SharePoint-Technologie für Intranet und Qualitätsmanagement

Datenflut und steigende Anforderungen zwingen viele Unternehmen, ihre internen Prozesse und Kommunikationswege zu verbessern. Die Cathalog GmbH aus Steinfurt begegnet dieser Herausforderung mit ihrer Digitalisierungs-Roadmap, um schrittweise mehr Transparenz für Informationen zu schaffen, die abteilungsübergreifend genutzt werden. Die Einführung eines Microsoft SharePoint basierten Intranets und eines Handbuchs für Qualitätsmanagement waren die ersten Schritte auf diesem Weg. Ein besonderes Novum für die Steinfurter war dabei die agile Vorgehensweise. Unter der Moderation von noventum Beraterin Dina Sibai arbeiteten verschiedene Teams und Funktionen agil zusammen und entwickelten schrittweise die neue Lösung für ihr Unternehmen. Nach den guten Erfahrungen ist Agilität heute bei Cathalog gesetzt und die Mitarbeiter qualifizieren sich für künftige agile Projekte.

Die Komplexität der Anforderungen mit SharePoint-Lösungen abbilden

Wie viele andere hochspezialisierte Dienstleistungsbereiche, hat auch der Pflege- und Gesundheitssektor mehr und mehr mit einer Datenflut und Qualitätsanforderungen zu tun, die weit jenseits seiner Kernkompetenz und seiner eigentlichen Produkte liegen. Die Digitalisierung durchdringt unaufhaltsam jeden Bereich, aber auch „Klassiker“ wie Fleet-Management, Facility-Service oder Lohn- und Finanzbuchhaltung werden komplexer und wollen bewältigt werden.

Hier setzt die Cathalog GmbH mit ihrem umfassenden Service an. Mit den vielfältigen Aufgaben ihrer Kunden aus dem Gesundheitssektor übernimmt Cathalog auch deren Komplexität und muss Lösungen finden, mit ihr umzugehen. Das gilt z.B. für die sehr hohen Qualitätsanforderungen im Umgang mit medizinischen Anwendungen und Prozessen. Mit täglich wachsender Datenmenge wird die Forderung nach abteilungsübergreifender Transparenz und Dokumentenlenkung  lauter. Der Microsoft SharePoint bietet die technologische Basis für eine solche Anforderung.

Microsoft SharePoint schrittweise einführen

Die Möglichkeiten der Microsoft SharePoint Technologie sind vielfältig und es bietet sich an, diese Möglichkeiten gemeinsam mit den späteren Nutzern schrittweise zu entwickeln. An der Entwicklung des SharePoint bei Cathalog waren neben dem Geschäftsführer Kai Eickelpasch Mitarbeiter aus dem Qualitätsmanagement, der IT, dem Marketing und der Personalabteilung beteiligt. Das Einstiegsprojekt war das Qualitätsmanagementhandbuch. Der inhaltliche Aufbau der Sharepointseiten wurden von den entsprechenden Abteilungen konzipiert. Die noventum Berater Marvin Beckonert und Kai Gräwe übernahmen die SharePoint Implementierung und Anpassung.

Das noventum Vorgehensmodell „Agiles Arbeiten“ definierte einen möglichen Rahmen für den iterativen Entwicklungsprozess. In einem Überblicksworkshop wurden die Anforderungen der Abteilungen in User-Stories definiert, Zuständigkeiten und Reihenfolge der Entwicklung erarbeitet. Anschließend konnten die noventum SharePoint Entwickler konkret beginnen. Dabei waren die Auftraggeber von Beginn an beteiligt und in den agilen Entwicklungsprozess einbezogen. Durch diese intensive Beteiligung konnten die Cathalog-Mitarbeiter den agilen Prozess mitgestalten und Know-how für eigene künftige Arbeitsschritte erwerben. Erste Prototypen (Intranet-Seiten) wurden entwickelt, geprüft und in die nächste Entwicklungsstufe weitergegeben.

Agiles arbeiten in der konkreten Praxis lernen und erproben

Durch den Aufbau von Backlogs, die Formulierung von User Stories und den schrittweisen Durchmarsch durch agile Meetings überzeugten sich die beteiligten Mitarbeiter davon, wie effizient und zielgerichtet das agile Arbeiten sein kann. Die noventum-Entwickler schätzten den Aufwand für die einzelnen Umsetzungsschritte und so stand am Ende der gemeinsamen Planung zugleich eine erste Budgetplanung. Wöchentliche Abstimmungen und den Zyklus abschließende Reviews mit der Aufnahme neuer Anforderungen (zunächst für den Backlog) gaben dem Projekt Richtung und Dynamik. Mit der Moderation durch noventum-Beraterin Dina Sibai konnten alle sicher sein, dass das Projekt zielgerichtet vorangetrieben wurde und gleichzeitig ihre Rollen im agilen Prozess erproben und absichern.

Aha-Erlebnis Agilität

Ursprünglich als Einstieg in die Microsoft SharePoint-Technologie geplant, war rückblickend das Entwicklungs-Projekt für die Cathalog GmbH auch ein überzeugender Einstieg in eine neue Arbeitsorganisations-Methode.

noventum begleitet Cathalog auch künftig weiter in der selbstständigen Weiterentwicklung seines SharePoints, dabei ist diese Unterstützung ausschließlich prozessbezogen und nicht mehr technisch. Durch gezielten Know-how Transfer sind die Cathalog-ITler nunmehr selbst imstande, ihren SharePoint weiterzuentwickeln. Dina Sibai moderiert an wenigen Tagen im Monat Planning, Review und Retro des Projektes. Darüber hinaus hat sie die Aufgabe übernommen, das IT-Team von Cathalog zu „agilisieren“. Aktuell wird ein Cathalog-Mitarbeiter zum „Product Owner“ geschult, ein anderer zum „Scrum Master“, sodass cathalog auch künftig Projekte agil durchführen kann.

Cathalog IT-Leiter Felix Junge-Bornholt ist entsprechend zufrieden: „noventum ist unser Ansprechpartner für komplexe IT-Projekte und IT-Management im Allgemeinen. In den letzten Monaten hat sich eine extrem zuverlässige und wertvolle, partnerschaftliche Zusammenarbeit entwickelt, von der wir stark profitieren. noventum weiß nicht nur auf fachlicher sondern auch auf menschlicher Ebene absolut zu überzeugen und zu begeistern.“