Der nächste Schritt der HR-Digitalisierung

Der HR-Softwareanbieter Persis ist seit 35 Jahren am Markt und digitalisiert die HR-Prozesse seiner Kunden. Die Niedersächsischen Landesforsten, ein Unternehmen als Anstalt des Landes Niedersachsen mit über 1.300 Mitarbeiter:innen, setzt seit einigen Jahren auf Persis und führt 2024 die Digitale Personalakte ein, eine Softwarelösung aus der Persis-Gesamtlösung. noventum consulting begleitet die Niedersachsen von Beginn an und wird sie auch bei diesem nächsten Digitalisierungsschritt unterstützen.

Niedersächsische Landesforsten – Wald in guten Händen

Die Niedersächsischen Landesforsten (NLF) sind der größte Waldeigentümer Niedersachsens. Gegliedert in 24 Forstämter und 250 Förstereien bewirtschaftet das Unternehmen 335.000 ha Wald, zusätzlich werden 77.000 ha Wald von Kommunen und Forstgenossenschaften betreut. Neben der betrieblichen Entwicklung liegt das Hauptaugenmerk auf den Leistungen im Bereich Ökologie und Umweltbildung sowie auf der Pflege des Erholungsraumes für viele Millionen Menschen. Durch die dezentrale Organisation des Unternehmens liegen viele Entscheidungen auf der regionalen und lokalen Ebene. Die Personalarbeit für die 1.300 Mitarbeiter:innen ist allerdings zentral organisiert und so liegt auch die technische Entwicklung in diesem Feld bei der Unternehmensleitung in Braunschweig.

Digitalisierung der Personalarbeit: schrittweise und konsequent

Der Umgang mit Personaldaten unterliegt grundsätzlich hohen Sicherheitsanforderungen und so hat auch die IT hinter der Landesbehörde einen sehr großen Anspruch an Datenintegrität und Systemsicherheit. Das macht die Implementierung von Software zur Unterstützung der Arbeit für die Personalabteilung der Niedersächsischen Landesforsten zu einem anspruchsvollen Prozess.

Ausgangspunkt waren hier, wie in den meisten Unternehmen und Institutionen, noch vor wenigen Jahren die Standard Office-Lösungen wie Excel oder Access und eine weitgehend analoge Datenpflege in Personalakten. Bewerbermanagement und Personalmanager waren die ersten Komponenten aus der Persis-Suite, die vor einigen Jahren eingeführt wurden und damit die Digitalisierung der Stammdaten. Die Persis Stellenwirtschaft war das Paket, mit welchem die Niedersachsen sodann ihre Personalarbeit auf die nächste Digitalisierungsstufe heben konnten. Hierbei konnten schon die noventum Berater:innen planerisch und technisch unterstützen. Steffen Kummer, Persis- und HR-Berater von noventum consulting, begleitet das niedersächsische Unternehmen bei ihren Digitalisierungsetappen. „Bei den NLF dürfen wir schon seit Jahren immer wieder die Digitalisierung der HR-Arbeit unterstützen. Das ist gewissermaßen ein Prozess wie aus dem Lehrbuch. Solide geplant, technisch sehr kompetent aufgestellt und für uns Persis-Fachleute immer wieder eine Bestätigung.“

Heute werden alle Personaldaten mit Persis verwaltet, wobei aus Sicherheitsgründen die zentrale Datenablage auf einem eigenen Server stattfindet. Bewerberdaten werden von Persis gehostet, um diese internen Systeme vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Über das kürzlich eingeführte DMS finden lediglich die Dokumente über den Posteingang ihren Weg in das System Persis. Die gesamten Personalakten werden noch in haptischer Form geführt. Die selbst erstellten Korrespondenzen werden bisher zwar auch in Persis abgelegt, aber nicht revisionssicher. Diese landen nicht im DMS.

Auf Initiative der HR-Abteilung steht nun der nächste Digitalisierungsschritt an, die Einführung der Digitalen Personalakte.

Digitale Personalakte mit Persis

Persis' Digitale Personalakte ersetzt die traditionelle Papierakte durch eine dezentrale, sichere und schnell einsetzbare Lösung, die in die Persis HCM-Software eingebunden ist. Digitale Dokumente wie Bewerbungen und Korrespondenzen können manuell oder automatisch abgelegt werden. Der besondere Charme der Digitalen Personalakte von Persis ist, dass sie ausnahmslos sämtliche Dokumente, die in einem Personallebenszyklus anfallen, von der Bewerbung bis zum Ausscheiden nach dem Arbeitsleben sichert und für die Personalsachbearbeitung zugänglich macht.

Die Recherche- und Suchmöglichkeiten in Persis machen die Digitale Personalakte zu einem herausragenden Informationsinstrument für das Personalmanagement. Die Software unterstützt sowohl die Suche innerhalb eines Dokuments als auch umfassende Suchen über verschiedene Mitarbeitende hinweg. Die intuitiven Funktionen bieten umfangreiche Recherche-, Such- und Filtermöglichkeiten, einschließlich einer Verschlagwortung zur Optimierung des Suchprozesses.

Matthias Thiemann, verantwortlicher Personalmanager der Niedersächsischen Landesforsten, ist von dem nächsten Digitalisierungsschritt seines Unternehmens überzeugt. „Unsere dezentralen Strukturen machen die alltägliche Arbeit oft aufwendig und komplex. Ein Zugriff auf wichtige Personaldaten, der durch eine durchdachte Zugangsberechtigung strukturiert und gesteuert ist, erleichtert die Arbeit nicht nur für die zentrale HR-Abteilung. Ich freue mich besonders auf die erweiterten Auswertungsmöglichkeiten, die die Software uns bietet. Wenn wir beispielsweise den Qualifizierungsstand unserer Mitarbeiter:innen planerisch erfassen wollen, haben wir künftig sehr smarte Optionen.
Darüber hinaus ist es die grundlegende Idee, weitgehend papierlos zu arbeiten. Die Korrespondenzen werden in Persis generiert und parallel automatisiert und revisionssicher digital abgelegt. Durch die Digitalisierung sind die Personalakten ständig, schnell, mitarbeiterübergreifend und örtlich ungebunden verfügbar.
Die noventum Berater:innen begleiten uns seit vielen Jahren verlässlich und professionell bei unserem HR-Digitalisierungsprozess. Ich freue mich, dass sie uns auch bei der Einführung der Digitalen Personalakte unterstützen werden.“