SharePoint-Einführung - schrittweise zum Erfolg

Der Microsoft SharePoint gilt seit einigen Jahren als Synonym für zeitgemäße Collaboration. Mit dem SharePoint werden Projekte verwaltet und Aufgaben koordiniert. Soziale Netzwerke werden über Team-Webseiten und persönliche Webseiten bedient, Diskussionsgruppen und Blogs beleben die betriebsinterne Diskussion. Mit dem SharePoint Content-Management werden Dokumente verwaltet, benutzerangepasste Suchfunktionen machen Unternehmensdaten transparent und last but not least werden komplette Prozesse oder Geschäftsanwendungen mit dem SharePoint gesteuert. Eine super-funktionale Anwendung, die verspricht, die komplette Unternehmenskommunikation neu zu strukturieren. Viele Unternehmen versuchen, in einem “Big Bang” diese vielfältigen Angebote umzusetzen und ihre bestehenden Anwendungen zu ersetzen. Der Erfolg bleibt aber oftmals aus und die SharePoint-Einführung scheitert an Widerständen in der Organisation. Eine schrittweise Einführung des SharePoint und Ablösung alter Systeme ist die behutsamere Alternative, die oft mehr Erfolg bringt und nach und nach die Unternehmenskommunikation verändert.

Häufig wird der SharePoint in Unternehmen mit einem sogenannten „Big Bang“ eingeführt. Das bedeutet, dass ein ganzes System, wie z.B. das bestehende Intranet, zu einem klar definierten Zeitpunkt vollständig durch ein neues System abgelöst wird. Je nachdem wie ein solcher Big Bang angegangen wird, kann es vorkommen, dass die neue SharePoint Lösung nicht so akzeptiert wird, wie von den Verantwortlichen der Einführung erwartet.

Man stelle sich folgendes Szenario vor: Ein Kernteam arbeitet an der neuen SharePoint Lösung. Dazu zählen häufig Mitarbeiter der IT und eventuell KeyUser aus den Fachbereichen. Nach einiger Zeit und viel Arbeit funktioniert die Lösung technisch, wurde von den Verantwortlichen für gut befunden und ist reif für das Going Live. Ob die Lösung auch aus der Sicht der Anwender so funktioniert wie ursprünglich geplant, erfahren die Beteiligten häufig erst, wenn live damit gearbeitet wird. Das Risiko der Nichtakzeptanz wird so auf einen Punkt gestaucht. Dies kann zu Frust auf beiden Seiten führen.

Natürlich kann eine Big Bang Einführung funktionieren. Sie sollte allerdings gut geplant und vor allem intern gut vermarktet werden. Stetige Kommunikation, regelmäßiger Austausch des Projektteams mit den Anwendern und das Generieren eines Mehrwerts für alle Beteiligten, sowie Schulungen sind dabei entscheidend.

Auch eine schrittweise SharePoint Einführung muss gut vorbereitet werden

Dem Big Bang gegenüber steht eine iterative Einführung des SharePoint, also die Einführung in mehreren kleineren Schritten, z.B. Fachbereich für Fachbereich. Die Vorteile dieser Vorgehensweise sind vor allem überschaubare Budgets und eine höhere Akzeptanz durch eine schrittweise Gewöhnung der Anwender. Hinzu kommt, dass frühzeitig greifbare Ergebnisse entstehen. Auch in diesem Fall müssen die interne Kommunikation und die Mehrwerte für die Endnutzer im Vordergrund stehen.

Prozessoptimierung: ja oder nein? SharePoint Einführungen müssen durch konkreten Nutzen überzeugen.

Die Einführung eines SharePoint kann nur dann gut funktionieren, wenn durch dessen Einführung ein reales Problem bei den Anwendern gelöst wird. Erst dann benutzen sie den SharePoint gerne und von sich aus. Ob ein Prozess im Rahmen einer SharePoint Einführung optimiert werden sollte oder nicht, hängt vom Gesamtbild ab. Prozessoptimierungen sind besonders an sogenannten Flaschenhälsen sinnvoll. Flaschenhälse sind jene Stellen, an denen Prozesse stocken und nachfolgende Arbeitsschritte aufgrund dessen verzögert werden. Selbst wenn der Prozess an einer anderen Stelle verbessert wurde, wird die Gesamtgeschwindigkeit eines Arbeitspaketes weiterhin durch eben diesen Flaschenhals verzögert. Solche Optimierungen führen dann dazu, dass sich mehr Arbeitspakete als zuvor vor dem Flaschenhals stauen. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, zunächst den aktuellen Prozess zu verstehen und abzubilden und dann Schritt für Schritt auf Flaschenhälse zu untersuchen. Durch iterative Anpassungen kann festgestellt werden, welche Optimierungen dem Unternehmen den höchsten Nutzen verschaffen und von da an können Prozesse verschlankt und feiner optimiert werden.

