Online Events sind mehr als Kopien ihrer analogen Vorbilder

Seit 35 Jahren ist die IHK Nord Westfalen Ausrichterin der regionalen Vorausscheidung zum bundesweiten Wettbewerb „Jugend forscht“. Schon in der analogen Veranstaltung früherer Jahre war die Organisation von Teilnehmern und Juroren anspruchsvoll. In diesem Jahr standen die Veranstalter vor der Herausforderung, 137 junge Forscherinnen und Forscher aus 23 Schulen des Münsterlandes, aufgeteilt in 7 Fachgruppen eine digitale Möglichkeit zu eröffnen, sich am Wettbewerb zu beteiligen. Die Münsteraner IT-Managementberatung noventum consulting wurde mit der technischen Umsetzung beauftragt und setzte zusammen mit Dr. Eckhard Göske, dem Leiter der IHK-Industrieabteilung, das mehrtägige Event um.

Seit 2020 sind Online-Events auf dem Weg, zum neuen Standard zu werden

Die Covid-19-Pandemie zwang schon im letzten Jahr viele Veranstalter öffentlicher Events dazu, Konzepte für eine digitale Umsetzung zu entwerfen, so auch die IHK Nord Westfalen. Zusammen mit dem IT-Forum Nord Westfalen sowie dem digital hub Münsterland veranstaltete die IHK den IT-Strategie-Kongress für über 500 Teilnehmer:innen. Konzept und technische Umsetzung lieferten auch dazu Berater von noventum consulting.

Der „Jugend forscht“-Wettbewerb stellte in diesem Jahr allerdings völlig neue Anforderungen an die technische Planung. Tagungsleitung, Fachgruppen, Referent:innen und Juror:innen sollten im Plenum und in Kleingruppen sowie nach einem strikten Zeitplan interaktiv sein können. Ein Publikum im Sinne von Öffentlichkeit gab es nicht, dafür waren buchstäblich alle Teilnehmer:innen in ihren jeweiligen Rollen aktiv. Die besondere Herausforderung für das technische Konzept bestand darin, dass in den Ablauf des Wettbewerbs alle Beteiligten mit sehr konkreten Rechten und Wünschen einbezogen werden mussten. “Den Wechsel einzelner Menschen vom Plenum in Kleingruppen und zurück konnten wir mit Breakout-Sessions umsetzen. Das ist in Microsoft Teams ein relativ neues Feature und es passte sehr gut in die Veranstaltungsstruktur“, stellt noventum-Berater Marvin Beckonert zufrieden fest.

Mit „Breakout-Sessions“ ermöglicht Microsoft 365® digitale Events, die nah am analogen Original sind

Im Wesentlichen präsentieren beim Wettbewerb „Jugend forscht“ kleine Gruppen oder einzelne Schüler:innen vor „ihrer“ Jury. Dabei wird Diskretion großgeschrieben und es ist sehr genau reglementiert, wer wann in welchem Raum sein darf – gerade so wie im analogen Wettbewerbsalltag. Anschließend beraten die Jurys „hinter verschlossenen Türen“, während sich die nächsten Kandidaten schon im Präsentationsraum einfinden. Über den Tag verteilt treffen sich immer wieder einmal größere Kreise, z. B. alle Juror:innen und der Tag beginnt und endet mit einem Plenum. Für die Umsetzung eines solchen Konzeptes werden

• unterschiedliche Teilnehmer-Rollen und -Berechtigungen sowie die entsprechenden Kommunikationskanäle identifiziert und aufgebaut,
  
  
• die strengen Bedingungen eines Wettbewerbs beachtet (Schüler:innen mussten mit Webcam dokumentieren, dass sie in ihrem Raum ohne Hilfe und allein sind),
  
  
• alle Veranstaltungsteilnehmer:innen technisch unterstützt (Hotline),
  
  
• einige Akteure vor Kamera und Mikrofon begleitet (Regie-Rolle),
  
  
• technischer Vorlauf (Test) und Live-Übertragung streng getaktet umgesetzt,
  
  
• „Studio-Standards“ durchgesetzt von „Handys aus!“ bis „alles wird gut“.
  
