IT-Strategie Kongress online mit über 500 TeilnehmerInnen

Die Organisation eines Kongresses für einige Hundert Besucher mit zwanzig Referenten und Möglichkeiten für Networking und Begegnung war schon immer ein organisatorisch anspruchsvolles Projekt. Unzählige Veranstaltungen dieser Art sind in den letzten Monaten wegen Corona abgesagt worden und auch in der nahen Zukunft sieht es nicht so aus, als ob der alte Kongressbetrieb schnell wieder anlaufen würde. Das IT-Forum Nordwestfalen, die IHK-Nordwestfalen sowie das digital hub Münsterland wollten ihren jährlichen IT-Strategie Kongress dennoch durchführen und schalteten kurzentschlossen auf eine Online-Veranstaltung um. Die Berater von noventum consulting nahmen die Herausforderung an, den Kongress mit Microsoft TEAMS digital abzubilden. Am Ende waren die Teilnehmer begeistert über einen perfekt inszenierten Kongress. Die Veranstalter sind sehr zufrieden und um manche Erfahrung reicher.

IT-Strategie-Kongress „Strategie 2025“ als Webkonferenz

Meetings und Veranstaltungen finden seit dem Beginn der Corona-Krise in großer Zahl nur noch online statt. Collaboration-Werkzeuge kommen in großer Ausführlichkeit zum Einsatz und die Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit helfen vielen Unternehmen, ihren Betrieb auch ohne geregelten Büro- und Konferenzbetrieb aufrecht zu erhalten.

Der für den 13. Mai 2020 geplante IT-Strategie-Kongress im Bildungszentrum der IHK Nord Westfalen versprach eine besonders gute Veranstaltung zu werden: die Anmeldezahlen waren sehr erfolgversprechend, eine illustre Runde interessanter Referenten hatte zugesagt, die Location (IHK Bildungszentrum) hatte sich auch in der Vergangenheit schon als idealer Tagungsort präsentiert. Corona machte allen Planungen einen Strich durch die Rechnung und die Frage stellte sich: den Kongress digital abhalten? In dieser Größenordnung hatte das noch keiner gemacht und die Herausforderungen waren vielfältig:

• die richtige Technologie für ein multimediales und kommunikationsintensives Format musste gefunden werden
• typische Komponenten eines anlogen Kongresses sollten digital abgebildet werden
• neue Rollen mussten für die digitale Veranstaltung erkannt und besetzt werden
• ein gut eingespieltes Team musste am Tag selbst auch mit unerwarteten Problemen umgehen können
• die Interessenten des IT-Strategie Kongresses mussten überzeugt werden, auch online (und kostenlos) an dieser Veranstaltung teilzunehmen

Die richtige Software für online-Events finden

Die noventum consulting GmbH setzt schon seit vielen Jahren konsequent auf Microsoft-Produkte, sei es in eigenen internen Abläufen, in der Außenkommunikation oder in Kundenprojekten. Die Idee, den IT-Strategie-Kongress mit Microsoft TEAMS durchzuführen, resultierte aus diesen vielfältigen Erfahrungen. noventum nutzt nicht erst seit der Krise TEAMS und führt z.B. wöchentlich digitale Mitarbeiterversammlungen mit mehr als 100 Teilnehmern durch.

Ursprünglich für kleinere Teamsituationen konzipiert, sind die Kollaborationsfeatures der Microsoft Software vielfältig einsetzbar und können je nach Bedarf sehr weitgehend skaliert werden. Die Software erlaubt eine differenzierte Rollen- und Rechteverteilung und ist bei einem Event für bis zu 10.000 Teilnehmer performant. Technologisch läuft die Last jederzeit auf den Microsoft-Servern, so dass auch kleinere Veranstalter große Events durchführen können.

Voraussetzung für den Veranstalter eines Microsoft-TEAMS Events ist lediglich eine vollständige O365 Lizenz, die die meisten Unternehmen und Institutionen haben. Teilnehmer brauchen nur eine gültige E-Mailadresse und eine Internetverbindung, um bei dem Event dabei zu sein. Die Nutzung von TEAMS verursacht auch bei hunderten oder tausenden Teilnehmern keine weiteren Lizenzkosten.

Es gibt andere Tools, die je nach Bedarf noch andere Features bieten, dafür fallen mit steigender Nutzerzahl erhöhte Gebühren an. noventum Manager Markus Ristau vergleicht die eingesetzte Microsoft Software mit einem Schweizer Messer: „TEAMS hat sehr vielseitige Funktionen, als Standard Anwendung für online-Großveranstaltungen ist aber im Detail noch Raum für einige Verbesserungen.“

Das Angebot an Interaktionsmöglichkeiten ist bei der Tool-Auswahl ein entscheidendes Kriterium. „Einer der großen Vorteile von TEAMS ist, dass die Microsoft-Welt eine fast monopolistische Verbreitung hat und sich jeder User schnell zurechtfindet. Andere Anwendungen wie Zoom oder Go to Webinar haben wir natürlich auch getestet. Sie sind z.T. in den Details noch professioneller, der universelle Zugriff und die geringen Zusatzkosten waren aber das schlagende Argument für TEAMS“, betont noventum-Berater Karim Fleifel, der in der technischen Vorbereitung des IT-Strategie Kongresses alle Fäden in der Hand hielt.

