Einflussfaktoren und Analysen im Kontext der Personalplanung

HR Analytics Systeme sind die Basis für antizipative Steuerungssysteme im HR-Controlling 

Die Bereitstellung von Personal – in der erforderlichen Quantität und Qualität sowie zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort – ist eine zentrale Aufgabe des HR Managements und der Personalplanung. In Zeiten des Arbeitskräftemangels kommt dieser Aufgabe eine besondere Bedeutung zu. Die optimale Nutzung vorhandener personeller Ressourcen wird zunehmend wichtiger, wenn die externe Personalbeschaffung an ihre Grenzen gerät. Die Personalentwicklung und die Personalbindung erlangen auch aus diesen Gründen einen immer höheren Stellenwert. So rückt die Personalbedarfs- und Personalstrukturplanung als zentrale Aufgabe der HR-Bereiche immer mehr in den Mittelpunkt.

Die Erkennung von Zusammenhängen in den HR-Daten spielt eine umso größere Rolle, um zielgerichtete und damit wirksame Maßnahmen zu entwickeln. Kennzahlensysteme und ihre Darstellung in HR Analytics Systemen sind der zentrale Schlüssel zum Erfolg.

Facetten der Personalstrukturplanung 

 Während sich das strategische Personalcontrolling gemäß Definition mit langfristigen Entwicklungen, Trends und Maßnahmen im Zuge von Veränderungsprozessen befasst, zielt die operative Personalplanung auf kurzfristige Maßnahmen, die die Erreichung der strategischen Ziele unterstützen.

Gemäß dieser Definition sind sowohl die strategische Planung als auch die operative Planung des Personals auf die Personalziele und dementsprechend auch auf die Unternehmensziele ausgerichtet. Eine gute Personalplanung ist gekennzeichnet durch regelmäßige Statusbestimmungen und Plan-Ist-Analysen, um potenzielle quantitative oder qualitative Personalengpässe oder -überschüsse rechtzeitig identifizieren zu können. Nur so können steuernde Maßnahmen zur Korrektur ungewollter Entwicklungen eingeleitet und auf die gesetzten Ziele ausgerichtet werden (vgl. Abbildung Facetten des Personalcontrollings).

Im strategischen und operativen Kontext werden sowohl Personalbedarfs- als auch Personalbestandsplanung durchgeführt. Um dabei qualifikationsspezifische Aussagen zur Deckung des künftigen Personalbedarfs ableiten zu können, muss eine funktionale und strukturelle Gruppierung der Bedarfe und des Bestands (z. B. nach Funktionsgruppe, Jobfamilien oder ähnlichen Strukturmerkmalen) erfolgen.

Folgende Fragen stehen bei der Personalbedarfsplanung und der Personaleinsatzplanung im Mittelpunkt:

• Wie viel Personal wird benötigt?
•  Welche Qualifikation (Know-how) muss dieses Personal haben?
•  Wo wird dieses Personal benötigt?
•  Wann wird dieses Personal benötigt?

Die operative Personalbedarfsplanung kann mit Hilfe verschiedener Methoden erfolgen. Die Kennzahlenmethode findet Verwendung, wenn sich aus mengenbasierten Prozessplanungen die erforderlichen Personalkapazitäten ableiten lassen. Diese Methode wird zumeist in Unternehmen mit standardisierten Produktionsprozessen angewandt. In Umgebungen mit hoher Individualität kommt eher die Schätzmethode zum Einsatz, bei der durch die Führungskraft Bottom-up der Personalbedarf auf Basis von Erfahrungen geplant wird.

Unterschieden wird in der Personalbedarfsplanung grundsätzlich zwischen dem Einsatz-, Reserve-, Neu- oder Ersatzbedarf. Entscheidend ist dabei die Frage, wie die identifizierten Bedarfe gedeckt werden sollen. Da sich bei der aktuellen Arbeitsmarktsituation die Personalbeschaffung und der Ausbau des Personalbestands oft als schwierig erweist, werden zunehmend Anstrengungen unternommen, ungenutzte Potentiale zur Bedarfsdeckung zu identifizieren und nutzbar zu machen – insbesondere im Kontext der qualitativen Personalplanung und des Einsatz- und Reservebedarfs.

Die Personalbestandsplanung – auch Workforce Management genannt – erfolgt hingegen auf Basis des aktuellen Mitarbeiterbestands, ergänzt um bereits bekannte Entwicklungen (z. B. Renteneintritte, Auslaufen befristeter Verträge, Übernahme von Auszubildenden) und getroffene Annahmen (z. B. Beförderungen). Auch dieser Personalplanungsschritt kann durch die Führungskraft stattfinden.  Da diese Planung auf vorhandenen Tatsachen und Daten beruht, können durch die Verwendung einer Software-basierten Personalbestandsplanung die Aufwände dabei deutlich reduziert werden.

