IT-Systemwechsel mit agilen Methoden umsetzen und die Veränderung begleiten

Im digitalen Veränderungsprojekt “Zukunftsbild” setzt die genua GmbH auf eine moderne Arbeitsweise: Hybrides Projektmanagement, eine hohe Selbstorganisation, partizipative Entscheidungen und die Begleitung des Wandels im Unternehmen von Beginn an prägen das komplexe Projekt.

Durch die starke Weiterentwicklung des Unternehmens in den vergangenen Jahren haben sich die Anforderungen verändert - unter anderem an das IT-Kernsystem. Um der ambitionierten Zielsetzung gerecht zu werden, wird ein groß angelegtes Projekt aufgesetzt, das eine Transformation im Unternehmen auf verschiedenen Ebenen auslöst, die von Beginn an durch ein starkes Change Management im Projekt begleitet wird. Darüber hinaus ist das Projekt gekennzeichnet durch ein hohes Engagement der Mitarbeitenden, eine agile bis hybride Methodik, ein partizipatives Vorgehen sowie Flexibilität, um die hohe Komplexität zu managen. Der rote Faden neben der starken Leistung im Projekt - noventum.

Die Münsteraner Unternehmensberatung noventum consulting begleitet vom ersten Tag an das Projekt durch die Unterstützung bei der Initiierung und Weiterentwicklung der hybriden Projektorganisation sowie bei der Begleitung des Wandels bei genua.

genua – Excellence in Digital Security

Die 1992 gegründete genua GmbH gewährleistet die IT-Sicherheit digitaler Infrastrukturen in komplexen, kritischen oder gesetzlich regulierten Umfeldern. Sie leistet einen Beitrag zur Handlungsfähigkeit und Souveränität von Unternehmen und öffentlichen Organisationen in einer dynamischen, vernetzten Welt. Dabei sorgt sie dafür, dass die Chancen, die diese Welt bietet, genutzt werden können. Bereits 2015 als Beteiligung angebunden, ist die genua GmbH seit Februar 2020 ein 100%iges Tochterunternehmen der Unternehmensgruppe der Bundesdruckerei.

Mit einer starken Weiterentwicklung des Unternehmens wächst der Bedarf für eine neue Lösung

Erhebliche Umsatzsteigerungen, das Wachstum auf über 350 Mitarbeitende, mehr und größere Partner und Kunden sowie die schnellen und dynamischen Entwicklungen am Markt bedingen hohe Ansprüche an das IT-System, das bei der operativen Arbeit tagtäglich unterstützt. Die genua GmbH hat sich intensiv damit befasst, welches IT-System diesen Ansprüchen gerecht werden kann – die aktuelle Lösung, eine weiterentwickelte Version davon, oder eine komplett neue Lösung? Die Beantwortung dieser Frage und den daraus resultierenden spannenden Wandel hat sie ernst genommen und mithilfe moderner Charakteristika in der Zusammenarbeit ausgestaltet. Die vom Projektteam empfohlene Entscheidung ist auf Microsoft Dynamics 365 gefallen – und damit einhergehend eine anspruchsvolle und motivierende Zielsetzung entstanden!

Über ein ambitioniertes Ziel und ein groß angelegtes Projekt

Die Entscheidung, das über Jahrzehnte hinweg gewachsene und bewährte IT-Kernsystem abzulösen, betrifft einen großen Teil des Unternehmens und hat starke Auswirkungen auf Prozesse und Kultur. Die Geschäftsführung als Auftraggeber des Projekts hat von Beginn an alle Mitarbeitenden eingeladen, sich daran zu beteiligen, um möglichst viel Expertise zu sammeln und die Akzeptanz von zu treffenden Entscheidungen zu fördern.