Wenn Großveranstaltungen digital werden, müssen alle lernen

Viele hundert Menschen einen ganzen Tag lang am Computerbildschirm zu halten und gut zu unterhalten, ist eine Herausforderung. Veranstalter wie Besucher müssen sich in neuen Rollen einfinden, auch technische Probeläufe gehören zu einer guten Vorbereitung.

Moderation und Optik

Wie bei einer Fernsehsendung braucht ein online-Kongress eine gute Moderation und ein gutes Design. Auch für Kongress-Profis im Team oder allein vor der Kamera eine ungewohnte Rolle, nicht zuletzt da die direkte Publikumsresonanz fehlt. Kameraführung, Beleuchtung und Kulisse verdienen ausführliche Tests, damit die Szene nicht unprofessionell wirkt.

Dramaturgie und Regie

Kongresse leben von Vorträgen und Diskussionen und dem anschließenden Austausch von Meinungen, Fragen und Antworten. Um die Aufnahmefähigkeit der Besucher nicht über Gebühr zu strapazieren, muss eine jederzeit transparente Tagesordnung dem Einzelnen ermöglichen, herauszufiltern, was von besonderem Interesse ist. Vorträge müssen zeitlich gestrafft werden und ausführliche Pausen wie bei einem analogen Event helfen das Interesse und die Aufnahmefähigkeit wach zu halten. Ein Regisseur muss alle Fäden zusammenhalten und jederzeit eingreifen können, damit die Dramaturgie des Tages nicht aus dem Ruder läuft.

Referenten

Wenn die Referenten ihre Beiträge von zuhause einspielen, müssen sie vorher eine gute Einführung in die verwendete Software erhalten. Nichts ist unnötiger, als wenn Referenten sich versehentlich selbst „rausschießen“ und erst mühselig wieder „hereingeholt“ werden müssen, damit ihr Vortrag beginnen kann. Auch die Optik spielt eine wichtige Rolle. Einen „Dresscode“ gibt es selbst bei den meisten analogen Kongressen heute nicht mehr. Wenn Referenten sich aber lediglich über ihre Notebook-Kamera ins Bild setzen und in sehr privater Haltung und Atmosphäre sichtbar werden, müssen sie sich ihre Wirkung bewusst machen. Die verschiedenen Möglichkeiten der Interaktion mit den Besuchern des Kongresses sind ein weiteres Thema für die Vorbereitung der Referenten. Wie bei einer analogen Veranstaltung brauchen Referenten einen festen Ansprechpartner, den sie jederzeit um Hilfe bitte können, wenn sie es wünschen.

Interaktion und Kommunikation

Erst Q & A Funktionen und das Gespräch unter den Teilnehmern machen einen digitalen Kongress vollständig. Um die kongresstypische Kommunikation digitalisiert abzubilden, können Chats und digitale Umfragen (deren Ergebnisse in die Moderation einfließen) das Vortragsgeschehen ergänzen. Anders als bei einem analogen Kongress hilft für diese digitale Art des Networking Animation und Unterstützung seitens der Veranstalter, da für viele Menschen der erste anonyme Schritt in einen nur digitalen Gesprächsraum noch immer ungewohnt ist.

Datenschutz

Der Datenschutz ist ein komplexes Thema, das bei einem digitalen Kongress besonders spürbar wird. Während bei einer analogen Veranstaltung Namenschilder und Teilnehmerlisten üblich sind und die gegenseitige Wahrnehmung und Begegnung wichtiger Teil des Geschehens ist, möchten Teilnehmer eines digitalen Kongresses vielleicht lieber anonym bleiben. Schon bei der Anmeldung zu einem kostenlosen Online-Event dürfen Veranstalter nicht mehr als eine E-Mail-Adresse fordern. Diese restriktive Datenschutz-Politik diktiert natürlich auch die Dos and Don’ts im konkreten Ablauf eines Kongresses.

Von 9 bis 18 Uhr online: Der IT- Kongress „Strategie 2025“

Der Online IT- Kongress „Strategie 2025“ war mit über 500 Teilnehmern, 20 Referenten und einer Veranstaltungsdauer von 9 bis 18 Uhr eine sehr erfolgreiche Premiere für künftige Veranstaltungen dieser Art. Im Hintergrund steuerte ein Team von 4 noventum-Mitarbeitern die Veranstaltung technisch. Die Betreuung der Chats, die Moderation und die logistische Versorgung aller Akteure vor Ort wurde von weiteren Mitarbeitern gewährleistet. Das „Bistro“ für alle Kongressbesucher war durchgängig geöffnet, mit Microsoft Forms-Umfragen hielten die Veranstalter die Kommunikation zusätzlich am Laufen. In drei Generalproben wurde das ungewöhnliche Format im Vorfeld getestet.

Am Ende waren alle Akteure vor Ort sehr zufrieden und ein wenig stolz. Der IT-Strategie Kongress war trotz Corona bedingter Digitalisierung ein voller Erfolg und gibt ist jetzt die Blaupause für künftige digitale Großveranstaltungen.

Die Durchführung des Kongresses mit Microsoft TEAMS hatte fast reibungslos funktioniert und das Technik-Team konnte für künftige Veranstaltungen dieser Art wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Erste Kundenanfragen nach einer technischen Unterstützung für ähnliche Veranstaltungen bestätigten den positiven Eindruck, den der Kongress bei seinen Besuchern machte.