Software Lizenzmanagement ist ein Muss für jedes IT-Unternehmen

Lizenzen sind ein Thema für jedes Unternehmen, das Fremdsoftware zur Unterstützung seines Business einsetzt. In mittelständischen und größeren Organisationen geht schnell der Überblick über die eingesetzte Software und über die gekauften Lizenzen verloren. Ein Lizenzmanagement hat die Aufgabe, den Überblick zu behalten, jederzeit Auskunft über die Lizenzsituation geben zu können sowie ein Audit oder den Kauf neuer Lizenzen zu begleiten.

Lizenzmanagement ist oft ein unbeliebtes Thema. Aus Sicht der Administratoren und Anwender scheint es unnötig. Die Software läuft doch auch ohne Lizenzen! Aus Sicht der Unternehmensführung sieht die Frage aber anders aus. Denn diese haftet im Extremfall persönlich bei Lizenzverstößen. Oder es entstehen bei fehlendem Überblick unnötig hohe Kosten, wenn mehr Lizenzen gekauft als benötigt werden.

 

Lizenzmanagement entsteht oft ohne Plan

In einem wachsenden Unternehmen entsteht das Lizenzmanagement oft unstrukturiert, indem sich einer der Betroffenen des Themas annimmt. Entweder kümmert sich ein engagierter Administrator oder Assetverwalter um den Überblick, oder im Einkauf versucht ein Mitarbeiter, hier die Übersicht zu behalten. Diese Gruppen kommen aber schnell an ihre Grenzen, da ein professionelles Lizenzmanagement beide Seiten, also sowohl die installierte Software als auch die Lizenzverträge, managen muss. Zudem muss ein gutes Lizenzmanagement genug Durchsetzungskraft haben, um auch unpopuläre Entscheidungen durchsetzen zu können.

Sind die ersten Ansätze für ein eigenes Lizenzmanagement vorhanden, kann ein Beratungshaus mit fundierten Kenntnissen und einem breiten Erfahrungsschatz mit gezielten Fragen den Reifegrad des Lizenzmanagements ermitteln und Möglichkeiten zur Optimierung aufzeigen.

 

Lizenzmanagement in bestehende Prozesse integrieren

Wichtig ist nicht nur die organisatorische Eingliederung und Aufstellung im Unternehmen mit den entsprechenden Rollenbeschreibungen aller Beteiligten. Besonders wichtig ist auch die Optimierung der bestehenden Prozesse. Dabei muss besonders Wert auf die Integration der Lizenzmanagementprozesse in die bestehenden Prozesse des Einkaufs und des Vertragsmanagements aber auch des Asset- Change- und Releasemanagements gelegt werden. Das reibungslose Zusammenspiel dieser Bereiche garantiert erst den Erfolg eines optimierten Lizenzmanagements. Lizenzmanagement muss immer das ganze Unternehmen im Blick haben. Die Analyse sollte sich plattformübergreifend über Host, Server und Client mit den üblicherweise unterschiedlichen Strukturen und Anforderungen erstrecken. Gewöhnlich stehen die Clients im Vordergrund. Die Dynamik ist hier sehr groß und es werden professionelle Überwachungs- und Scan Tools eingesetzt. Das Ordermanagement und die Softwareverteilung sind oft eng eingebunden. Bei den Servern und dem Host sieht es da schon wieder ganz anders aus. Hier macht sich ein Administrator nicht gleich Gedanken darüber, ob eine Aufstockung der Kernel in seinen Servern oder die Zugriffserlaubnis auf den SharePoint Einfluss auf die Lizenzbilanz hat.

 

Lizenzmanagement mit noventum consulting

Durch die umfassende Sichtweise auf alle Bereiche des Lizenzmanagements im Dreiklang Organisation, Prozesse und Plattformen erlangt man nicht nur ein revisionssicheres, sondern auch ein effektives und effizientes Lizenzmanagement. Um dieses zu gewährleisten, unterstützt noventum seine Kunden bei:

• Analyse des vorhandenen Lizenzmanagements,
  Ermittlung der Stärken, Schwächen und Risiken.
  Reifegradanalyse durch Interviews und Workshops.
• Erstellung von Rollenbeschreibungen und
  Stellenbeschreibungen der zu besetzenden Rollen.
• Begleitung der Auswahl und Einstellung von neuen Mitarbeitern für ein professionelles Lizenzmanagement. Coaching der Rolleninhaber.
• Optimierung der organisatorischen Eingliederung
  in das Unternehmen.
• Beschreibung der Lizenzmanagement-Prozesse im Zusammenspiel mit den angrenzenden Prozessen des Vertragsmanagements, des Einkaufs, des Order-Change- und Releasemanagements.
• Analyse aller im Unternehmen vorhandenen Plattformen bezüglich der Optimierungspotentiale.
• Begleitung der Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen.

 

Der Nutzen

Der wesentliche Nutzen eines optimal eingebundenen Lizenzmanagements liegt in der effizienten Nutzung aller Ressourcen sowie in der Minimierung der Risiken aus dem thematischen Umfeld der Unternehmens-Compliance. Vertragsmanagement, Software-Einkauf und Infrastruktur ziehen an einem Strang und tragen gemeinsam zum Erfolg bei. Die interdisziplinär arbeitenden noventum Berater haben jahrelange Erfahrungen bei der Einführung und Optimierung von Lizenzmanagement in nationalen und internationalen Unternehmen. Ihnen ist bewusst, dass die Anpassung von Prozessen bedeutet, das Arbeitsumfeld von Menschen zu verändern. Diese Menschen mitzunehmen, ist maßgeblich für den Projekterfolg. Darauf basiert das noventum Vorgehensmodel.