IT-Providerwechsel bei ista International – erfolgreiche Transition mit perfektem Timing

Der Wechsel von einem IT-Provider zum anderen ist immer ein anspruchsvolles Vorhaben. Je komplexer eine IT-Landschaft ist, desto höher sind die Anforderungen an das Projektmanagement und die Kommunikation zwischen den beteiligten Unternehmen. Mitte 2015 wurde ein neuer Vertrag mit einem neuen Dienstleister für das Hosting der IT von ista International unterzeichnet. Der Wechsel sollte bis Ende Mai 2016 über die Bühne gehen. Für das übergeordnete Management des Transitionsprojektes übernahm noventum consulting die Verantwortung. Die engagierte und professionelle Zusammenarbeit aller Beteiligten ermöglichte am Ende eine erfolgreiche Transition schon 4 Wochen vor dem geplanten Termin. Sehr zufrieden mit dem perfekten Timing und den damit verbundenen finanziellen Auswirkungen haben der neue Provider und ista nunmehr die ersten Schritte für die anstehende Transformation in Angriff genommen.

Die ista International GmbH ist einer der weltweit führenden Energiedienstleister für mehr Energieeffizienz im Gebäudebereich. Das Unternehmen mit Sitz in Essen beschäftigt über 5.100 Menschen in 24 Ländern und erwirtschaftete 2015 einen Umsatz von 810,4 Mio. Euro.

Die Ausgangslage

Transitionsprojekte bei Providerwechseln unterliegen vielfältigen Einflüssen und manchmal sehr unterschiedlichen Interessen. Im Fall der Transition der ista-IT wollten allerdings alle Beteiligten einen reibungslosen Übergang schaffen. Auch der abgebende Provider war diesem Ziel verpflichtet, da er am Ende sein betroffenes Rechenzentrum „leerfahren“ wollte.

Der Providerwechsel war im ersten Schritt ausschließlich als Transition geplant. „Lift and Shift“ sollte das Vorgehen der Wahl sein, d.h. die Systemübertragung sollte weitgehend ohne Systemveränderung durchgeführt werden.

Einer der entscheidenden Parameter war die Frage, wie vielfältig die IT-Landschaft ist, die umziehen soll. Im Scope des Transition waren:

• Systeme im Windows-Umfeld
• Systeme im AIX-Umfeld mit großen Oracle Datenbanken und SAP
• Systeme im Linux-Umfeld
• Mainframe-Umgebungen
• Eigene Lösungen im Netzwerbereich
• Eine umfangreiche Archivdatenbank

Projektorganisation und -ablauf

Es wurden Teilprojekte für die jeweiligen Plattformen inklusive Netzwerk und Service-Management etabliert und mit verantwortlichen Doppelspitzen ausgestattet (jeweils ista und ihr neuer Provider). Seitens des scheidenden Dienstleisters war ein sehr erfahrener Transitionsmanager mit an Bord, die anderen Beteiligten statteten das Projekt ebenfalls mit erfahrenen Fachleuten aus. noventum consulting stellte mit Managementberater Marc Buzina den Gesamtprojektleiter. In Summe waren knapp 30 Personen an der Organisation beteiligt. Am Umzugswochenende selber waren ca. 70 Personen für das Projekt aktiv. „Ein erfolgreicher Providerwechsel braucht motivierte Partner und eine sehr gute Organisation. Wir hatten beides.“ äußerte sich zufrieden ista Senior Vice President Corporate IT Management Ralf Wonnemann zum Projektverlauf.

Umfangreiche Transitionen werden gerne in mehreren Teilschritten durchgeführt, um etwaige Probleme in ihren Auswirkungen zu begrenzen. Der ista-Umzug sollte dagegen in einem großen Schritt vollzogen werden. Ein wesentlicher Grund dafür war, dass die ista-Daten bei ihrem alten Provider auf einem Shared-Rechenzentrum lagen und eine Transition auf Layer 2 Basis die Sicherheitsansprüche anderer Kunden auf Daten-Integrität hätte berühren können. Eine schrittweise Überführung von Daten und Systemen sowie der vorübergehende Parallelbetrieb zweier vernetzter Systeme waren nicht gewünscht.

Der Umzug der verschiedenen Plattformen stellte unterschiedlich hohe Anforderungen an Planung und Management. Der Bereich AIX und Datenbanken erwies sich als besonders anspruchsvoll, da die Datenbanken z.T. erhebliche Volumina hatten. „Solch große Datenmengen fehlerfrei zu migrieren ist schon eine Herausforderung, auch wenn es viele Vorerfahrungen in diesem Umfeld gibt“, so Projektleiter Marc Buzina. Für die gesamte Transitionsphase konnte eine 1 Gigabit Netzwerkstrecke genutzt werden, die eigens eingerichtet wurde.

Einsatz von NAS-Filern zum schrittweisen Datentransfer

Zur Entlastung der Netzwerkstrecke gerade beim Transport größerer Datenmengen wurden beim scheidenden Provider zwei NAS-Filer installiert (network attached storage) und synchron mit Daten befüllt. Eine von beiden Platten wurde dann jeweils zum neuen Provider gebracht und im System aktiviert. Die Synchronisierung mit der Parallelplatte konnte nach der überführungsbedingten Pause per Netzwerkstrecke wieder angefahren werden. „Ein eigentlich recht simples und sicheres Vorgehen“, so Marc Buzina. Der Vorteil dieses „physischen“ Datentransfers lag einerseits in der Geschwindigkeit, andererseits in der Sicherheit, die das Synchronisierungsverfahren mit sich brachte. Für den Transport der Daten waren vor dem eigentlichen Umzug 6 Wochen eingeplant. Während dieser Zeit wurden die Daten vollständig synchron gehalten und konnten im Zielsystem schon testweise genutzt werden. Die annährend komplette Auslastung der Systeme beim alten Provider gestaltete die Datensicherung dort nicht immer komfortabel. Sie ging aber ohne größere Störungen des Betriebs ebenfalls reibungslos über die Bühne.

Projektziel erreicht

Der Zieltermin für die komplett erfolgte Transition war Ende Mai 2016. Ostern 2016 fand der Umzug im Wesentlichen statt und den Monat April konnte das gemischte Team nutzen, um nötige Nachbesserungen vorzunehmen. Der sehr erfolgreiche Gang des Projektes sorgte dafür, dass die ista einen Monat eher als geplant den Hostingvertrag mit ihrem alten Provider aufkündigen konnte.

„Transitionen eines solchen Umfangs dauern sehr oft länger als der straffe Zeitplan dies vorsieht. Wir können wirklich sehr zufrieden mit dem sein, was wir gemeinsam geschafft haben“, freut sich Eberhard Fiehe IT Director Infrastructure & License der ista. „Wir konnten Zeit und Geld sparen, unser alter Provider konnte früher als geplant seine Kapazitäten herunterfahren. Das verantwortliche Management durch noventum consulting haben alle Projektpartner zu schätzen gelernt. Sehr viel Erfahrung und immer der Blick auf das Ganze, so wünscht man sich Projektleitung!“