Die intelligente Zukunft des Bewerbermanagements
Persis-Software digitalisiert konsequent die Personalbeschaffung
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Bewerbermanagement, HR Consulting, HR-Digitalisierung, People & Culture
„Sind Sie es leid, sich durch hunderte von Bewerbungen zu wühlen und dabei wertvolle Zeit zu verlieren? Möchten Sie den Recruiting-Prozess effizienter und transparenter gestalten? Die Candidate Experience verbessern und die offenen Vakanzen schneller mit den passenden Kandidat:innen besetzen?“
Der Württemberger Personal-Software Produzent Persis ist seit 1987 konsequent der Lösung dieser und anderer Fragen der Personalwirtschaft auf der Spur und mit seiner integrierten Gesamtlösung heute einer der Marktführer im deutschsprachigen Raum. Phillip Krieger, noventum Business Development Manager im Bereich HR-Digitalisierung, stellt in diesem Beitrag das Persis-Modul „Bewerbermanagement“ vor.
Personalmanagement muss als Prozess ganzheitlich digital abgebildet werden
Viele Unternehmen haben noch nicht die beste Bewerbermanagement-Software für sich gefunden und schöpfen somit das Potenzial der Digitalisierung nicht aus. Die Bewerbungsunterlagen werden oftmals noch unstrukturiert per E-Mail weitergeleitet oder den Fachabteilungen und Führungskräften über die Hauspost zur Verfügung gestellt. Da es keinen klar definierten und standardisierten Workflow gibt, weil das richtige e-Recruiting Tool fehlt, erhöhen diese Prozesse die Durchlaufzeit. Somit steigt die Time-to-hire und die Stellen bleiben länger unbesetzt. Beim Bewerbermanagement-Software-Vergleich sollte darauf geachtet werden, dass das System möglichst den gesamten Einstellungsprozess abbilden kann.
Mit der Recruiting-Software von Persis können Sie effizienter und strukturierter arbeiten. Dank Ihres digitalen Schreibtisches behalten Sie den Überblick und können sich auf die wirklich qualifizierten Bewerber konzentrieren.
Die Bewerbermanagement-Software kann unabhängig von anderen Modulen genutzt werden und ist der ideale Einstieg, um den gesamten Personallebenszyklus zu digitalisieren. Der komplette Bewerbungsprozess, von der Ausschreibung der Stelle über die Terminierung der Vorstellungsgespräche bis zum Vertragsmanagement, kann mit dieser Software-Lösung effizient und transparent abgebildet werden. Zudem können unternehmensspezifische Anforderungen, wie z. B. die Einbindung eines Betriebsrates oder der Mitarbeitervertretung in den Entscheidungsprozess, berücksichtigt werden.
- Alle wichtigen Schritte auf dem digitalen Schreibtisch.
- Modul „Bewerbermanagement“ kann einzeln genutzt werden.
- Bewerbermanagement als Einstieg in die vollständig digitale Personalarbeit.
- Alle Keyplayer werden am digitalen Prozess beteiligt.
Wie können Stellenanzeigen zentral verwaltet werden, sodass Sie die Übersicht behalten und sich der Verwaltungsaufwand reduziert?
Mit der Bewerbermanagement-Software von Persis können Sie Ihre Stellenausschreibungen & Publikationen aus einem Tool heraus steuern. Über XML-Schnittstellen können alle gängigen Jobportale, wie z. B. StepStone, meinestadt.de und Indeed an die Software angebunden werden. Gleichzeitig ist eine Integration in Ihre Homepage, sowie die Veröffentlichung im internen Stellenmarkt möglich.
Mit dem Bewerbermanagement-Dashboard behalten Sie stets den Überblick über anstehende, aktuell geschaltete und auslaufende Publikationen. Sie können aus der Ansicht heraus mit wenigen Klicks nachsteuern und sparen sich den manuellen Verwaltungsaufwand mit Excel-Tabellen. Zudem können die Ausschreibungen in Ihrem Corporate Design auf Ihrer Karriereseite veröffentlicht werden und interessierte Bewerber:innen können die Such- und Filterfunktion nutzen, um die passenden Stellen schnellstmöglich zu finden.
- Stellenausschreibungen auf externen und internen Plattformen mit einem Tool steuern.
- Nachbesserungen mit einem Klick auf allen Plattformen.
- Such- und Filterfunktion für Bewerber:innen
E-Recruiting Award für persis Bewerbermanagement-Software
2022 hat das IT-Marktanalyseunternehmen techconsult zum 4. Mal mehr als 3.000 Anwenderunternehmen um Bewertung der von ihnen genutzten HR-Software gebeten. Als einer der besten Anbieter wurde das HR-Software Unternehmen Persis für sein Modul E-Recruiting ausgezeichnet. Mehr als 80 Hersteller, die auf dem deutschsprachigen Markt Softwarelösungen für die Digitalisierung und Optimierung der Prozesse in den HR-Abteilungen anbieten, standen bei der Befragung im Fokus.
