SharePoint-Einführung bei SAERTEX multiCom komplett online realisiert

Die SAERTEX GmbH & Co. KG und ihre Tochter SAERTEX multiCom GmbH produzieren im westfälischen Saerbeck und in einer Reihe von Standorten weltweit technische Textilien. Um die konzerninterne Zusammenarbeit zu verbessern, initiierte die SAERTEX multiCom den Aufbau eines Intranets auf Basis der aktuellen Microsoft SharePoint-Technologie. Künftig werden schrittweise alle Standorte und Abteilungen von Mutter- und Tochterunternehmen im Intranet zusammenarbeiten. 2022 setzten die Saerbecker das Pilotprojekt erfolgreich um und eröffneten für ihre Mitarbeitenden neue Wege der Kommunikation und gemeinsamen Datennutzung. Einige Abteilungen des Mutterunternehmens SAERTEX waren bereits von Beginn an am SharePoint-Aufbau beteiligt.

noventum Berater und SAERTEX Mitarbeitende trafen sich erstmalig nach Abschluss des vollständig online durchgeführten Projektes persönlich.

Die SAERTEX Gruppe beschäftigt weltweit mehr als 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, 250 von ihnen arbeiten für die SAERTEX multiCom. Daniel Hatke (Strategie & Prozesse SAERTEX multiCom) leitete das Projekt, Gesamt-IT-Leiter Ingo Tegeder und  SAERTEX multiCom Geschäftsführer Kai Diecks beteiligten sich ebenfalls und unterstrichen damit die Bedeutung des Projektes.

noventum consulting unterstützte das SharePoint-Projekt mit einem gemischten Team von Microsoft Experten, Dina Sibai als agile Projektleitung und Kai Gräwe als Technologieexperte.

SharePoint online-Technologie ist das zeitgemäße Werkzeug für Zusammenarbeit im Unternehmen

Mit einem neuen Intranet und Dokumentenmanagementsystem auf Basis der Microsoft SharePoint Online Technologie treibt die SAERTEX multiCom ihre Digitalisierungsstrategie voran. Aus dieser Digitalisierungsstrategie wurden die Ziele für die SharePoint-Nutzung abgeleitet:

• Abbau redundanter Daten
• Optimierung der Kommunikation
• Transparenz
• Dezentrale Steuerung
• Vernetzung von Systemen --> keine Insellösungen
• Mitarbeitende in ihrer täglichen Arbeit stärken
• digitale Kompetenzen für Mitarbeitende aufbauen
• Voraussetzung für Workflows schaffen
• durch Digitalisierung Beitrag zur Wertschöpfung leisten

In der ersten Stufe wurde das Intranet für die SAERTEX multiCom aufgesetzt. Der Standort in den USA wurde als Testballon technisch mitgenommen, um die künftig weltweite Nutzung des SharePoint zu erproben und abzusichern.

Das Projekt „SAERTEX multiCom Intranet“ wurde im September 2022 mit Erfolg abgeschlossen. Mittlerweile sind alle Bereiche der SAERTEX multiCom am Standort in Saerbeck im Intranet vertreten und auch die SAERTEX ist mit vielen Bereichen aktiv. Die SAERTEX multiCom bereitet gerade Grundlagen für den internationalen Rollout vor, sodass weitere Standorte hinzukommen können. Für die Zukunft sind weitere Ausbaustufen geplant, die das Unternehmen mit eigenen Kräften umsetzen wird.

Das Projekt

Die Corona Epidemie steckte für das Projekt sehr enge Rahmenbedingungen, die sich aber am Ende als guter Lerneffekt auszahlten. Besprechungen, Schulungen und anderen Meetings fanden ausschließlich digital statt. Erst zum Projektabschluss traf sich das Kernteam persönlich mit den noventum-Beratern, um gemeinsam die erfolgreiche Zusammenarbeit zu feiern.