Eine SharePoint Einführung ist kein reines IT-Projekt

Viele SharePoint Einführungen werden von der IT angestoßen und sind von der Idee getrieben, das technisch Machbare umzusetzen. Die Anwender sind in einem solchen Szenario die Nutznießer, denen verbesserte Arbeitsbedingungen offeriert werden. Manche Anwender sehen das aber ganz anders. Ist das Projekt nur von der IT getrieben und kommt der Wunsch nach einer Veränderung nicht auch aus den Fachbereichen, so kann die Akzeptanz der neuen Umgebung sehr gering ausfallen und das Projekt dadurch stark beeinträchtigt werden.

Jeder Fachbereich hat seine individuelle Arbeitsweise und sieht den Nutzen eines Systems aus einer eigenen Perspektive. Damit ein von der IT angestoßenes SharePoint-Projekt dennoch erfolgreich umgesetzt werden kann, wird ein Höchstmaß an Kommunikation, Empathie und Zeit benötigt, um die Wünsche und Interessen der Fachbereiche miteinzubeziehen. Am besten geschieht das gleich von Beginn an.

Das noventum Vorgehensmodell zur iterativen Einführung von SharePoint Projekten 

noventum hat ein Vorgehensmodell entwickelt, das als erste Blaupause für eine iterative SharePoint Einführung nützlich ist. Dieses Modell baut auf diversen Projekterfahrungen auf und wird kundenindividuell in jedem neuen Projekt angepasst und verfeinert.

Zuerst formiert sich das Projektteam. Der Initiator der SharePoint Einführung sucht natürliche Verbündete für das Projekt und bildet mit ihnen das Kernteam. Dieses besteht idealiter aus: IT, Fachabteilungen, Usern, Sponsoren und interner Unternehmenskommunikation. An erster Stelle stehen Anforderungsworkshops mit den Fachbereichen, um den aktuellen Ist-Zustand zu besprechen und zu verstehen. Danach werden gemeinsam Lösungsvorschläge erarbeitet. Hier stehen die o.a. “Flaschenhälse” im Vordergrund, deren Beseitigung die Akzeptanz des ganzen Projektes erheblich fördern kann.

Häufig ist es so, dass die Fachbereiche den SharePoint nicht oder noch nicht im Detail kennen, sodass unklar ist, welche Möglichkeiten er bietet. Aus diesem Grund arbeiten die noventum Berater gerne mit Prototypen. Das bedeutet, dass eine nicht zu 100% fertig gestellte Lösung, mit der aber bereits in einem vorher abgestimmten Funktionsumfang gearbeitet werden kann, in einer Testumgebung aufgebaut wird. Je nach Kundenbedürfnis, kann dies ein Projektarbeitsraum für die Zusammenarbeit eines Teams, die Darstellung von Workflows, Prozessen oder anderes sein.  

Die Erstellung eines ersten Prototyps ist zumeist in wenigen Tagen abgeschlossen. Anhand des Prototyps wird für Mitarbeiter greifbarer, wie sich der SharePoint verhält und ob die umgesetzte Lösung sinnvoll ist. Durch die Bedienung wird schnell erkennbar, was funktioniert und was noch weiter angepasst werden sollte. 

Dabei ist wichtig zu verstehen, dass dieser Prototyp zunächst nur das zugrundeliegende Kernproblem angeht. In nachfolgenden Iterationen wird dieser weiter ausgebaut und von Lösungsworkshops und Testphasen begleitet. Die Idee dabei ist, neben der stetigen Nutzung durch das Kernteam dafür zu sorgen, dass auch Key User und nach und nach Endanwender mit in den Prozess einbezogen werden, sodass auch deren Ideen mit einfließen können.

Schulungen und eine ausführliche Information aller Mitarbeiter (nicht nur der initial betroffenen) tragen dazu bei, dass im ganzen Unternehmen der aktuelle Nutzen (Flaschenhälse!) und künftige Nutzungsmöglichkeiten bekannt werden. Wenn der erste Schritt der SharePoint Einführung ein Erfolg ist und von den Beteiligten gerne und freiwillig als solcher beschrieben wird, kann der nächste Schritt kommen. Sponsor und Fachabteilung können die SharePoint Einführung als ihren Erfolg verbuchen, ebenso wie selbstverständlich die IT-Verantwortlichen.