Seitdem ist viel passiert: Projektphase 1 drehte sich um die Entscheidung, ob das alte System abgelöst oder weiterentwickelt wird, mit der Entscheidung für ein externes, ablösendes System. In Projektphase 2 erarbeitete das Projektteam, welche Lösung und welcher Implementierungspartner für die genua geeignet sind. In der aktuellen 3. Projektphase wird die Implementierung der ERP- und CRM-Lösung von Microsoft Dynamics 365 vorbereitet. In der ausstehenden Projektphase 4 ist die Implementierung geplant!

Als Sparringspartner der Projektleitung war von Beginn an noventum Beraterin Alina Göbel als ihre Nachfolgerin Beraterin Dr. Kerstin Kurzhals beteiligt. genua Mitarbeiterinnen Katharina Kalchner und Janina Greifenberg tragen als Doppelspitze die Verantwortung für das hybride Projekt „Zukunftsbild ERP und CRM“ und geben in einem Interview Auskunft über das ambitionierte Vorhaben.

Ein technischer Systemwechsel bedeutet Transformation auf vielen Ebenen

nc360°: Frau Kalchner, welche Ziele haben Sie, hat die genua GmbH mit dem Projekt „Zukunftsbild“ verbunden?

Dazu ein kurzer Blick auf die Ausgangssituation: Im Mai 2020 hat das Projekt begonnen als „Zukunftsbild TNT“. TNT ist unser selbstentwickeltes Alleskönner-System für ERP, CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, Ticketsystem, HR-Software und vieles mehr - also alles, was man im betrieblichen Alltag operativ benötigt. Dieses TNT begleitet uns seit fast 30 Jahren! Leider erfüllt es die Anforderungen nicht mehr, die an die Lösung gestellt werden.

Gleichzeitig sind ebendiese Anforderungen mit der Zeit gegangen: Die genua GmbH will

• weiterhin wachsen und dabei wettbewerbsfähig bleiben
• einen hohen Dienstleistungsstandard und Professionalität bieten
• bereichsübergreifende Synergien nutzen und an Effizienz gewinnen
• eine effektive Kundenkommunikation und Kollaboration sicherstellen
• die Mitarbeitenden entlasten und als attraktiver Arbeitgeber auftreten.

Aus diesen Perspektiven ergibt sich unsere übergreifende Zielsetzung: Wir wollen unsere IT-Systeme verändern, um die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens zu stärken.

nc360°: Welche Bestandteile hat diese Zielsetzung und damit die geplante Veränderung?

Es ist zum einen eine Transformation des Unternehmens auf der kulturellen Ebene: genua steht traditionell für Eigenentwicklung und nun setzen wir auf Microsoft. Das löst alte Werte ab und setzt neue in die Welt – mit allen Chancen und Herausforderungen.

Die Transformation findet zum anderen auf der prozessualen Ebene statt. Wir nutzen die Gelegenheit, sämtliche Geschäftsprozesse auf den Prüfstand zu stellen, die sich im Laufe der Jahre entwickelt haben, bevor wir diese in der Software abbilden.

Außerdem ist als Transformationsebene die technische Ebene zu nennen. Wir trennen das Alles-Könner-System in verschiedene neue Systeme auf, lagern Funktionalitäten aus dem gewohnten Umfeld aus, an anderer Stelle müssen wir Expertise aufbauen.

nc360°: Das ist sehr viel Veränderung auf einmal. Wird das im Projekt berücksichtigt?

Wir haben seit Beginn des Projekts ein eigenes Team innerhalb des Projekts, das sich ausschließlich mit Kommunikation und Change Management beschäftigt. Sie haben im Blick, was die Beteiligen und die Betroffenen brauchen und wer das leisten kann.

Diese Tätigkeiten sind für das Projekt ungeheuer wertvoll; es werden Blogposts geschrieben, Termine mit Change Agents organisiert, Videos gedreht, Eindrücke aus dem Projekt geteilt, wir haben eine Change Story entwickelt und eine ganze Change Management Toolbox erarbeitet. Hier ist viel Expertise geflossen – intern und von noventum.

