Der WSW-Weg zur Datenaufbereitung und Analyse im HR-Controlling

Die Wuppertaler Stadtwerke nutzen für ihr Personal-Controlling künftig die Analyse-Software HR-Analytics der Münsteraner Unternehmensberatung noventum consulting. Bei der diesjährigen Messe Zukunft Personal Europe in Köln stellten sie gemeinsam das erfolgreiche Einführungsprojekt vor und gaben einen Ausblick auf zukünftige Entwicklungen. Der Nutzen der Software für die HR-Controller besteht darin, mit minimalem Aufwand komplexe Zusammenhänge analysieren und gezielt Handlungsempfehlungen aussprechen zu können.

Die WSW (Wuppertaler Stadtwerke) arbeiten für die Versorgung ihrer Stadt (350.000 Einwohner) mit Strom, Gas und Fernwärme, produzieren Trinkwasser und kümmern sich um die Entwässerung. Sie betreiben den öffentlichen Personennahverkehr (z.B. die Schwebebahn) und transportieren mit ihrem Mobilitätsangebot ca. 90 Millionen Menschen im Jahr. Mit ihrem Verbundpartner AWG organisieren sie auch die Entsorgung und verstehen sich mit diesem umfassenden Versorgungsauftrag als Partner, zuständig für Mensch und Natur. Mit 3.046 Beschäftigten gehört der WSW-Konzern zu den größten Arbeitgebern Wuppertals.

Effizientes Datenmanagement ist oftmals nur ein Wunsch, die Realität ist anders

Eine zentrale Aufgabe des Personalmanagements ist die Erhebung und Weitergabe von Kennzahlen und Werten, die aus diversen Quellen wie SAP oder anderen Systemen bezogen werden. Die einzelnen Berichtsempfänger - von Geschäftsführung über Fachbereiche bis zum Betriebsrat oder externen Behörden - haben unterschiedliche Erkenntnisbedürfnisse und entsprechend vielfältige Anforderungen. Die erhobenen Zahlen werden für die Steuerung und Planung benötigt, es werden Maßnahmen aus ihnen abgeleitet oder Projekte entwickelt. Die Weitergabe von Daten erfolgt in der Regel über die gängigen Office-Produkte (Word, Excel oder PowerPoint). Der manuelle Aufwand für Erhebung, Konsolidierung und Weitergabe ist erheblich und bindet Ressourcen. Die Datenaktualität ist entsprechend schwach und Personalabteilungen stoßen oft an ihre Grenzen.

„Das kann man besser machen“, formuliert Sascha Fette, Referent für HR-Controlling und Kostenplanung bei den WSW den dringenden Veränderungswunsch der WSW und das Ziel, „das Personalmanagement effizienter aufzustellen und mehr Zeit für Analysen und Maßnahmen zu haben.“ Auf der Suche nach Unterstützung kam für die Wuppertaler die Unternehmensberatung noventum consulting mit ihrer Lösung noventum HR-Analytics ins Spiel. „Wir sind bei vielen Kunden unterwegs und finden in der Regel genau so eine Situation vor,“ bestätigt Kay Kamphans von noventum die weitverbreitete Lage in den Personalabteilungen.

Personalcontrolling ist eine strategische Schlüsselfunktion

Das Personalcontrolling arbeitet für die Optimierung des Personaleinsatzes und liefert an Unternehmensleitung und Abteilungen das notwendige Zahlenmaterial. Dazu werden die bestehenden Daten analysiert und aufbereitet. An dieser Stelle setzt noventum HR-Analytics an und unterstützt die Personalabteilungen bei ihrer gewöhnlich aufwändigen Arbeit durch ein effizientes Datenmanagement.