noventum Projektleiterin Dina Sibai kann diesem Vorgehen unter erschwerten Bedingungen auch etwas abgewinnen. „Wir machen in unseren Projekten jetzt schon zum wiederholten Mal die Erfahrung, dass auch abstimmungsintensive Kooperationen rein digital ablaufen können und das ohne Qualitätsverlust. Die Werkzeuge dafür sind vorhanden, wir bringen ein erprobtes Konzept mit und auch unsere Kunden sind in der digitalen Kommunikation zu Hause! Am Ende ist die persönliche Begegnung zwar nicht zu ersetzen, aber beide Seiten sparen dadurch auch Zeit und Ressourcen.“ [ein weiterer Bericht über ein vollständiges noventum Remote-Beratungsprojekt im nc360°]

Grundlage der Arbeit war die agile Projektorganisation nach Scrum, nach der in Sprints mit Plannings, Reviews und Retrospektiven gearbeitet wurde. Nach dem ausführlichen Eingangsworkshop stand das noventum Vorgehensmodell Microsoft SharePoint Pate.

Kernaufgabe des Projektes war der Aufbau des SharePoint. Das Kennenlernen und die Nutzung weiterer Microsoft-basierter Anwendungen wie OneDrive oder Teams ergänzten den Lösungsansatz für eine künftige Zusammenarbeit im Unternehmen und waren gewissermaßen ein Beifang des Projektes.

Pilotgruppen und Key-User

Für ein späteres Rollout im ganzen Unternehmen erarbeiteten noventum und SAERTEX multiCom einen Einführungsleitfaden und ein Schulungskonzept inkl. Checklisten zum Aufbau von SharePoint Seiten. Dieses Konzept wurde sodann in einigen Pilotgruppen erprobt. Durch Schulungen wurden die verschiedenen Gruppen im laufenden Projekt in den Stand versetzt mitzuwirken. Den Leitfaden für die Schulungen haben die Saerbecker mit noventum gemeinsam erstellt. So kam Daniel Hatke, der das Projekt hauptverantwortlich leitete, bei der Erarbeitung eines Nutzerleitfaden auf die Idee des Leitsatzes: „SharePoint für alle, Teams für uns (z.B. im Team) und OneDrive für mich“ bezogen auf die Vorgabe, wann welches Tool genutzt werden sollte.  Denn bei all den Möglichkeiten, die M365 bietet, sind klare Regeln und Strukturen essenziell für den effizienten unternehmensweiten Einsatz.

Pilotgruppen des multiCom SharePoint Projektes waren:

• die Abteilung Strategie und Prozesse
• die Geschäftsleitung
• das Marketing (auch für SAERTEX)
• die IT (auch für SAERTEX)

Aus den Pilotgruppen wurden anschließend Key-User identifiziert, die am laufenden Projekt besonders intensiv beteiligt waren. Sie stehen mit ihren Erfahrungen für spätere User als Ansprechpartner zur Verfügung und sind mit ihrem Überblickswissen über Vorgehensweise und Tools Multiplikatoren für das Projekt.

Das Ziel der dezentralen Verteilung von Inhalten, Verantwortungen und Know-how (Key-User) wird für den gesamten Bereich der M365-Nutzung forciert. Denn Digitalisierung wird bei SAERTEX multiCom nicht als Großprojekt, allein von der IT geschultert, verstanden. Ziel ist der breite Aufbau von Kompetenzen und die Beteiligung der Mitarbeitenden, um Vertrauen und Akzeptanz zu schaffen. Eingebettet in eine übergeordnete Strategie wird so in vielen kleinen Ansätzen ein Beitrag zur Wertschöpfung geleistet.

Projektschritte in Schlagworten

Im Grundsatz ist der Aufbau eines SharePoint ein gemeinsames Projekt zwischen den Fachbereichen und der IT, da es nicht nur um die Bereitstellung einer technischen Lösung geht. Abteilungen stellen sich und ihre Arbeit vor, stellen Dokumente und andere Informationen zur Verfügung und informieren über Neuigkeiten in ihrem Bereich. Für eine intuitive Nutzerführung ist Einheitlichkeit der Seiten in Nutzung und Gestaltung leitendes Prinzip, spezielle Anforderungen erfordern aber auch individuelle Features. Der Aufbau des SAERTEX multiCom SharePoint folgte diesen allgemeinen Grundsätzen und er ist – wie jeder SharePoint – am Ende eine gute Mischung aus Standards und Ausnahmen.