Bereits bekannte Entwicklungen können automatisiert extrapoliert und intuitiv um getroffene Annahmen ergänzt werden. Weiterhin bietet diese Art der Planung die Möglichkeit, verschiedene Szenarien zu entwickeln und nachfolgend gegenüberzustellen. So können beispielweise die Auswirkungen, welche durch die Eröffnung eines weiteren Standortes entstehen, transparent gemacht werden. In einer solchen Software-basierten Lösung wird üblicherweise sowohl die Personalplanung als auch die Personalkostenplanung erfolgen.

Unterstützung durch People Analytics / HR Analytics

Aus dem prognostizierten Personalbedarf wird im Abgleich zum prognostizierten Personalbestand die Personaldeckung bzw. der Deckungsbedarf abgeleitet (Gap-Analyse). Dem Know-how des Planungsverantwortlichen kommt bei dieser Gap-Analyse eine besondere Bedeutung zu. HR Analytics Systeme unterstützen diese Aufgabe, indem die Vielzahl der Einflussfaktoren und ihre Zusammenhänge strukturiert visualisiert werden. Als Basis sollte dabei ein themenübergreifender Single-Point-of-Truth für Personaldaten dienen, um die Datenqualität zu erhöhen und Aufbereitungsprozesse zentral zu automatisieren. Durch die kontextspezifische (zielgerichtete) Gestaltung der HR Analytics Auswertungen (HR Dashboards) und entsprechende Auswahl von Kennzahlen können die Verantwortlichen in der Personalplanung die spezifischen Fragestellungen, die sich aus dem Kontext der Personaleinsatzplanung ergeben, beantworten.

Einflussfaktoren und ihre Bedeutung für die Personalplanung

Die Kenntnis über Wirkungszusammenhänge und Einflussfaktoren für bestimmte Entwicklungen ist elementar für die Personalplanung. Wird bei der GAP-Analyse beispielweise ein quantitativer Personalengpass identifiziert, so bedeutet dies lediglich, dass der aktuelle Bedarf nicht gedeckt wird und nicht zwangsläufig, dass zur Lösung dieser Unterdeckung neues Personal eingestellt werden muss. Durch entsprechende Maßnahmen können vorhandene Potenziale geborgen und so die Deckung der Personalbedarfe, z. B. durch interne Personalbeschaffung oder Personalentwicklung, zielgerichtet unterstützt werden.

Entscheidend ist, dass die Gestaltung wirkungsvoller Maßnahmen nur möglich ist, wenn Zusammenhänge, Wirkungsketten und damit unternehmensindividuelle Einflussfaktoren transparent gemacht werden. So können z. B. Maßnahmen zur Personalentwicklung mittelfristig Qualifikationsdefizite ausgleichen oder Ausbildungsprogramme und die Übernahme von Auszubildenden dem demografischen Wandel entgegenwirken. Ein Beispiel für eine zielgerichtete Maßnahme wäre z. B. die Planung von Qualifikationskampagnen sowie Maßnahmen zur Personalbeschaffung auf Nachwuchskräfte, anstatt auf hochspezialisierte Experten auszurichten.

Nur wenn die Ursachen für Personalengpässe oder -überschüsse bekannt sind, lassen sich zielgerichtete und damit wirkungsvolle Maßnahmen ableiten. Die Identifikation und die nachfolgende Analyse ebendieser relevanten Einflussfaktoren sind somit entscheidend für den Erfolg der HR-Arbeit.

Im Kontext der Mitarbeiterverfügbarkeit für die Personaleinsatzplanung ergeben sich daher z. B. folgende Fragestellungen:

• Gibt es Krankheitswellen, die sich zu bestimmten Zeitpunkten im Jahresverlauf häufen, wodurch kurzfristig Ersatzbedarf entsteht?
• Gibt es Mitarbeiter, die sich in Mutterschutz oder Elternzeit befinden und dementsprechend nicht zur Verfügung stehen?
•  Gibt es Mitarbeiter, die sich aktuell in Aus-/Fortbildung befinden und dementsprechend reduziert zur Verfügung stehen?
•  Gibt es Hinweise darauf, dass Abwesenheiten durch Krankheit auf die Arbeitssicherheit, die Ergonomie am Arbeitsplatz oder auf die Qualität der Führung zurückgeführt werden können?
•  Gibt es Hinweise darauf, dass Prozesse effizienter gestaltet werden können (Rüstzeiten, Besprechungen, Projektmanagement, persönliche Verteilzeit)?

Die für einen konkreten Planungsfall relevanten Einflussfaktoren zu erkennen, ist die Aufgabe des HR-Controllings und gelingt nur, wenn Transparenz in den Datenbeständen geschaffen wird und so Zusammenhänge erkennbar werden.

Dashboards für die interaktive Analyse der HR-Daten

Dashboards in HR Analytics Systemen sind mehr als nur die Visualisierung statistischer Kennzahlen. Sie erlauben dem Empfänger die interaktive Analyse der HR-Daten. Im Fokus steht dabei i. d. R. eine konkrete fachliche Fragestellung (s. o.). Sie erlauben es, ausgehend von einer übergeordneten Perspektive (Abb. 1) tiefer in die Details der fachlichen Themenbereiche einzutauchen, um Zusammenhänge erkennen und damit Ursachen von Entwicklungen identifizieren zu können. HR Analytics Dashboards sind daher kontextspezifisch aufzubauen – sie müssen jedoch weiterhin generisch in ihrer Anwendung bleiben. Auf Grund der sich daraus ergebenden Komplexität kommt ihnen eine besondere Bedeutung zu.

