Die virtuelle Mitarbeiterversammlung

„corporate culture“ braucht Begegnung

Unternehmen, die verteilt und selbstorganisiert arbeiten, zeichnen sich meist durch besonders kreative, interaktive und erlebnisreiche Zusammenkomm-Events aus. Dies habe ich in vielen Gesprächen mit der „Great Place to Work Community“ erfahren. Auch bei meinem Besuch bei dem niederländischen Vorzeigeunternehmen für Selbstorganisation Buurtzorg wurde dies als eines der wenigen unverrückbaren Spielregeln bekräftigt. Dem selbständigen Arbeiten in kleinen Teams, denen volles Vertrauen geschenkt wird, muss eine erlebbare „corporate culture“ hinzugefügt werden. Bis vor wenigen Wochen galt die goldene Regel, dass dies nur in Form eines körperlichen Zusammentreffens erfolgen kann, das idealerweise von hausinternen Eventmanagern liebevoll gestaltet und organisiert wird.

Die „klassische“ Mitarbeiterversammlung bei noventum

So sehen wir dies auch bei uns und haben dazu eine Vielzahl von Formaten entwicklt, z.B. die zweimal im Jahr stattfindenden ganztägigen Mitarbeiterversammlungen. Am Vormittag stehen dabei praxisnahe Workshops von Experten für Experten auf der Agenda, bei denen viel diskutiert und interagiert wird. Wir nennen diesen Teil den „Felix“-Tag, nicht nur, weil er viele Mitarbeitende glücklich macht, sondern weil unser Felix diesen „erfunden“ hat. Am Nachmittag werden dann unternehmensweite Informationen verbreitet, novis geehrt, und Einblicke in einige unserer Projekte gegeben. Garniert wird die gesamte Veranstaltung meist mit Hobby- oder Reiseberichten der Kolleginnen und Kollegen. Diese sehr persönlichen Einblicke sind das „Salz in der Suppe“, die verdeutlichen, dass bei uns Menschen und nicht nur Arbeitskräfte tätig sind. Abgerundet werden diese habjährlichen Events immer durch ein gemeinsames Dinner in lockerer Umgebung. Das Event „Mitarbeiterversammlung“ ist ein wichtiger Baustein für unsere „corporate culture“. Üblicherweise nutzen ca. 80% der Belegschaft diese Plattform der Kollegenkommunikation. Nach jedem Event führen wir anonyme Onlineumfragen durch, um die Qualität der Veranstaltung, den Nutzen der Vorträge/Workshops, die allgemeine Stimmung festzustellen und daraus im Sinne der Exzellenz zu lernen.

Funktioniert eine Mitarbeiterversammlung auch virtuell?

Am 20. März war es dann wieder soweit: Das Programm stand schon seit Wochen, die Speaker hatten sich gut vorbereitet und waren voller Vorfreude und Anspannung. Doch diesmal war alles anders. Zwei Wochen vor dem geplanten Termin waren wir uns im strategischen Steuerungskreis einig, dass wir das Risiko im Hinblick auf das herannahende Corona-Problem nicht eingehen wollten, obwohl wir uns schon sehr auf diese Veranstaltung gefreut hatten. Und es war uns schnell klar, dass wir das Experiment einer virtuellen Mitarbeiterversammlung wagen wollen und dabei möglichst viel von der üblichen Emotionalität ins Netz tragen möchten. Um die Komplexität zu reduzieren und die Mitarbeitenden nicht zu überfordern, haben wir uns zuerst entschieden, den „Felix-Tag“ nicht an diesem Tag durchzuführen und stattdessen verteilt an verschiedenen Terminen online durchzuführen. Die nachmittägliche Mitarbeiterversammlung sollte jedoch in seinen Grundstrukturen erhalten bleiben. Als Onlineplattform haben wir uns für O365 entschieden, da wir damit am besten vertraut sind und es alle Funktionen, die wir brauchen, sehr gut abbildet. Challenge accepted!

Experiment geglückt

Und dann kam am 20. März die Bewährungsprobe. Einige wenige Menschen saßen bei uns mit großem Abstand voneinander in der Geschäftsstelle. Die Speaker und Zuhörer waren verteilt in ihren Home-Offices und hofften, dass alles reibungslos über die Bühne geht. Und das ging es. Dank unserer fantastischen Moderatoren bzw. Produzenten liefen die Präsentationen wie am Schnürchen, der Chatkanal wurde während der Vorträge intensiv genutzt und war damit ein sehr wichtiges Resonanzforum und mit dem Befragungswerkzeug MS Forms konnten wir immer wieder die Meinung der Mitarbeitenden anonym und strukturiert erheben und direkt darauf eingehen. Das war diesmal besonders wichtig, da wir uns auf vielfältige Weise auf die Corona Auswirkungen für unser Geschäft vorbereiten und wir hierzu Ideen und Meinungen der Kollegen nutzen wollten.

Auch den bewährten Hobby- und Reisebericht konnten wir sehr gut einbauen. Unsere Azubis Dennis und Fabian haben in beeindruckender Weise Ihre Präsentation über ihren Auslandseinsatz in Litauen gehalten und damit die Kollegen an dieser besonderen Zeit teilhaben lassen. Das lockere Beisammensein des harten Kerns bei Pizza und Bier fand dann schließlich in unserem virtuellen Bistro, das sich seit einiger Zeit großer Beliebtheit erfreut, statt.

Fazit

Den „spirit“ unserer Mitarbeiterversammlungen konnten wir überraschend gut ins Netz transformieren. Die hohe Teilnahmequote und die guten Bewertungen in den abschließenden Befragungen haben dies auch mit harten Fakten belegt. Voraussetzung für das gute Gelingen war einerseits mit O365 ein guter Werkzeugkasten und andererseits eine akribische Vorbereitung der Produzenten, Moderatoren und Referenten. Mit der Chat-Funktion sind sogar bereichernde Elemente hinzugekommen, die wir bei den körperlichen Mitarbeiterversammlungen nicht genutzt haben. Ungewohnt war schon die Einsamkeit der Redner und der fehlende Applaus (den könnten wir ja beim nächsten Mal einspielen). Ich glaube, dass diese Form der Pflege von „corporate culture“ unabhängig von einer Pandemie zukünftig häufiger genutzt wird. Ich glaube aber auch, dass wir zukünftig von Zeit zu Zeit wieder körperliche Mitarbeitersammlungen durchführen werden, dies aber weniger häufig und mit Elementen, die nur mit Körperlichkeit möglich sind.