• Zum Start des Projektes wurde zunächst ein Tenantcheck durchgeführt und die allgemeinen, sowie Sicherheitseinstellungen überprüft.
• Einstieg war die übergeordnete Startseite, von der weitere Seiten wie Organisation, Selbstbedienung, Abteilungsseiten unterteilt nach Zugehörigkeit angesteuert werden können. Bei sehr langen Texten (z.B. aus der IT) wurden TOC (Table of content) integriert, um die Lesbarkeit zu erleichtern.
• Ein Megamenue für die Navigation erleichtert künftigen Usern die Entscheidung, SAERTEX- oder SAERTEX multiCom-Seiten anzusteuern. Bei steigender Komplexität des SharePoint wird dieser Punkt in Zukunft noch an Bedeutung gewinnen.
• Um komplizierte Berechtigungsstrukturen zu vermeiden (SharePoint erlaubt Zugangsrestriktionen herunter bis auf einzelne Dokumente), wurde das Prinzip umgesetzt: alles, was alle sehen dürfen, kommt in den SharePoint, der Rest in OneDrive oder Teams.
• Beim Einstellen von Neuigkeiten können die Key-User festlegen, ob diese auch auf der Startseite sichtbar sind oder nur auf ihrer Abteilungsseite. So wird das „Überfluten“ der Startseite mit Neuigkeiten vermieden.
• Ständiges Begleitthema war Multilingualität (als Option für die internationale Nutzung) und eine zukunftsfähige Gesamtarchitektur zur Nutzung des SharePoint gemeinsam mit dem Mutterkonzern.
• Die AD-Pflege ist immer ein wichtiges Thema, da der SharePoint Daten aus dem AD zieht. Bei den meisten Projekten ist die nachholende Aufräumarbeit auf dem AD notwendig.
• Bei der Migration der Dokumente vom Fileserver wurde zunächst per Datenanalyse geklärt, welche Dokumente in welches Zielsystem (SharePoint, Teams oder persönliches OneDrive) übertragen werden sollen.
• Jeder Bereich wurde individuell beim Umzug in die neuen Strukturen begleitet und Lösungsräume für individuelle Bedarfe entwickelt.

SharePoint Projekte - agil und motivierend

Die SharePoint-Einführung bei SAERTEX multiCom steht in einer ganzen Reihe ähnlicher Projekte, die noventum-Berater in den letzten Jahren begleitet haben. Durch den schrittweisen Aufbau und die intensive Beteiligung einzelner Abteilungen, die als Pioniere den Anfang machen, sind diese Projekte meist von großer Begeisterung getragen. Die agile Vorgehensweise spielt dabei eine besondere Rolle, stellt Dina Sibai fest: „Mitarbeitende bauen IHREN SharePoint und lernen gemeinsam, wie es geht, was sie sich wünschen und wie weitere Kolleginnen und Kollegen begeistert werden können. Dabei steht immer die Frage im Hintergrund, „wie können wir unsere Arbeit verbessern?“. Diese Identifikation mit dem eigenen Unternehmen ist auch für uns als Beraterinnen immer wieder begeisternd.“

SAERTEX multiCom

Mit etwa 80 Mio. € Umsatz und 875.000 verkauften Laufmetern ist SAERTEX multiCom® führend in der Herstellung von UV-lichthärtenden GFK-Schlauchlinern zur grabenlosen Sanierung von Abwasserkanälen und Versorgungsleitungen. Das Leistungsangebot wird ergänzt durch eine Vielzahl an Services wie Projektmanagement, Anwendungstechnik, Schulungsprogramme, Mietlösungen Equipment sowie einem partnerschaftlichen Netzwerk. Über 300 Mitarbeiter arbeiten an den drei regionalen Produktionsstandorten in Saerbeck (DE), Huntersville, NC (US) und Pinghu (CN) sowie in den weltweiten Verkaufsniederlassungen. Als Teil der SAERTEX® Gruppe nutzt SAERTEX multiCom® die unternehmensinterne Expertise zur Herstellung technischer Textilien aus Glas- und Carbonfasern für Windkraft, Luftfahrt und Automobilindustrie.