Sanitärhersteller TECE setzt auf SharePoint online

Seit über 30 Jahren arbeitet TECE als unabhängiges Familienunternehmen nah an Menschen und Märkten. Der international tätige Hersteller von Sanitärprodukten und Installationssystemen TECE mit Hauptsitz im westfälischen Emsdetten entwickelt Produkte und Services für Architekten, Planer und Installateure. Für die Organisation von Projektmanagement, Vertrieb und Qualitätsmanagement setzt TECE auf die Kommunikationsplattform SharePoint online und führt mit diesen Komponenten die Microsoft Technologie schrittweise ein. Die SharePoint Experten der IT-Management Beratung noventum unterstützen den Hersteller bei dieser strategischen Neueinführung.

Zentrale Plattform standardisiert Projektsteuerung und -dokumentation

Zur Koordination und Steuerung seiner Projekte setzt TECE auf die Microsoft Technologie SharePoint online und konzipiert eine zentrale Projektmanagementplattform. Als Einstiegsprojekt für SharePoint online will das Unternehmen durch “Quick Wins” positive Erfahrungen mit der Software sammeln, um Schritt für Schritt weitere Komponenten an den Start zu bringen. Von der Standardisierung seines Projektmanagements verspricht sich das Unternehmen

• einen stetigen Überblick und regelmäßige Statusreports über alle laufenden Projekte
• eine nachhaltige Projektorganisation für Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen im Unternehmen
• die Realisierung des “Magischen Dreiecks” von Kosten, Zeit und Qualität - natürlich unter Berücksichtigung der strategischen Unternehmenszielsetzung
• Tools und Methoden, die das zielgerichtete und effiziente Arbeiten unterstützten
• eine gezielte Weiterentwicklung der Projektmitarbeiter, die über ein Qualifizierungskonzept realisiert wird, das die Projektteilnehmer zur Umsetzung von Projekten befähigt, Entwicklungspotentiale berücksichtigt und ermöglicht

SharePoint Online soll demnach sicherstellen, dass für Projekte einheitliche Werkzeuge verwendet werden, die die Projektleiter und -mitarbeiter bei ihrer Arbeit unterstützen, ohne sie einzuschränken. Dafür wurden einheitliche Dokumentenvorlagen entwickelt. Diese werden fortlaufend durch das PMO des Kunden aktuell gehalten. Unter anderem sind dies:

Statusberichte (Steering Committee oder One Pager) // Kick-Off Präsentation // Projekt-Organigramm // Projektplan // Zeitplan // Open Point List (OPL) // Budget Monitoring // Risk Register // Kontaktliste // Change Request // Lessons Learned

Eine zentrale Projektliste erlaubt es den Projektleitern, auf einen Blick zu erkennen, welche Projekte geplant, aktiv oder abgeschlossen sind. Die Liste verschafft einen Überblick über den Fortschritt, alle Beteiligten und die Sponsoren des jeweiligen Projektes. Über einen Link stellt sie die direkte Verbindung zu den entsprechenden Projekträumen her.

Der Projektraum dient der effektiven Zusammenarbeit des Projektteams und fungiert als zentraler Ort für alle Dokumente. Durch die intelligente SharePoint Suche und sinnvoll verwendete Metadaten müssen die Beteiligten das System nicht mehr unnötig lange nach entsprechenden Dokumenten durchsuchen.

Flexible Rechtevergabe auch an Externe entlastet die IT

Da Projekte häufig durch Externe unterstützt werden, muss die Zusammenarbeit auch mit diesen Personen gewährleistet sein. Diese Form der Zusammenarbeit kann im SharePoint ohne Probleme erfolgen. Die Beteiligten benötigen lediglich einen Microsoft Account. Die Projektleiter können über die Berechtigungsvergabe selbstständig regeln, wer an ihren Projekten mitarbeiten darf. Durch Berechtigungskonzepte können verschiedene Informationsstufen je nach definierter Rolle eingestellt werden. Dieser Self-Service-Gedanke entlastet in erheblichem Maße die interne IT.

Um die Arbeit von unterwegs zu erleichtern, können mit “One Drive”, einer weiteren O365 Anwendung, alle Dokumente auch offline verwendet werden. So stehen sie beispielsweise in Meetings zur Verfügung, ohne dass die Informationen ausgedruckt werden müssen.

Die Vorteile für das TECE Projekt Management Office liegen auf der Hand: „SharePoint Online ermöglicht uns ein unkompliziertes Zusammenarbeiten im Rahmen von Projekten. Klare Strukturen für das Berichtswesen, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Vernetzung der MS Office Produkte oder auch der Self-Service-Gedanke im Rahmen der Site-Berechtigung, machen den SharePoint für uns zu einem effizienten anwenderfreundlichen PMO-Tool. Selbst in Zeiten von Covid-19 ließen sich hierüber schnell und unkompliziert auch für nicht IT-affine User Workshops realisieren, die ein zielgerichtetes Arbeiten schnell möglich gemacht haben.“

Vertriebsdokumente auf SharePoint Online zur Verfügung stellen und zentral verwalten – national und international

Ein Dokumentenmanagementsystem für den Vertrieb zur Ablage und Verfügbarkeit aller aktuellen Dokumente war das nächste SharePoint Projekt der TECE. Eine transparente und zentral gesteuerte Versionierung von Dokumenten sollte die Arbeit des Außendienstes professionalisieren.