In der Kategorie „E-Recruiting“ wurden Softwarelösungen bewertet, die den gesamten Prozess der Personalbeschaffung und -auswahl mithilfe elektronischer Tools abbilden. Es geht dabei um die Unterstützung von Personalverantwortlichen sowie Recruitern und darum, transparente und gleichermaßen zeitsparende Abläufe in der Personalbeschaffung zu gestalten.
Daten umfassend und mühelos aufnehmen – der Parser erleichtert Bewerber:innen und Personalmanager:innen die Arbeit
Die erste Vorauswahl von Bewerber:innen findet statt, wenn die schriftlichen Bewerbungen vorliegen. Qualifikationen, Erfahrungen und andere personenbezogene Daten müssen verglichen werden, die Lebensläufe, Zeugnisse und Gehaltsvorstellungen werden für eine erste kritische Vorauswahl nebeneinandergestellt. Damit das Recruiting-Team sowie die Fach- und Führungskräfte Ihres Unternehmens die Bewerber vergleichen und eine fundierte Entscheidung treffen können, sollten möglichst viele Informationen zum Kandidaten digital vorliegen. Doch wie kommen diese Daten am effizientesten in das Bewerbermanagement System?
In der Praxis fehlt den HR-Mitarbeitern meist die Zeit, die Daten aus den Lebensläufen vollständig in eine Personalsoftware zu übertragen. Die e-Recruiting-Lösung von Persis bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Bewerberformulare (z. B. für Führungskräfte oder Auszubildende) auf Ihrer Karriereseite zu hinterlegen. Die Kandidat:innen müssen somit nur die für Sie relevanten Felder für eine erste Kontaktaufnahme ausfüllen, die Hürde kann dadurch niedrig gehalten werden.
Um den Bewerber:innen die Mühe zu ersparen, das Formular händisch zu füllen, kann zudem die Parsing Funktion zur Verfügung gestellt werden. Durch das Auslesen des Lebenslaufs werden die Felder automatisch gefüllt. Diese Funktion ist auch vom Smartphone aus nutzbar, da sich die Seite responsiv verhält und somit an die mobile Endgeräte anpasst. Neben dem Lebenslauf können zudem auch die Profile aus sozialen Netzwerken wie LinkedIn und Xing ausgelesen werden. Mit diesen Funktionen kommen Sie der One-Click-Bewerbung sehr nah und Ihr Unternehmen wirkt auch nach außen modern.
Durch die zusätzliche Einbindung von zentralen E-Mail-Adressen bieten Sie den potenziellen neuen Mitarbeiter:innen neben dem Bewerberportal eine weitere Möglichkeit sich zu bewerben. Die Bewerberakte kann direkt aus dem in Persis integrierten Postfach heraus erstellt werden (Zeitersparnis, keine Systembrüche etc.).
An dieser Stelle kann der HR-Mitarbeiter ebenfalls das CV-Parsing nutzen. Hierbei steht eine Vorschaufunktion zur Verfügung, die es dem HR-Mitarbeiter ermöglicht, Angaben zu ergänzen oder zu berichtigen. Somit kann der gesamte Inhalt des Lebenslaufs, von der Anschrift über den Bildungsweg bis hin zu den Kenntnissen & Qualifikationen, mit wenigen Klicks in die Datenbank aufgenommen werden. Dadurch wird auch der Prozess der E-Mail-Bewerbung verschlankt und durch Massenaktionen mit Brief & E-Mail-Vorlagen, die auch zeitversetzt ausgelöst werden können, wird den Recruiting-Teams großer Unternehmen zusätzlich Aufwand erspart.
Egal ob die Bewerbungen per E-Mail, Homepage oder auf dem Postweg eingehen, der Parser erspart Ihnen die manuelle Datenerfassung und bringt Ihr digitales Bewerbermanagement auf das nächste Level. Außerdem erkennt das System mögliche Doppelbewerbungen und schlägt Ihnen Lösungen vor, wie mit diesen verfahren werden kann.
- Unterschiedliche Bewerberformulare für eine gezielte Datenabfrage.
- Parsing-Funktion zum Auslesen von Lebensläufen und Karrierenetzwerken.
- Anlegen der Bewerberakte aus dem Persis-Postfach.
Wie können die Fachabteilungen und Führungskräfte in den Bewertungs- und Auswahlprozess mit eingebunden werden?