Anforderungen an ein zeitgemäßes Berichtssystem

„Wir haben unsere Anforderungen für ein einheitliches Berichtswesen definiert. Wir wollen nicht nur berichten, sondern auch visualisieren“, skizziert Sascha Fette die Ausgangssituation des Projektes. „Wir brauchen eine einheitliche Datenbasis, verlässlich, sicher und präzise zu einem gegebenen Zeitpunkt: Personalstammdaten, Abrechnungsdaten, Abwesenheiten, Daten aus der Personalplanung. Als Betrieb mit einer starken Mitbestimmung ist unser natürlicher Ansprechpartner dabei immer auch der Betriebsrat, den wir von Beginn an aktiv in unser Projekt mit eingebunden haben.“ Ausgangspunkt für das HR-Analytics-Projekt der WSW sind SAP-Daten und Daten aus einer selbsterstellten digitalen Personalplanungsanwendung.

noventum HR-Analytics ist eine Komplettlösung für Reporting, Analyse und Planung

Kay Kamphans, als Projektleiter seitens noventum consulting für die HR-Analytics Einführung bei den WSW verantwortlich, stellte Aufbau und Vorzüge der noventum-Softwarelösung vor. Im Kern ist noventum HR-Analytics eine integrierte Lösung für Reporting, Planung und Analyse im Personalbereich. Sie basiert im Wesentlichen auf drei Säulen: dem HR-Planning, den HR Dashboards und dem HR Data Mart.

noventum Grafik 2 HR-Analytics Gesamtübersicht

HR-Planning ist die Lösung für Personalplanung und deckt die Personalbedarfsplanung, -bestandsplanung und -kostenplanung ab. Auf Einzeldatensatzebene und auf Basis vorhergehender Situationen können Planungen durchgeführt, Forecasts erstellt und Szenarien errechnet werden. Die Ergebnisse solcher Betrachtungen fließen fortlaufend in die Stammdaten ein und können kombiniert mit anderen Daten in den Dashboards dargestellt werden z.B. für Soll-Ist-Vergleiche.

Die HR-Dashboards sind die Visualisierungskomponente für Reports und Analysen. Adressatengerecht werden hier Daten und Berichte aufbereitet und zur Verfügung gestellt.  In der Regel werden interaktive und vordefinierte Dashboards vorgehalten. Es sind aber auch Ad-hoc Reportings möglich, wenn kurzfristige Anfragen die HR-Abteilung erreichen oder Analysen durchgeführt werden sollen, die über bestehende Reports nicht abgebildet werden können.. Eine besondere Rolle spielt in dem Kontext auch immer die Einrichtung eines mehrstufigen Berechtigungsmanagements, sodass die sensiblen Berichte die richtigen Adressaten erreichen.

Im Kern der noventum HR-Analytics Lösung steht der HR Data Mart. In ihm werden Daten aus beliebigen Quellsystemen automatisiert aufbereitet, verarbeitet und für das Reporting bereitgestellt. Die Daten aus z.B. Abrechnungssystemen, HRM-Systemen oder Recruiting-Systemen werden in einem analyseorientierten Datenraum zusammengeführt und gemeinsam auswertbar gemacht. Automatisierte Prozesse gewährleisten, dass diese Datenkonsolidierung nicht bei jedem Reporting oder jeder Ad-Hoc Anfrage erneut durchgeführt werden muss und die akutellen Daten jederzeit qualitätsgesichert verfügbar sind

Individuelle Quelldaten im Data Mart zum Single Point of Truth zusammenzuführen ist der eigentliche Aufwand für ein HR-Analytics Projekt

Personaldaten werden oftmals in sehr heterogenen Systemen vorgehalten. Sie auf der Ebene des HR-Data Mart zu einer verwertbaren und kombinierbaren Qualität zusammenzuführen macht ggf. Anpassungen nötig, die jedes noventum HR-Analytics Projekt besonders macht. Für die WSW mussten z.B. Daten aus einem individuellen Personalplanungssystem extrahiert und integriert werden.

Die HR-Prozesse, die die unterschiedlichen Datenqualitäten produzieren, sind u.a.