Partizipation schafft Lösungen für alle – die Chance, sich zu beteiligen und etwas zu verbessern

nc360°: Wie haben Ihre KollegInnen auf die Veränderungspläne reagiert?

Die Mitarbeitenden haben unterschiedlich reagiert – sehr positiv oder sehr kritisch.

Es gibt Kolleg:innen, die sehr intensiv mit unserem Altsystem arbeiten. Sie kennen alle Vorteile, aber auch die Schwächen des TNT. Diese Kolleg:innen sind sehr engagiert eingestiegen und beteiligen sich am Umstieg in die neuen Anwendungen aktiv. Sie profitieren von dem Wandel und sind begeistert, denn sie sind ihre eigenen Kunden und können ihre eigene zukünftige Arbeitsumgebung gestalten.

Andere Kolleg:innen sehen vor allem, dass wir mit unserer eigenen Lösung einen sehr hohen Sicherheitsstandard haben und keinerlei Abhängigkeiten nach außen berücksichtigen müssen. Dazu ist Microsoft und die Abhängigkeit von einem Großkonzern das extreme Gegenteil – viele Aspekte dieser Entscheidung wurden diskutiert.

nc360°: Wie sind Sie damit umgegangen?

Kurz gesagt: Wir bieten allen Mitarbeitenden an, sich im Projekt zu engagieren und es (noch besser) mitzugestalten!

Das Projekt lebt von freiwilliger Mitarbeit. Viele Themen sind neu und müssen erst ausgearbeitet werden, hier können wir nicht auf bestehende Rollen und Verantwortlichkeiten zurückgreifen, sondern denken sie neu.

Das Projektteam besteht aus Mitarbeitenden, die die notwendige Expertise haben und in den Prozessen und Bereichen arbeiten, die am meisten betroffen sind. Wir erarbeiten die Richtung im Projekt gemeinsam – denn niemand weiß über die Entscheidungskriterien und Auswirkungen besser Bescheid. Deshalb kommt der inhaltliche Input zu Entscheidungsvorlagen und, noch wichtiger, die Empfehlung von den Experten aus dem Projektteam.

nc360°: „Partizipation“ ist ein wichtiges Element von Agilität. Wie sind Sie überhaupt in das Projekt eingestiegen? Wie gewinnen Sie ihre Mitspieler?

Die größte Motivation bleibt, die Zukunft mitzugestalten und die Chance zu nutzen, die eigene Arbeitsumgebung zu verbessern. Darüber hinaus rufen wir regelmäßig zu bestimmten Rollen und Themen auf und fragen ins Unternehmen, ob es Interessent:innen gibt. Das gibt in Summe ein großes Projektteam und eine ebenso hohe Erwartungshaltung.

nc360°: Das bringt natürlich eine erhebliche Energie in so ein Projekt.

Unbedingt. In unseren Projektmeetings, vor allem dem Review zum Abschluss einer Iteration, sieht man besonders schön, wie viele Themen gleichzeitig bearbeitet werden und wie viele Räder sich in diesem Projekt gleichzeitig drehen. Das ist ebenso spannend wie komplex!

Komplexität mit bewusster Flexibilität begegnen

nc360°: Was hat Sie bei genua dazu bewogen, Ihr großes digitales Veränderungsprojekt agil aufzusetzen?

Am Anfang hatten wir eine völlig offene aber komplexe Entscheidungsfrage zu bearbeiten. Wir wollten eine begründete Entscheidungsvorlage herbeiführen und waren für jedes Ergebnis offen. Dafür ergibt ein agiles Projekt am meisten Sinn.

Seit der darauffolgenden Projektphase haben wir bis heute weiterhin eine sehr hohe Komplexität, der wir mit agilen Techniken begegnen. Allerdings hat die Ergebnisoffenheit zusehends abgenommen; entsprechend haben wir uns von der agilen Methodik auch zunehmend hin zum hybriden Projektmanagement bewegt.

