Agile Selbstorganisation für IT-Betriebsteams

Von zwei Seiten werden IT-Teams aktuell bedrängt: das Business fordert neue und komplexe Lösungen, die den digitalen Transformationsprozess vorantreiben, gleichzeitig muss die bestehende Infrastruktur aktuell gehalten und reibungslos betrieben werden. Der IT-Fachkräftemangel blockiert personelles Wachstum und ein Outsourcing allein ist auch nicht immer der Ausweg. Zusätzlich steigt der Druck in den IT-Abteilungen und die Mitarbeiter sind ähnlich unzufrieden wie die länger werdende Schlange von Kunden vor der Tür. Die Lösung liegt nicht in einem „weiter so“, Struktur und Arbeitsorganisation der IT-Abteilungen werden sich ändern müssen. IT-Teams sind aufgerufen, selbst an Konzepten für eine IT-Organisation der Zukunft zu arbeiten und zu prüfen, ob agile Methoden der Selbstorganisation die Lösung für einen erfolgreichen Change sein können.

Das Zauberwort heißt Agilität

Transparenz und Qualität der Arbeit stehen im Zentrum eines speziellen Coachings für IT-Abteilungen, die den Herausforderungen von Digitalisierung und Fachkräftemangel mit einer erneuerten Arbeitsorganisation begegnen wollen. noventum consulting lebt im eigenen Arbeitsumfeld die sogenannten „agilen Organisationsmethoden“ und führt diese in zahlreichen Kundenprojekten vom Eingangsworkshop bis zur „training on the job“ – Phase erfolgreich ein. Die Coaches von noventum consulting beraten seit 25 Jahren IT-Teams und verknüpfen ihre Erfahrung mit den Methoden agiler Organisation. Agilität bedeutet für viele IT-Teams eine große Veränderung ihrer Arbeitskultur. Die noventum Berater bringen einen vollen Werkzeugkoffer für diesen Veränderungsprozess mit und bringen zusammen mit den Mitarbeitern ihrer Kunden diese Werkzeuge zur Anwendung.

Neues Rollenverständnis für IT-Teams?

Die digitale Transformation verändert in den Unternehmen Prozesse und technische Infrastruktur. Vor allem die IT-Abteilungen stehen auf dem Prüfstand und tun sich mancherorts schwer mit den Veränderungen. Zur Diskussion steht die Notwendigkeit eines neuen Rollenverständnisses. Welche neuen Aufgaben stellen sich der IT? Wie müssen Unternehmen ihre IT neu organisieren, damit sie ihren künftigen Aufgaben gerecht werden kann? Wie können Strukturveränderungen dem steigenden Fachkräftemangel begegnen?

Wenn früher die „EDV“ lief, waren alle zufrieden und diese Forderung gilt natürlich auch heute noch: die Technik muss reibungslos laufen. Die Bedeutung der IT-Abteilungen in Unternehmen ist allerdings dramatisch gewachsen. Früher meist nur eine Untereinheit der zentralen Dienste im Unternehmen, ist sie heute zum entscheidenden Bestandteil jedes Unternehmens geworden, spiegelbildlich in alle zentralen Prozesse verzahnt. Heute erwarten viele Manager von ihrer IT Unterstützung und Impulse für das Kerngeschäft.

Die Digitalisierung verlangt nach einer Transformation der IT-Organisation

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie prognostiziert für 2030, dass rund eine halbe Billion Geräte und Maschinen über das Internet vernetzt sein werden. Die Welt wird digital und die Herausforderungen, die damit einhergehen, sind riesig. Schon heute allerdings sind IT-Abteilungen z.T. hoffnungslos überfordert, die Ticketsysteme laufen über und die IT-Mitarbeiter sind genauso unzufrieden wie viele ihrer Kunden. Ständige Neuerungen und Updates laufen dem Tagesgeschäft den Rang ab und mancherorts kommen Forderungen nach einer IT der zwei Geschwindigkeiten auf, aufgeteilt zwischen Standard- und Zukunftsaufgaben.

Das Handelsblatt hat in einer Umfrage herausgefunden: lediglich 38 Prozent der Deutschen Unternehmen hält seine eigenen Mitarbeiter für ausreichend qualifiziert für die Digitalisierung. Gleichzeitig sind Fachkräfte für Informatik und Datenanalyse Mangelware. Digitale Investitionen werden verzögert, weil der laufende Betrieb die Kapazitäten verschlingt, bevor noch über Neuerungen nachgedacht werden kann. Vorhandene Daten werden nicht genutzt und die vorhandene Technik nicht effizient eingesetzt – digitales Potential wird verschwendet.

Es ist Zeit zu handeln! Unternehmen müssen die Aufgabenstellung und innere Struktur ihrer IT-Abteilungen den neuen Anforderungen anpassen. Digitalisierung verändert nicht nur Geschäftsprozesse, Digitalisierung verlangt auch nach einer neu aufgestellten IT. Und wenn Fachkräfte nicht im gewünschten Umfang zu bekommen sind, kann auch das nicht folgenlos für die Organisation der IT bleiben.

Herausforderungen von IT-Teams – heterogen und umfangreich

Was sind die aktuellen Herausforderungen von IT-Teams? Welchen Forderungen sieht sich die IT-Teamleitung gegenüber? 

