Vom Teams-Meeting zum Liveereignis in Office 365

Die vergangenen Monate haben durch die Corona Krise viele Institutionen gezwungen, ihre Prozesse zu überprüfen. Home-Office wurde für viele zum Regelfall und manches klassische Meeting oder Event wurde mit entsprechender Software online abgehalten. Die Microsoft 365 Tools sind dadurch in aller Munde, sind sie doch schnell verfügbar und in der erweiterten Nutzung fast kostenneutral. Manche Unternehmen sind aber noch immer unsicher, welchen Nutzen sie aus den O365 Anwendungen ziehen können. Dabei können Webinare oder auch Großevents mit einem automatisierten Anmeldeprozess sehr einfach geplant werden. Mit Hilfe von Microsoft Teams, Power Automate und Forms sind alle Voraussetzungen für ein Teams-Liveereignis gegeben, zu dem sich bis zu 10.000 interne oder externe Teilnehmer anmelden können.

Folgende drei Komponenten aus dem Office 365 Toolkit reichen aus, um ein Teams-Liveereignis mit automatisiertem Anmeldeprozess durchzuführen.

MS Teams

Teams Liveereignis ist die Grundvoraussetzung, um Großveranstaltungen zu organisieren und abzuhalten. Dabei sind zwei Personenkreise wichtig:

• Zum einen gibt es Teilnehmende, die das übermittelte Bild sehen und den Ton hören können. Um auf das Ereignis einzuwirken und Rückfragen zu stellen, besteht darüber hinaus die Möglichkeit, dies im Fragen-&-Antworten-Bereich zu tun (im ersten Moment liest sich das vermutlich nicht sehr charmant, aber man stelle sich ein Event mit 300, 1.500 oder gar 10.000 Teilnehmenden vor. Sie würden andauernd akustisch unterbrochen oder die Zuhörer wären abgelenkt, weil während des kurzen Überganges zwischen zwei Referenten Bilder zu sehen sind von Personen, die denken unbeobachtet zu sein).
• Zum anderen gibt es die Referenten. Diese können die Präsentationen der anderen Referierenden verfolgen wie Teilnehmende, nur darf dieser Kreis von Personen auch selbst sprechen und seinen Bildschirm teilen. Die Referenten können auch im F&A-Bereich die Fachfragen beantworten. Mehr Informationen zu diesem Thema in dem Beitrag „Microsoft Teams – Meeting und Home-Office Lösung nicht nur in Krisenzeiten“.

Um ein klassisches Webinar abhalten zu können, muss zunächst ein Liveereignis erstellt werden. Dazu gehen Sie in MS Teams im linken Bild-Menü auf das Kalender-Symbol und anschließend oben rechts auf den Pfeil nach unten, direkt neben dem Button „+ Neue Besprechung“. In dem sich nun öffnenden Drop-Down-Menü gehen Sie auf „Liveereignis“ und füllen die benötigten Informationen aus. Wichtig ist hier,

• die Referierenden einzutragen,
• den F&A Bereich zu aktivieren und,

nach dem Klick auf „Planen“, den Teilnahmelink zu kopieren. Diesen erhalten Sie in der Übersicht des Events im oberen Drittel über „Teilnehmerlink erhalten“.

MS Forms

Der nächste Schritt ist die Versendung der Einladungen. Wenn man nicht jedem Teilnehmenden den Anmeldelink händisch zusenden möchte, kommen zwei weitere Tools aus dem Office 365 Paket ins Spiel. Mit wenig Aufwand ermöglichen sie, einen automatischen Anmeldeprozess einzurichten.

Microsoft Forms ist ein Tool zur Durchführung von Umfragen aber auch zur Abfrage von Informationen. Für die automatisierte Anmeldung zu einem Webinar kann Forms genutzt werden, um die Daten zu erfragen, die für die Teilnahme am Webinar wichtig sind. Innerhalb weniger Minuten sind diese Formulare erstellt. Außerdem können den Anmeldenden Informationen mit an die Hand gegeben werden, z.B. ein Link auf den Datenschutz und die Agenda des Webinars.

MS Power Automate

Mit Microsoft Power Automate lassen sich wiederkehrende Prozesse automatisieren, die durch ein Ereignis angestoßen werden. In unserem Fall ist dieser sogenannte Trigger das Eintragen einer Person in das Formular, das in Forms vorbereitet wurde.

Die Abbildungen unten zeigen eine ereignisgesteuerte Prozesskette, die für unser Beispiel in Power Automate angelegt wurde. Der Auslöser ist, dass eine Antwort mit dem Forms Formular übermittelt wurde. Im nächsten Schritt wird die Antwort aufgesplittet und der Automatismus überprüft, ob Antworten eingetragen wurden, oder ob die Felder leer sind. Sind die Felder leer, stoppt der Prozess. Gibt es Informationen, werden diese genutzt, um ein vorformuliertes E-Mail-Template mit dem Teilnahmelink zu ergänzen und zu versenden.

Mit der zugesandten Bestätigung an alle Teilnehmenden kann nunmehr das Event starten. Dieses wird vom Produzenten zum gegebenen Zeitpunkt gestartet wie jede klassische Teams-Besprechung.

Fazit

Auch in Zeiten von Corona und Home-Office bedarf es keiner hochkomplexen Systeme und Abläufe, um seine Ideen in die Tat umzusetzen und Kundenveranstaltungen mit einem Webinar durchzuführen. Die meisten Voraussetzungen sind technisch oft schon gegeben und es bedarf nur wenig Vorbereitung und Routine, um erfolgreich mit seinen Kunden und Interessenten zu kommunizieren. Das Zusammenspiel verschiedener Programme von Office 365 macht es möglich.

Die erfahrenen Berater von noventum sind auf alle Fragen rund um Office 365 vorbereitet und helfen bei der Umsetzung von Lösungen aus diesem technischen Umfeld, jetzt und nach CoVid 19.

Die öffentlichen Webinare, die noventum selbst mit Microsoft Teams abgehalten hat, befinden sich als Aufzeichnung auf dem noventum YouTube Channel.