• Personalmanagement
• Zeitwirtschaft
• Gehaltsabrechnung
• Recruiting
• Learning
• Mitarbeiterzufriedenheit
• …

„Die Daten aus all den unterschiedlichen Prozessen integrieren wir in einem zentralen Datenpool, so dass in der Kombination aus Quellsystemen, Verarbeitungsprozessen, Reporting- und Planungssystem am Ende eine umfangreiche Suite entsteht, die Ihnen die Daten für Ihr Reporting zur Verfügung stellt,“ fasst Kay Kamphans die zentrale Funktion des HR Data Mart zusammen.

noventum Grafik 3 Technische Übersicht noventum HR-Analytics

Das WSW-Projekt: von manueller Datenaufbereitung hin zu Analysen und Handlungsempfehlungen

Lena Seeger, Referentin für Grundsatzfragen im Personalmanagement der Wuppertaler Stadtwerke, wies in ihrem Vortragsbeitrag auf einige Besonderheiten hin, die das HR-Analytics Projekt prägten und sowohl Herausforderung als auch Schlüssel zum Erfolg waren.

Die Datenbasis der Personalarbeit bei den WSW sind im Wesentlichen die HCM-Stammdaten aus dem SAP und die Daten aus der hauseigenen digitalen Personalplanung. Diese mussten durch entsprechende technische Schnittstellen verfügbar gemacht werden. Eine besondere Neuerung für die Wuppertaler war die Visualisierung der Daten in den HR-Dashboards durch das Frontend Microsoft Power BI. Durch die unmittelbare Verfügbarkeit des umfangreichen Datenbestands sowie die Flexibilität der Report-Erstellung eröffneten sich nun neue Möglichkeiten und Analyseszenarien, die zuvor im manuellen Reporting-Prozess nicht verfügbar waren.

Wesentliches Ziel des Projektes ist das Reporting. „Bevor wir das Frontend aufbauen konnten, mussten wir die Berichte konzipieren und uns fragen, was können wir auswerten und darstellen? Wir wollten weg vom Papier und von den unterschiedlichen Dateitypen und unsere Ergebnisse digital in das Unternehmen geben. Jeder Empfänger sollte am Ende sein Dashboard individuell, d.h. zielgruppenspezifisch aufbereitet, vorfinden“, erklärte Lena Seeger in ihrer Zusammenfassung. „Einfache und intuitive Dashboards zu gestalten, ist nicht so einfach und bedarf einiger konzeptioneller Arbeit.“ Daher wurden die zukünftigen Nutzer durch noventum in fokussierten Schulungen im eigenen Datenraum an die neuen Möglichkeiten herangeführt und in individuellen Coachings beim Aufbau der WSW Lösung begleitet.

Wurden bisher Berichte auf Excel-Basis monatlich oder quartalsweise erstellt, können nun jederzeit auch Ad-hoc Anfragen zügig beantwortet werden. Per Klick oder Filter können Zahlen für Wochen-, Monats- oder Jahresübersichten geliefert und einander gegenübergestellt werden. Soll der Fokus z.B. bei Abwesenheitszahlen auf einzelne Unternehmensbereiche oder auch -abteilungen gelegt werden, ist das ohne Aufwand möglich. Altersverteilung, Betriebszugehörigkeit oder Geschlecht können als Unterscheidungsmerkmal in die Analysen einfließen.

„Wir haben heute tagesaktuelle Daten in unseren Dashboards und können uns mit Analysen und Maßnahmen beschäftigen,“ resümiert Lena Seeger den Projekterfolg. „Jetzt geht es darum, unsere neuen Möglichkeiten ins Unternehmen zu tragen.“

noventum HR-Analytics bei den Wuppertaler Stadtwerken – Motivation, Nutzen und Ausblick – Vortrag auf der Zukunft Personal in Köln am 13. September 2022