Das Bewerbermanagement von Persis ist ein browserbasiertes Tool. Die beteiligten Fach- und Führungskräfte können dezentral integriert werden, ohne dass die Software bei ihnen lokal installiert werden muss. Die Bewerberakte kann den Entscheidern mittels digitalem Aktenumlauf befristet zur Verfügung gestellt werden. Die Frist, um die Unterlagen zu sichten, zu vergleichen und zu bewerten, kann individuell definiert werden. Neben den Standardfunktionen zur Bewertung der Kandidaten können auch individuelle Beurteilungsbögen hinterlegt werden, um die Bewertung möglichst objektiv und vergleichbar zu gestalten.
Die Reaktionsgeschwindigkeit kann im Bewerbungsprozess entscheidend sein, um Talente für sich zu gewinnen. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die HR-Abteilung durch die Umstellung von der physischen Hauspost auf den digitalen Aktenumlauf und die daraus resultierende erhöhte Transparenz inklusive Fristenüberwachung das benötigte Feedback schneller erhält. Da sich die Abteilungsleiter:innen der Fachbereiche normalerweise nicht täglich in die HR-Software einloggen, können sie mit automatisierten Erinnerungen per E-Mail auf ihre offenen to-dos hingewiesen werden. Diese Mails enthalten zudem eine direkte Verlinkung zur jeweiligen Aufgabe.
- Integration von Führungskräften in den Bewerber-Auswahlprozess durch browserbasierte Eingabemöglichkeiten.
- Automatisierte Erinnerungsfunktionen und Terminvergabe an Fach- und Führungskräfte.
Gesprächstermine direkt aus der Bewerbermanagement Software heraus anlegen
Auch die Terminierung von ersten Online-Interviews bis zu Vorstellungsgesprächen in Präsenz kann über das e-Recruiting abgebildet werden. Neben der Einladung der Kandidat:innen mittels Korrespondenzvorlagen können auch die unternehmensinternen Teilnehmer:innen einbezogen werden. Hierbei berücksichtigt das System die im Persis Mitarbeiterkalender gespeicherten Termine. Zudem können die Einträge aus dem Kalender automatisiert an Outlook oder Google-Kalender übergeben werden. Dadurch sind die Bewerbungsgespräche auch dort ohne zusätzlichen Aufwand hinterlegt.
Nach dem durchgeführten Gespräch können die Teilnehmer:innen ihre Beurteilung zu den Kandidaten:innen im System hinterlassen. Die HR-Abteilung kann daraufhin, je nach Ergebnis, Vorlagen oder Workflows nutzen, um weitere Schritte durchzuführen. Zum Beispiel muss in Unternehmen mit einem Betriebsrat oder einer Mitarbeitervertretung vor der Einstellung noch die Genehmigung dieser Gremien eingeholt werden. Damit es auch hier keine Verzögerungen durch Medienbrüche gibt, kann dieser Prozess ebenfalls in der Software abgebildet werden.
- Automatisiertes Terminmanagement für Fach- und Führungskräfte mit Integration von Firmen-Kalendern.
- Abbildung idealer Prozessschritte (schrittweise Einbindung von Shareholdern) in Persis.
Eine erfolgreiche Partnerschaft mit noventum
Persis hat nunmehr über 30 Jahre Erfahrung und hat sich 2017 für noventum consulting als Vertriebs- und Implementierungspartner (für Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Bremen und Hamburg) entschieden. Die modulare HR-Software erleichtert mehr als 500 mittelständischen Unternehmen und Konzernen aus der DACH-Region die Personalverwaltung.
Das HRM-Team von noventum betreut, als zuverlässige und kompetente HR-Management Beratung, Kunden bei der Einführung, Anpassung und dem Ausbau ihrer Persis Lösung. Zudem können Sie bei noventum von zusätzlicher Expertise und unterschiedlichen Solutions aus den Bereichen IT Management Consulting, Data & Analytics und People & Culture profitieren.
Wie wird im System aus einer Bewerber:in eine Mitarbeiter:in? Der Weg vom Vertragsmanagement zur Digitalen Personalakte.
Wenn die geeigneten Kandidat:innen gefunden wurden, können Sie mit der Recruiting-Software den Arbeitsvertrag für Ihre zukünftigen Mitarbeitenden erstellen. Die Software überprüft dabei automatisch, ob für die Vertragserstellung alle relevanten Dokumente und Daten hinterlegt sind.
Nach dem Versand des Arbeitsvertrages an den zukünftigen Mitarbeitenden und der Rücksendung des unterschriebenen Dokuments, können Sie die Informationen aus dem Bewerbermanagement wie z.B. Lebenslauf, Vertrag etc. sowie weitere notwendige Dokumente in den Personalmanager und die digitale Akte von Persis übernehmen.
Nun kann der Onboarding Workflow starten. Mit der Fristenüberwachung inklusive Erinnerungsfunktion, den Aufgabenlisten, der prozessualen Aufbereitung und der aggregierten Darstellung der wichtigsten Informationen im Bewerbermanagement-Dashboard behalten Sie stets den Überblick über Ihren Recruiting-Prozess.
