Experiment Online Konferenz gelungen

Online Konferenzen durchzuführen ist eine große Herausforderung. Was auf den ersten Blick aus technischer Sicht anspruchsvoll, aber machbar aussieht, entpuppt sich auf den zweiten Blick als eine vielfältige und riskante Mammutaufgabe, sofern man seinem eigenem Qualitätsanspruch gerecht werden möchte. Genau vor dieser Herausforderung standen die Organisatoren des IT-Strategiekongresses, welcher als Gemeinschaftsaktion der IHK-Nordwestfalen, des IT-Forums Nordwestfalen, des digital hub Münsterland nun zum 7. Mal seit 2014 durchgeführt werden sollte – diesmal allerdings nicht als Präsenzveranstaltung, sondern online.

Nachdem wir uns bei noventum schon Mitte März entschlossen hatten, alle internen Meetings mit Microsoft Teams durchzuführen und dabei sowohl mit Teams Live-Events wie auch mit Teams Besprechungen gute Erfahrungen gesammelt hatten, fühlten wir uns gut gerüstet, um diese Form der Kommunikation auch außerhalb unseres Unternehmens einzusetzen. Da kam uns die Anfrage der IHK Nordwestfalen, den 7. IT-Strategiekongress am 13. Mai als Online Konferenz durchzuführen, gerade recht. Immerhin ging es darum, einen Kongress mit über 20 Referenten, einem virtuellen Bistro, einer Referentenlounge, Matchmakingräumen u.v.m. mit üblicherweise über 400 Teilnehmern flugs in Netz zu verlegen.

Nach kurzer Prüfung aller Anforderungen konnten die noventum Techies der IHK dann signalisieren: „Challenge Accepted“, und zwar als Microsoft Teams Live-Event.

Bevor es am 13. Mai losgehen konnte, standen noch sehr viele organisatorische Aufgaben vor dem Orgateam, dem ich seit Etablierung des Formats IT-Strategiekongress im Jahr 2014 angehöre. Wir mussten

• alle Referenten auf die andere Form der Präsentation vorbereiten
• für die Teilnehmer eine Form der einfachen Navigation auf den vielen Teams Kanälen entwickeln
• Hotlines für Referenten und Teilnehmer einrichten
• ein Studio für die Grußworte des Hauptgeschäftsführer der IHK und des IT-Forums, für die An- und Abmoderation der einzelnen Vorträge sowie für den Entertainer ausstatten
• eine technische Schaltzentrale einrichten, um die vielen Beiträge aus über 20 Home-Offices mit eleganten Übergängen zu ermöglichen

Am 13. Mai war es dann soweit. Nach fünf ausführlichen Probeläufen in den Tagen zuvor mit einem Team aus 4 Microsoft Teams Experten und dem Orgateam und nach einem Technikcheck mit jedem der Referenten konnten wir es wagen, mit dem Teams Live-Event auf Sendung zu gehen. Mehr als 500 Teilnehmer waren bei diesem 9-Stunden-Online-Event dabei. Dass ein sehr großer Teil von diesen sehr zufrieden mit der Veranstaltung war, zeigt die abschließende durchschnittliche Bewertung der Veranstaltung.

Gefreut hat mich auch, dass unser noventum Technikteam sehr gute Noten bekommen hat.

So lässt sich ein durchweg positives Resümee ziehen. Natürlich gibt es an einigen Stellen noch Optimierungsmöglichkeiten, die wir im Orga- und Technikteam in den nächsten Tagen ausführlich beleuchten werden, um für weitere ähnliche Veranstaltungen noch besser vorbereitet zu sein.

Für mich persönlich war das Gelingen dieser Online Veranstaltung von sehr großer Bedeutung. Einerseits war es mir als Mitgründer dieses seit vielen Jahren erfolgreichen Formats wichtig, dass die Teilnehmer und Referenten wieder inspiriert und begeistert eine besondere Veranstaltung erleben. Und zum anderen stand ich ja insbesondere gegenüber der IHK Nordwestfalen und den Mitorganisatoren im Wort, dass wir von noventum die Veranstaltung technisch reibungslos „gewuppt“ bekommen. So war ich Abend des 13. Mai ausgesprochen happy und konnte mit den vielen Mitorganisatoren und Unterstützern in sicherem 1,50m Abstand das After-Event-Bier sehr genießen. Es war mir eine riesengroße Freude, dass wir als Team diese Herausforderung mit einem fantastischen Teamgeist bewältigt haben.  

Ob der IT-Strategiekongress 2021 wieder Online stattfindet, werden wir sehen. Sollte die Corona Pandemie im Frühjahr des kommenden Jahres insoweit überstanden sein, dass wieder unbedenklich Großveranstaltungen durchgeführt werden können, besteht bei vielen Organisatoren und Teilnehmern der Wunsch nach einem persönlichen Treffen. Auf der anderen Seite wurde die Effizienz des Onlinekongresses in 2020 sehr geschätzt. Somit könnte ein Hybridkonferenz in 2021 eine passende Antwort sein.

Hier findet Ihr übrigens die Aufzeichnung der gesamten Veranstaltung: www.youtube.com/watch?v=hvKNY4roEMM

Ich wünsche Euch eine schöne Woche. Thank God it’s Monday!

Uwe Rotermund