Diese agilen Techniken und die hybride Vorgehensweise äußern sich beispielsweise in einer iterativen Vorgehensweise mit im agilen Projektmanagement bekannten Meetings wie dem Planning, Review und der Retrospektive; allerdings haben wir die Zyklen länger gestaltet als die typischen zwei bis maximal vier Wochen. Die tatsächliche Arbeit erfolgt in kleinen Teams, allerdings steht darüber ein PRINCE 2 geprägtes Konstrukt als Antwort auf die Anforderungen aus dem Unternehmen.

nc360°: Welche Aspekte der Arbeitsweise sind für Sie in diesem Setting besonders wichtig?

Für uns zieht sich ein Charakteristikum durch die Projektphasen und alle Teams: eine hohe Selbstorganisation und Eigenverantwortung.

Durch die diversen und komplexen Themen gibt es niemanden, der alle Themen überblicken und überall Expertise haben kann. Deshalb hat jedes zu bearbeitende Thema, sog. Epics, eine Verantwortung; sie ist dafür zuständig, die Aufgaben für die kommende Iteration zu formulieren und selbst umzusetzen sowie die Umsetzung durch weitere Key User zu begleiten. Sie tauschen sich kontinuierlich mit der Projektleitung, den Consultants unseres Implementierungspartners sowie dem Solution Architekten aus und stimmen sich darüber hinaus zu Entscheidungen bzgl. der Prozessgestaltung mit der Linie ab.

Der rote Faden noventum

nc360°: Welche Rolle haben die noventum-BeraterInnen in Ihrem Projekt?

Eine wichtige und kontinuierliche Rolle im Projekt hatte Alina Göbel und seit Anfang des Jahres Dr. Kerstin Kurzhals als ihre “Nachbesetzung” inne. Alina Göbel war bereits vor Kick-Off des Projekts im Juni 2020 eingebunden und hat von Beginn an in Zusammenarbeit mit der damaligen Projektleitung die Projektmethodik mitgestaltet.

In den ersten Projektphasen hat Frau Göbel die Projektmeetings moderiert, kontinuierlich die Projektmethodik kontrolliert und auf Anpassungsbedarfe hingewiesen sowie in Zusammenarbeit mit der Projektleitung die Meetings und gesamte Vorgehensweise im Projekt gestaltet. Sie hat genau die richtigen kritischen Fragen gestellt und war fest im Projekt eingebunden. Ob es im Projekt um den Übergang in eine neue Projektphase, die Vorbereitung und Durchführung eines Workshops oder die Nutzung einer für uns neuen Anwendung für das Tracking von User Stories ging – Frau Göbel und Frau Dr. Kurzhals waren immer eine wertvolle Unterstützung in der Initiierung ebenso wie in der Umsetzung.

Die noventum Beraterinnen waren außerdem durchgehend Teil des oben genannten Epics Kommunikation und Change Management und haben bei den beschriebenen Maßnahmen der Change Story sowie der Change Management Toolbox signifikant beigetragen. Frau Göbel und später Frau Dr. Kurzhals haben zur bereits vorhandenen Expertise in diesem Team neue Ideen und viel Energie beigesteuert.

Die Beratung von noventum hat damit auf der Ebene von Projektmanagement und der internen Begleitung dieser kritischen Veränderung im Unternehmen einen wichtigen Beitrag geleistet und uns zuverlässig durch die Projektphasen hindurch begleitet.

Als wir zwischenzeitlich mehr fachlich-technische Expertise rund um das Thema Anbieterauswahl und inhaltlicher Vorbereitung für die Software-Gestaltung brauchten, sind die beiden Berater Frank Schlottbohm und Harald Hau eingestiegen und haben zu spezifischen Fragestellungen unterstützt.

In der aktuellen Phase haben sich die Anforderungen des Projekts geändert. noventum hat erneut sehr flexibel reagiert und wird uns nun mit Dr. Kerstin Kurzhals in neuer Rolle als Projektkoordinatorin unterstützen - wir freuen uns sehr auf die weitere Zusammenarbeit!