- Erstellung von Arbeitsverträgen in Persis.
- Übernahme aller relevanten Daten aus dem Bewerbungsprozess in die Digitale Personalakte.
Die besondere Qualität der integrierten Persis Personalsoftware ist ihre Tiefe im Detail und ihr durchdachter Aufbau in einzelnen Modulen. Ob bei der schrittweisen Einführung der Software oder im Betrieb: die Persis-Software wächst mit den Anforderungen der Nutzer und hat auch für besondere Anforderungen oder Rahmenbedingungen eine durchdachte Lösung.
FAQ
Muss die Software für jeden Anwender installiert werden?
Nein, da es sich bei Persis um eine browserbasierte Webanwendung handelt, benötigen Ihre Mitarbeiter:innen nur einen gängigen Browser (z. B. Edge, Safari, Chrome oder Firefox), damit sie auf das System zugreifen können.
Ist Persis eine Cloud basierte Software?
Sie könne Persis als Software-as-a-Service (SaaS) beziehen und müssen sich somit nicht um den Betrieb der Server, die Wartung, das Fallback-Szenario usw. kümmern. Falls Ihre IT jedoch die benötigten Kapazitäten hat und die Hoheit über die Server behalten möchte, steht Ihnen frei, die Lizenzen zu kaufen und die Server selbst zu betreiben.
Werden die Server in der Cloud-Variante in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben?
Ja, der Serverstandort ist Deutschland. Auch in einem Fallback-Szenario wird auf einen weiteren deutschen Standort zurückgegriffen. Zudem erfüllen die Rechenzentren auf Grundlage des Statement of Applicability (SoA Version 3.0) die Anforderungen der ISO/IEC 27001:2013.
Ist die Software DSGVO-Konform?
Ja, alle Daten werden vor unbefugten Zugriffen und Änderungen gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt und verschlüsselt übertragen. Da die Datenschutzerklärung im Bewerberpotal bei jedem Unternehmen individuell ist, ist für die Aktualität jedes Unternehmen selbst verantwortlich. Zudem muss an dieser Stelle erwähnt werden, dass trotz aller Sicherheitsmaßnahmen die größte Schwachstelle der Mensch selbst darstellt. Auch bei einer DSGVO-konformen Software müssen die Organisationen selbst dafür sorgen, dass die Mitarbeiter:innen die Vorgaben einhalten.
Unterstützt das Bewerbermanagement Tool auch bei der Entscheidungsfindung?
Durch die Hinterlegung individueller Anforderungsprofile kann der Matching Algorithmus Ihnen anzeigen, welche Kenntnisse und Qualifikationen dem jeweiligen Kandidaten fehlen. Somit sehen Sie beim Recruiting in kürzester Zeit, wer die Anforderungen am besten erfüllt.
Bleiben Bewerberdaten nach einer Absage erhalten?
Zur Aufnahme eines Bewerbers in einen Bewerberpool ist eine Einwilligung des Bewerbers gem. § 26 Abs. 2 BDSG erforderlich. Schon im Bewerberformular kann neben der Datenschutzerklärung auch die Zustimmung zur Aufnahme in den Bewerberpool abgefragt werden. Somit bleiben Ihnen diese Bewerberakten erhalten, damit Sie bei zukünftig zu besetzenden Stellen auf diesen Talent-Pool zugreifen können. Zudem kann eine Regel für die automatisierte Anonymisierung der personenbezogenen Daten hinterlegt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die vom Gesetzgeber vorgegeben Fristen eingehalten werden.
Gibt es ein besonderes Sicherheitskonzept bezüglich des Bewerberportals?
Ja, da an dieser Stelle von außen Dateien hochgeladen werden, empfehlen wir Ihnen, dafür eine zweite Umgebung einrichten zu lassen. Durch die Trennung von Bewerberdaten gegenüber Mitarbeiterdaten ist die größtmögliche Sicherheit gegeben.
Können individuelle Workflows angelegt werden?
Gerne befähigen wir Sie und Ihre HR-Mitarbeiter:innen mittels einer Schulung dazu, Workflows eigenständig anzulegen, zu verwalten und an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Für die Workflows können unterschiedlichste Auslöser, wie z.B. das Erreichen eines bestimmten Datums, genutzt werden.
Wie funktioniert das Rollen- und Berechtigungskonzept?
Personaler:innen und Mitarbeitende bekommen nur auf die Daten Zugriff, die sie sehen bzw. bearbeiten dürfen. Das Rollen- und Berechtigungskonzept kann nach Ihren Vorgaben an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Zudem können Vertreterregelungen und Verantwortlichkeiten auf Teamebene hinterlegt werden, damit keine Aufgabe liegen bleibt.
noventum consulting GmbH
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48155 Münster