Vorgehensmodell IT-Sourcing-Strategie

Die Gründe für die generelle Erarbeitung oder Überarbeitung der IT-Strategie sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden und in Summe äußerst vielfältig: An die IT werden ständig neue, hohe Anforderungen gestellt, wozu neue Services und Funktionalitäten benötigt werden. Die Risiko- und Bedrohungsszenarien für Unternehmensdaten ändern sich, die Datenvolumen steigen und von außen werden neue Compliance-Anforderungen gestellt. Im Unternehmen wechseln die Mitarbeiter und das zugehörige Know-how. Das Business geht neue Wege und benötigt IT-Unterstützung insbesondere mithilfe der Auslagerung von bestimmten Bereichen, dem sogenannten IT-Outsourcing.

Um die IT langfristig und optimal zur Unterstützung der Unternehmensziele aufzustellen, müssen die IT-Verantwortlichen den Nutzen der Strategie, dass das Unternehmen alle Leistungen selbst erbringt, kritisch betrachten. Möglicherweise ist das Outsourcing einzelner Leistungen oder ganzer Services günstiger, schneller oder auch sicherer zu managen. Selten gibt es eine eindeutige Entweder-oder-Entscheidung. In der Regel ist eine Mischung aus Eigen- und Fremdleistung der Weg. Um die für Unternehmen optimale Sourcing-Strategie finden zu können, hat noventum ein Vorgehensmodell entwickelt, das individuell die jeweilige Unternehmenssituation berücksichtigt und eine Risikoanalyse einer möglichen Auslagerung spezifischer Themen beinhaltet.

In Interviews und Workshops entwickeln alle Beteiligten Szenarien, beurteilen diese anhand individueller Kriterien und entwickeln am Ende eine Entscheidungsvorlage, was dem Unternehmen Vorteile einbringen wird.

Dieses Vorgehen gliedert sich in drei Phasen. In der ersten Phase werden die Bedingungen für den Rahmen, die Anforderungen und die Ziele definiert sowie die Ausgangslage der Organisation beschrieben. In der zweiten Phase werden daraus verschiedene Szenarien erarbeitet, verschiedene Leistungsschnitte geplant und anhand erarbeiteter Kriterien bewertet. In der dritten Phase werden die Szenarien dann mit den notwendigen Informationen angereichert und in eine Entscheidungsvorlage für das jeweilige Business überführt.

DAS VORGEHENSMODELL IM DETAIL:

Phase 1:

Zu Anfang geht es im Wesentlichen darum, die individuelle Ausgangssituation zu erfassen und dadurch eine erfolgreiche Unterstützung gewährleisten zu können.  
 
Die internen sowie die übergeordneten Ziele werden gewichtet, Begriffe der Rahmenbedingungen und Gestaltungsspielräume werden geklärt. Parallel erfolgt die Analyse der Services und der Aufgaben (z.B. durch eine Service-Landkarte), der bestehenden Verträge und der Zusammenarbeitsmodelle. Zusätzlich dazu werden die kaufmännischen Daten und die Organisationsstruktur aufgenommen.

Typische übergeordnete Ziele sind:

• Senkung der Kosten
• Verbesserung der Qualität
• Erhöhung der Flexibilität
• Erschließung spezieller Fachkenntnisse
• Realisierung von Compliance- und Sicherheitsanforderungen

Das noventum-Vorgehensmodell gründet sich auf einer Vielzahl von Erfahrungen aus vergangenen Projekten. Daher können noventum-Kunden durch einen Abgleich ihrer individuellen Sicht mit der breiten empirischen Basis anderer Zielsetzungen und Rahmenbedingungen eine relevante Standortbestimmung vornehmen. Diese wird dann mit den übergeordneten Geschäftszielen und Anforderungen abgestimmt und priorisiert. 

Mögliche Rahmenbedingungen können sein:

• Sourcing-Reife
• Rechtliche Vorgaben
• Sicherheitsrelevante Aspekte
• Datenschutzrechtliche Aspekte
• Vorgaben aus der Personalverwaltung
• Übergeordnete Konzernrichtlinien

In einem Scope-Dokument werden die bis hierhin erarbeiteten Ergebnisse zusammengefasst und mit der Geschäftsleitung abgestimmt.  
Gleichzeitig erfolgt die Analyse der IT-Landschaft, soweit es für die Fragestellung relevant ist. Dazu zählen die Servicestruktur, die Kostenstruktur, die Organisationsstruktur, die Prozessreife sowie die bisherige Steuerungsfähigkeit der IT.