Diese Aufgabe konnte schnell, einfach und optisch ansprechend über Modern Sites im SharePoint gelöst werden. Zur Übersichtlichkeit und Wiederauffindbarkeit wurden die Dokumente nach der Dokumentenart (z. B. Broschüre, Video, Präsentation) und nach dem Produktbereich geclustert. Dafür wurden entsprechende Metadaten angehängt. Im Hinblick darauf, dass in Zukunft eine ähnliche Seite für den internationalen Vertrieb aufgebaut werden soll, wurden die Metadaten bereits auf Englisch und Deutsch angelegt. So ist der Weg für eine zweisprachige Umsetzung bereits geebnet.

Zu guter Letzt wurden Kurzvideos bereitgestellt, um den Umgang der Verantwortlichen mit der neuen Vertriebs-Seite zu festigen. “Wir wollen unseren externen Vertriebsmitarbeitern einheitliche und jederzeit richtige Dokumente zur Verfügung stellen. Mit der SharePoint Plattform können wir das und sparen uns eine Menge kleinteilige Kommunikation. Ich bin sehr optimistisch, dass wir das in Kürze auch für unseren internationalen Vertrieb umsetzen können“, betont eine der TECE Mitarbeiterinnen.

Mit einer Visio Prozesslandkarte Datenzugang erleichtern – eine technisch einfache Lösung für komplexes Qualitätsmanagement

Das TECE Qualitätsmanagement arbeitete bereits mit einer Plattform, auf der die wichtigen Dokumente zu allen Unternehmens-Prozessen veröffentlicht wurden. Diese Plattform hatte allerdings einen hohen Pflegeaufwand. Für jede Änderung an der visualisierten Prozesslandkarte, musste der HTML Quelltext verändert werden - ein klassischer “Flaschenhals”, der mit einer einfachen SharePoint Lösung beseitigt werden konnte.

Da die zentrale Projektplattform des Unternehmens bereits mit dem SharePoint umgesetzt wurde, wollten die TECE Verantwortlichen ihre Prozesse ebenfalls im SharePoint unterbringen und visualisieren. Mit einem Klick auf die einzelnen Prozesse in der Prozesslandkarte sollten die Mitarbeiter tiefer in den entsprechenden Prozess gelangen können und dort alle entsprechenden Informationen und Dokumente finden.

Die Verbindung aus Visio und dem SharePoint war die Lösung. Einzelne Elemente in Visio können mit Links versehen werden. In gemeinsamen Workshops wurden einfache und kurze Klickpfade erarbeitet. Die entsprechenden Dokumentenbibliotheken hinter den Prozessen wurden vorsorglich vorgefiltert und zeigen so nur die relevanten Dokumente des Prozesses an.

Sofern es für den betreffenden Bereich im SharePoint bereits eine Intranetseite gab, wurde eine Absprungmöglichkeit direkt zu dem jeweiligen Bereich geboten. Und umgekehrt, können nun die entsprechenden Prozesse direkt von der Bereichsseite aus erreicht werden.

Zusätzlich wurde die Plattform mit einem SharePoint Workflow angereichert, um den dahinterliegenden Prozess der Dokumentenlenkung zu digitalisieren. So sollten nur bereits genehmigte Dokumente für die Mitarbeiter veröffentlicht werden und lediglich KeyUser und Admins Zugriff auf Zwischenversionen erhalten. Um die Updatefähigkeit zu gewährleisten und Kosten gering zu halten, entschied sich TECE für eine Umsetzung durch den SharePoint Standardworkflow. Der Prozess wurde an die SharePoint Best Practises angelehnt.

Mehrsprachigkeit und Metadaten im SharePoint Online

Eine weitere Herausforderung des Projektes war es, den Qualitätsmanagementbereich mehrsprachig aufzubauen. Dies war erforderlich, da TECE auch Tochterfirmen im Ausland hat.

So wurden die SharePoint Seiten für das Qualitätsmanagement sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch angelegt und auf der deutschen Startseite eine Verlinkung zu der englischen Seite (über „Switch to english“) erstellt, sowie auf der englischen Seite ein analoger Link („zu Deutsch wechseln“) gesetzt. In gemeinsamen Workshops wurde erarbeitet, an welchen Stellen Mehrsprachigkeit verwendet werden kann und soll.

SharePoint-Einführung - schrittweise zum Erfolg

Als Synonym für moderne Kollaborationsplattformen im Unternehmen gilt seit einigen Jahren der Microsoft SharePoint. Manche Unternehmen versuchen, ihn in einem großen Schritt einzuführen und sämtliche alten Systeme auf diesem Wege abzulösen. Die TECE GmbH geht den anderen Weg und etabliert die vielfältig einsetzbare Anwendung schrittweise. Dabei legen die Verantwortlichen größten Wert darauf, jeden Schritt konsequent und bis zum Erfolg zu gehen. Zu diesem Erfolg zählt in erster Linie auch die Akzeptanz und der Zuspruch der Mitarbeiter, die täglich damit arbeiten.

Mit der Kommunikationsplattform SharePoint online setzt das Unternehmen TECE für sein Projektmanagement, seinen Vertrieb und das Qualitätsmanagement auf Microsoft Technologie. TECE geht diesen Weg Schritt für Schritt und setzt darauf, seine Mitarbeiter zu begeistern und die Ablösung alter Systeme behutsam vorzunehmen. Ein nächster Schritt wird die Einführung weiterer Microsoft Tools wie Teams sein.