• Steigerung der Produktivität und Ergebnisqualität
• Schnellere Reaktionen auf neue Anforderungen
• Steigerung der Kundenzufriedenheit durch vorhersagbare Lieferzeiten
• Größere Transparenz
• Aufbau von Eigenverantwortung
• Aufgabenübernahme im Team
• Breiter Know-how-Aufbau
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Senken der Fluktuation

Die Übersicht in Stichworten macht plausibel, woher die Überlastung kommt. Die aktuelle Organisation der Arbeit kommt mit den Kundeninteressen nicht mit, die Mitarbeiter sind selbst ebenfalls unzufrieden. Zur Diskussion steht eine grundlegend andere Sicht auf die Arbeit, ein Paradigmenwechsel. Doch wo soll der Hebel angesetzt werden?

noventum Agilitätsworkshops für Management und Mitarbeiter

In vorbereitenden Workshops für Management und Mitarbeiter stellen die noventum-Berater das Thema "Agilität im IT-Betrieb" vor und gleichen es mit der konkreten Situation Ihres Unternehmens ab. Über diverse „training on the job“ und Transformationsphasen begleiten sie ihre Kunden und unterstützen die Teams bei ihrer Erneuerung. Die noventum Beratung für Ihr Agilitäts-Projekt ist zugleich modular und umfassend.

Alte Gewissheiten und Rituale in Frage stellen

Worauf bezieht sich die Forderung nach einem veränderten „mindset“ für die Organisation von Morgen? Jede Teamsituation ist konkret und unterscheidet sich in Aufgabenstellung, Teamzusammensetzung oder Arbeitsorganisation von der anderer Teams. Generell gilt allerdings die Forderung, dass IT-Abteilungen künftig nicht mehr „technische Lösungen“ sondern „kundenorientierte Lösungen bereitstellen müssen.

Die Beziehung zum Kunden

Die Kundenbeziehung in agilen Teams ist wie eine Auffrischung des Bildes vom Kunden als König. Der Kontakt zum Kunden, regelmäßige und persönliche Kontakte sowie das Bemühen um einen offenen und zugleich respektvollen Umgang miteinander sind die Grundlage für alles weitere. Der Kunde wird bei komplexeren Projekten aktiv und offensiv an der Organisation und Planung beteiligt. Das Kundenfeedback hat einen hohen Wert und die Dienstleistung/das Produkt orientiert sich in hohem Maße an den Vorschlägen und Wünschen der Kunden.

Ergebnis ist ein serviceorientiert arbeitendes Team, das seinen Kunden termingerecht zugesagte Leistungen qualitativ hochwertig zur Verfügung stellt und durch hohe Transparenz den Kunden jederzeit am Prozess teilhaben lässt.

Die Beziehung zum Team

Die Teamsituation ist gerade für erfahrene und hierarchische Teams, die manchmal etwas „eingefahren“ sind, eine große Herausforderung. Das Team ist der Fixpunkt, hier entstehen die besten Ideen und Lösungen, hier ist der größte Sachverstand versammelt. Die eigenen Unzulänglichkeiten an Kompetenz, Erfahrung oder Leistungsfähigkeit werden offen thematisiert und solidarisch getragen. „Versteckspielen“ war gestern, das gemeinsame Ziel verlangt Hilfsbereitschaft und die Bereitschaft, Hilfe anzunehmen. Teamentscheidungen sind bindend, „Solotrips“ sind tabu. Der Einzelne übernimmt Verantwortung und zwar jeder situationsangepasst und entsprechend seinen Fähigkeiten; das Team fordert diese Bereitschaft ein.

Die Beziehung zu sich selbst

Menschen sind von Natur aus leistungsbereit und motiviert, sie brauchen nur einen Raum, um diese Fähigkeiten auszuleben. Mit agilen Arbeitsweisen können sie dieses in Eigeninitiative, der Übernahme von Verantwortung und der Entfaltung von Kreativität im Team besonders gut umsetzen. Die Bereitschaft zur Diskussion und damit verbundenen Kompromissen fördert ebenfalls den Teamgedanken und ist zwingende Voraussetzung für gemeinsam getragene Veränderungen. Eine veränderte Fehlerkultur, hin zu einem individuellen und gemeinsamen Lernen aus Fehlern ist notwendig. Das kann zum Fest für jedes Team und für jeden einzelnen werden. Der agile Mitarbeiter ist durchgängig offen für Kritik und Veränderung.

Agile Zukunftsbilder: Coaching für den Veränderungsprozess

Das IT-Betriebsteam ist der wichtigste Experte, wenn es darum geht, eine Planung und Veränderung für die Zukunft zu entwerfen. Wie bei jedem klassischen Change steht am Beginn des Agilitätscoachings für IT-Betriebsteams eine ausführliche Bestandsaufnahme:

• Wer sind wir (Skills, Erfahrung, Wünsche)
• Was sind unsere Aufgaben?
• Wer sind unsere Kunden?
• Wie organisieren wir unsere Arbeit?

Um diese Fragen erschöpfend zu beantworten, braucht es jeden beteiligten Menschen, nicht nur Führungskräfte. Schon bei der Bestandsaufnahme sollte mit großer Offenheit, Mut und Ehrlichkeit ausgesprochen werden, was ist. Unsere Berater moderieren dies in individuellen Workshops.

Sodann stehen die kritischen Fragen auf dem Plan:

• Was klappt nicht, wo ist unsere Leistungsgrenze?
• Was bleibt liegen?
• Welche Rolle spielt der Kunde (welche Rolle erlauben wir ihm)?
• Wie halten wir es mit der Transparenz?
• Was ist unsere Balance zwischen Teamgedanken und individuellen Interessen?

Nach dieser möglichst umfangreichen Bestandsaufnahme geht es darum, im nächsten Schritt die agilen Werkzeuge und Methoden kennenzulernen und auf die eigene Situation anzuwenden.

noventum begleitet die Teams partnerschaftlich und individuell mit „Training-on-the-Job“ bei der Transformation ihres Arbeitsalltags.

Unsere Best-Practice Erfahrungen über mehr als 25 Jahre in IT- Management, IT- Betrieb, agilen Methoden und Unternehmenskulturentwicklung bringen den entscheidenden Mehrwert.