Warum Robotic Process Automation (RPA)?

In der digitalen Arbeitswelt sind in den letzten Jahren einige Themen groß geworden, die heute nicht mehr wegzudenken sind. RPA – Robotic Process Automation – ist eines dieser Themen und das Management selbst mittlerer Unternehmen kommt um die Frage nicht mehr herum: „Warum und wofür RPA?“ Dieser Artikel soll die entscheidenden Gründe beleuchten, warum Unternehmen weltweit verstärkt auf RPA setzen, mit RPA ihre Geschäftsprozesse optimieren, ihre Kosten senken und die Effizienz ihrer Unternehmensabläufe steigern. Von der Automatisierung repetitiver Aufgaben bis hin zur Verbesserung der Kundenerfahrung – es gibt zu entdecken, wie RPA die Zukunft des modernen Unternehmens prägen wird.

RPA bringt Bewegung in Prozesse und spart mehr als Zeit und Geld

Die robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) hat längst Einzug in die moderne Geschäftswelt gehalten. Sie verändert Prozesse und bringt Vorteile mit sich, die über Zeit- und Kosteneinsparungen hinausgehen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

Wissensübermittlung: Die lückenlose Wissensübermittlung von Fachkräften, welche zu großen Teilen Jahrzehnte in den Unternehmen gearbeitet haben und sich bspw. in die Rente verabschieden, ist die Herausforderung der kommenden Jahre für deutsche Unternehmen. So wird laut dem statistischen Bundesamt die deutsche Wirtschaft bereits 2030 eine Lücke von über 5 Millionen Arbeitskräften verkraften müssen. Durch die vorgelagerte RPA-Vorgehensmodellphase der Prozessaufnahme und -optimierung wird die Prozesseffizienz durch Automatisierung gesteigert und liefert die momentan vielversprechendste Lösung, dem Fachkräftemangel langfristig zu begegnen. Dies bedeutet, dass das Wissen über die Durchführung verschiedenster Aufgaben nicht von Einzelpersonen abhängt, sondern in der RPA-Software selbst verankert ist.

Effizienzsteigerung: RPA automatisiert wiederholende, regelbasierte Aufgaben, die normalerweise von Mitarbeitern manuell durchgeführt werden. Dadurch können Prozesse schneller und effizienter abgewickelt werden, da RPA-Roboter Aufgaben rund um die Uhr ohne Ermüdung erledigen können.

Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von Aufgaben, die normalerweise von Menschen ausgeführt werden, können Unternehmen Kosten reduzieren, da ein Softwareroboter jederzeit bspw. die fünffache Arbeitszeit leisten kann. Mitarbeiter:innen können zudem von zeitaufwändigen Aufgaben entlastet werden und sich auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren, die einen höheren Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

Fehlerreduktion: Menschliche Fehler können bei manuellen Prozessen auftreten. RPA-Roboter führen Aufgaben mit hoher Präzision aus und minimieren dadurch menschliche Fehlerquellen. Dies führt zu einer verbesserten Datenqualität und einer geringeren Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Verzögerungen in den Prozessen.

Skalierbarkeit: RPA ermöglicht es Unternehmen, Prozesse schnell und flexibel zu skalieren. Wenn zusätzliche Arbeitslasten auftreten, können RPA-Roboter einfach hinzugefügt werden, um die Lastspitzen abzufangen. Dies ermöglicht es Unternehmen, sich innerhalb von Stunden an sich ändernde Anforderungen anzupassen und Wachstum sicherzustellen.

Zeitersparnis: Durch die Automatisierung von Aufgaben können Unternehmen Zeit sparen und die Durchlaufzeiten von Prozessen verkürzen. Dies kann dazu beitragen, Kundenservice zu verbessern, schnellere Reaktionszeiten zu ermöglichen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Compliance und Genauigkeit: RPA kann dazu beitragen, die Einhaltung von Richtlinien, Vorschriften und Standards zu verbessern. RPA-Roboter führen Aufgaben gemäß vordefinierten Regeln und Standards aus, was zu einer höheren Genauigkeit und Konsistenz bei der Prozessdurchführung führt.

Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die Automatisierung von monotonen und repetitiven Aufgaben können Mitarbeiter:innen sich auf anspruchsvollere und kreativere Aufgaben konzentrieren. Dies steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da sie ihre Fähigkeiten besser nutzen und sich auf kreative und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

Integration mit bestehenden Systemen: RPA kann nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen und Systeme integriert werden, ohne umfassende Systemintegration oder teure Softwareänderungen durch bspw. Individualentwicklungen an den vorhandenen Anwendungen vorzunehmen. Dies ermöglicht eine schnelle Implementierung und einen überschaubaren Aufwand, der auch bei künftigen Updates der genutzten Software nicht zum Problem wird.

Das noventum Vorgehensmodell: die 6 Phasen der Prozessautomatisierung

Es ist wichtig zu beachten, dass der konkrete Nutzen und die Vorteile von RPA von der spezifischen Anwendung und den Zielen des Kunden abhängen. Es empfiehlt sich eine gründliche Analyse und Bewertung durchzuführen, um den individuellen Nutzen für das Unternehmen zu bestimmen und die Vorteile von RPA optimal auszuschöpfen. Die noventum RPA-Berater haben für Analyse, Konzeption und Durchführung von RPA-Projekten ein ausführliches Vorgehensmodell entwickelt.

Aufgaben des Kunden

Die erfolgreiche Anwendung von Robotic Process Automation (RPA) erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Kunde und Implementierungspartner. Der Kunde spielt eine entscheidende Rolle bei der Einführung und Umsetzung von RPA in seinem Unternehmen. In diesem Zusammenhang sind bestimmte Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu erfüllen, um sicherzustellen, dass der Softwareassistent den gewünschten Nutzen und Vorteile erzielt. Von der Identifikation geeigneter Prozesse bis zur Schulung der Mitarbeiter und der regelmäßigen Überwachung der RPA-Roboter gibt es verschiedene Aufgaben, die bedacht werden müssen. Durch eine aktive Beteiligung des Kunden wird sichergestellt, dass die RPA-Implementierung reibungslos verläuft und die angestrebten Ziele erreicht werden können.

Hier exemplarisch einige Aufgaben:

• Definition der Automatisierungsziele und -anforderungen
• Identifikation geeigneter Prozesse für die Automatisierung
• Klare Definition und Beschreibung von Prozessen
• Analyse und Dokumentation der zu automatisierenden Prozesse
• Gemeinsame Optimierung der Prozesse
• Sicherstellen von Datenverfügbarkeit und -qualität für die RPA-Anwendung
• Zusammenarbeit mit dem RPA-Anbieter und/oder Implementierungspartner
• Schulung und Einbindung der Mitarbeiter in den RPA- und Digitalisierungsprozess
• Überwachung und Wartung der RPA-Roboter
• Regelmäßige Bewertung des Erfolgs und der Effektivität der RPA-Anwendung

RPA mit noventum

Seit mehr als 25 Jahren widmet sich noventum consulting der Erfassung, Analyse und Beratung von Geschäftsprozessen, um sie letztendlich zu optimieren und zu digitalisieren. Die noventum RPA-Berater analysieren Prozesse und IT-Infrastrukturen, berücksichtigen organisatorische und regulatorische Anforderungen des Tagesgeschäftes und entwickeln für ihre Kunden eine passende Automatisierungsstrategie/Roadmap. Sie setzen ihr jahrzehntelanges Know-how im Bereich Coding, Scripting und der IT-Infrastruktur, Cloud-Technologie und Microsoft 365 ein, um ihre Kunden bei ihrem Automatisierungsprojekt zu unterstützen.