Abbildung 1: Ausgangspunkt für Personalanalysen in noventum HR Analytics 

Das noventum Vorgehensmodell zum Information Design leitet HR-Controller beim Aufbau der Dashboards im Self-Service, damit eindeutige, aussagekräftige und flexible Berichte zur Unterstützung des HR-Controllings entstehen. Die wichtigste Voraussetzung ist dabei ein strukturierter, zentraler Bestand an HR-Daten – der HR SPOT (Single Point of Truth) – in dem die Daten der verschiedenen operativen Systeme zusammenfließen und konsistent für People Analytics aufbereitet werden.

noventum HR Analytics ist modular aufgebaut und adressiert verschiedene Themengebiete der HR-Arbeit. Im Fokus der Tools steht dabei die Analyse zur Unterstützung der Personalplanung. Dabei werden Lösungen sowohl für das Datenmanagement inkl. der Verarbeitungsprozesse (noventum HR SPOT) als auch die Visualisierung und Auswertungen (noventum HR Dashboards) angeboten. Als integriertes Modul dieses Systems unterstützt noventum HR Planning als Planungslösung die operativen Prozesse der Personalbestandsplanung sowie der Personalkostenplanung. So dient der zentrale Datenraum im HR SPOT einerseits als Lieferant der Basisdaten für die Planung sowie andererseits als Empfänger der Planungsergebnisse, die zu Plan-Ist-Vergleichen in den HR Dashboards herangezogen werden.

Abbildung 2+3: Die Erkennung von Trends, Frühwarnindikatoren oder auch die Wirksamkeitsmessung von Maßnahmen erfolgen idealerweise in interaktiven Dashboards (hier am Beispiel des noventum HR Analytics). Exemplarisch kann aufbauend auf einer Personalstrukturanalyse (FTE-Verteilung über verschiedene Merkmale) die Analyse von Fehl- oder Arbeitszeitverteilungen über verschiedene Personalstrukturmerkmale erfolgen. Die gewonnenen Erkenntnisse können genutzt werden, um Anpassungsbedarfe im Gesundheitsmanagement oder der Arbeitsorganisation zu erkennen oder zu verifizieren und so zielgerichtete Optimierungsmaßnahmen abzuleiten.

Einflussfaktoren lassen sich in generelle und unternehmensspezifische Einflussfaktoren unterteilen. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, sowohl direkte als auch indirekte Einflüsse auf die Planung transparent zu machen.

Direkten Einfluss auf einen quantitativen Personalengpass hat wie oben beschrieben die Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Die tatsächliche für produktive Arbeit verfügbare Zeit der Mitarbeiter ergibt sich aus der Differenz zwischen der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit und dem Abzug durch persönliche Verteilzeit, Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten (z. B. Elternzeit, Fortbildungen).

Indirekten Einfluss auf die beschränkte Verfügbarkeit z. B. durch Krankheit hat dann wiederum die Gestaltung des Arbeitsplatzes (z. B. hinsichtlich Ergonomie oder Arbeitssicherheit) oder die Qualität der Führungskraft.

Die Analyse von Einflussfaktoren kann durch ein umfassendes HR Reporting unterstützt werden. Durch Identifikation direkter und indirekter Einflussfaktoren wird auch deutlich, ob tatsächlich ein Ausbau des Personalbestands erforderlich ist oder ob andere zielgerichtete Maßnahmen die Verfügbarkeit von Mitarbeitern erhöhen können. Mit Hilfe regelmäßiger Plan-Ist- (Personalaufbau) oder auch Soll-Ist-Analysen (Erhöhung der Arbeitsplatzergonomie) im HR Reporting kann die Wirkung der gewählten Maßnahmen (z. B. Personalaufbau oder Erhöhung der Arbeitsplatzergonomie) analysiert und ggf. nachgesteuert werden.

Fazit

Die relevanten Einflussfaktoren bei der Personalplanung zu berücksichtigen, unterstützt den Aufbau eines antizipativen Steuerungssystems im HR-Controlling.

Dies gelingt nur, wenn kontextspezifische Dashboards zur Analyse zur Verfügung stehen, die Transparenz in die HR-Kennzahlen bringen.

Der Einsatz einer Software-basierten Personalplanung trägt auf dem Weg zu einer transparenten, robusten und auf die Unternehmensziele ausgerichteten Personalplanung maßgeblich bei und fügt sich in den entstandenen Steuerungskreis ein.

Basis für die Wirksamkeit eines solchen, modernen HR-Controllings sind neben funktionierenden operativen HR-Managementsystemen vor allem valide und flexibel verfügbare HR-Kennzahlen.

So werden durch interaktive HR Dashboards Wirkungszusammenhänge sichtbar. Die durch kontinuierliches Monitoring gewonnene Transparenz trägt zur Maßnahmensteuerung bei und bildet eine wichtige Säule einer erfolgreichen HR-Arbeit.