliance Automotive Group Germany (AAGG) wollten für ihr laufendes Projekt der Verschmelzung verschiedener ERP-Systeme (u.a. Sage und Navision) in der Microsoft 365 Cloud durch die neue Projektkomponente „Changemanagement“ sicherstellen, dass die künftigen AnwenderInnen das Projekt aktiv mittragen. Die künftigen AnwenderInnen – das sind alle 1.650 Mitarbeitenden in Deutschland, die künftig ein gemeinsames Werkzeug benutzen werden. Andere AAG Ländergesellschaften sind bereits auf dem gleichen Weg, die Vereinheitlichungseffekte sind also grenzüberschreitend.

Kommunikation als Schlüssel: Changemanagement vorbereiten

Das noventum Changemanagement Workshopformat gab den Rahmen für die 14 teilnehmenden AAGG Manager vor. Dieses intensive Format befähigt einerseits, Reichweite und Notwendigkeit von Changemanagement am Beispiel des eigenen Projektes zu durchdringen und andererseits als Team einen gemeinsamen Begriff von Changemanagement zu entwickeln.

Übergeordnetes Ziel der intensiven Workshoparbeit war

• die Befähigung aller Teilnehmenden zur Gestaltung von Veränderungsprojekten
• die konkrete Ideengenerierung mit dem gesamten Team
• die Fokussierung auf die wirksamsten Handlungsschritte im Change
• das Zusammenwachsen des Projektteams und das Commitment auf eine erfolgreiche Projektarbeit.

Konkret wurden in zwei Workshoptagen die ersten 3 Punkte des Vorgehensmodells umgesetzt. Scoping, Analyse und Maßnahmenplanung der Veränderungsgestaltung und -kommunikation rund um den anstehenden Software-Systemwechsel waren das erfolgreiche Ergebnis der Zusammenarbeit. Die nachfolgenden Punkte „Maßnahmenumsetzung“ und „strukturelle Absicherung“ setzt das Projektleitungsteam aktuell um. Christina Middelberg betont: „Es war wichtig, losgelöst von Alltagsthemen mit neutraler Moderation die Dimension und Bedeutung des Projektes für unser Unternehmen zu erarbeiten und diese Botschaft dann auch hinauszutragen in die Mannschaft.“

Umsetzung mit „Dr.WaWiKS“

Für die Planung der Maßnahmenumsetzung nahmen die Teilnehmenden des AAGG Changemanagement Workshops mit dem Modell „Dr.WaWiKS“ eine verständliche und umfassende Methode mit, Teams auf große Veränderungen einzustimmen. Psychologische Reaktionsmuster und die Fragen der Kommunikation von Menschen, die an einem Change beteiligt sind, stehen bei diesem Modell im Mittelpunkt. Gängige Verhaltensmuster reichen vom Widerstand bis zum dringlichen Veränderungswunsch und mit dieser Bandbreite von Haltungen müssen ChangemanagerInnen umgehen können.

„Das Dr.WaWiKS Modell ist ein theoretischer Leitfaden, an dem man sich gut orientieren kann“, sagt Christina Middelberg und Marius Fronholt ergänzt: „Es ist in unsere Kommunikationsstrategie eingeflossen und in das Denken der Menschen, die an unserem Workshop beteiligt waren. Am eindringlichsten habe ich den Punkt „Dringlichkeitsempfinden erzeugen“ und das What’s in for me“ erlebt.

Erkenntnisse für einen erfolgreichen Change

Mit dem Basisworkshop („Bootcamp“) Changemanagement gewannen die AAGG ManagerInnen einen gemeinsamen Blick auf Grundstruktur, Analyseverfahren und Maßnahmenplanung im Changemanagement von IT bis Sales. Marius Fronholt: „Eine sehr wichtige Erkenntnis dieses Workshops war, dass nicht nur das ERP-Kernteam, sondern viele weitere MitarbeiterInnen daran mitgearbeitet haben, die mit der operativen Umsetzung im eigentlichen Sinne nichts zu tun haben. Durch die Arbeit im Workshop sind sehr interessante Gruppen entstanden, die aus verschiedenen Dimensionen so ein Projekt und die Kommunikation darüber mitgestalten.“

Change-Prozesse folgen generell einer ähnlichen Dramaturgie und mit Best Practice Beispielen aus dem IT-Umfeld war schnell ein Abgleich mit den Gegebenheiten des eigenen Unternehmens gefunden. Die dringlichsten Handlungsschritte konnten in einem ersten Wurf konzipiert werden.

Die genaue Ausgestaltung der Change-Maßnahmen erfolgte dann am Vertiefungstag einige Wochen später. In einstündigen „Themenwerkstätten“ haben die querschnittlich zusammengesetzten Kleingruppen die Ideen von Tag 1 geschärft, die Ergebnisse der Gesamtgruppe vorgestellt und mit den Anregungen aller im priorisierten Change-Backlog dokumentiert. Somit war am Ende des zweiten Tages alles bereit für die Umsetzung. Christina Middelberg: „Es gibt heute eine kleine Projektgruppe mit dem “Unity“ Projektleiter und dem Marketingleiter, in der wir über den Fortlauf der Kommunikation rund um das Projekt im Gespräch bleiben. So hat die Geschäftsführung zunächst mit einer Mail und dann mit einem Video die Mitarbeitenden angesprochen. Wir haben einen Grillabend organisiert und es gab ein kleines Geschenk für alle Beteiligten. Auf einer „Containertour“ haben wir an unseren Standorten für unsere Mitarbeitenden konkret erfahrbar gemacht, wie das künftige System funktionieren wird. Demnächst kommt eine Broschüre.“

Pfingsten 2022 wird die AAGG an den ersten sechs Standorten das System live schalten. Die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen beginnen mit Schulungen und lernen so das System kennen. IT-Leiter Fronholt stellt zufrieden fest: „Der Zeitpunkt des Workshops war gut gewählt. Wir konnten schon erheblich konkreter Auskunft geben über das Timing des Projektes und die Funktionen der Software als wir es 1-2 Jahre vorher hätten tun können. Der Werkzeugkasten des Change-Managements muss gefüllt werden und jetzt können wir es mit konkreten Maßnahmen tun.“