  

Ca. 200 Teilnehmer:innen mussten durch die Agenda (mit ihren jeweiligen Rollen) geführt werden. „Präzises Timing, Übersicht über Fortlauf der Einzelteams, An- und Abmeldung in die jeweils richtigen Räume …, das war ein toller Job zwischen Technik und Teilnehmerbetreuung,“ begeistert sich Kai Gräwe, der wie sein noventum-Kollege Marvin Beckonert auch schon bei der Umsetzung des IT-Strategie-Kongresses 2020 dabei war.

Planung und Steuerung der Technik sind das Rückgrat komplexer Online-Events

Um von Beginn an Software-Anpassungsprobleme zu vermeiden, wurde für den Wettbewerb eine neue Microsoft 365® Umgebung aufgesetzt. Alle Jurymitglieder und Teilnehmer:innen bekamen dedizierte Zugänge zu dieser Umgebung und die Schüler:innen eine E-Mail mit Zugangslink zu ihrem Termin, zu ihrer Uhrzeit und zu ihrem Fachgebiet. Die heterogene Ausstattung der teilnehmenden Schulen mit Hardware  (z. T. I-Pads) war für die Teams-Anwendung nicht unproblematisch und Improvisation gefragt. Kameras und (Funk-) Mikrofone, Akkus und Beleuchtung wurden gecheckt und eingerichtet, das Einspielen aufgezeichneten Materials (z. B. Videos der Laudatoren, Sponsoren) wurde vorab einstudiert. Jeder Teilnehmer nutzte seine eigene Hardware, Voraussetzung war mindestens ein aktueller Webbrowser oder eine aktuelle Microsoft 365® Installation.

Weitere Rahmenbedingungen der „Jugend forscht“ - Veranstaltung:

• Auf einer Extra-Plattform konnten sich die Aktiven während der ganzen Zeit austauschen.
  
  
• In einem Studioraum mit Greenscreen, Mikrofonen und Kameras kamen Akteur:innen und technische Betreuung auch physisch zusammen. Hierzu wurde ein Flur im IHK-Gebäude umfunktioniert.
  
  
• Schüler:innen präsentierten von zuhause oder aus der Schule, z. T. gleichzeitig aus verschiedenen Umgebungen (z. B. 3 Schüler:innen/ein Thema/drei Drehorte).
  
  
• Kleinere Probleme wie eine schwache Internetleitung oder technisch schwache Hardware von Teilnehmenden wurden beim technischen Probelauf identifiziert und manchmal half ein schneller Wechsel auf „Papas Notebook“.
  
  

Lessons learned – Veranstalter:innen müssen für Online-Events investieren

noventum-Berater Beckonert und Gräwe resümieren nach der erfolgreichen Veranstaltung ihre Erkenntnisse über die Zukunft digitaler Veranstaltungen:

• Digitale Events bringen neue Rollen und Anforderungen mit sich, die bei einem analogen Event nicht nötig sind. Das betrifft vor allem die technische Betreuung.
  
  
• Durch die digitale (Selbst-)Präsentation aller Mitwirkenden stellt sich die kritische Frage nach der Performance vor Kamera oder Mikrofon. Die Analogie zum Fernsehstudio mit Regie, Kamera, Licht und Ton drängt sich auf. Der Anspruch auf Professionalität nimmt zu.
  
  
• Unternehmen oder Institutionen werden sich durch eigenes technisches Know-how oder gute Dienstleister professionalisieren müssen, um künftig die Wahlfreiheit zu haben, Events analog, digital oder hybrid abzuhalten.
  
  
• Veranstaltungstechniker:innen haben ein neues Betätigungsfeld und neue Berufsbilder sind dabei zu entstehen (Digital Event Management).
  
  
• Komplexe digitale Events binden derzeit noch erheblich Fachkompetenz. Finanzielle Vor- und Nachteile halten sich beim Wechsel analog/digital daher aus Sicht eines Veranstalters eher die Waage.
  
  
• Bei einer echten Publikumsveranstaltung mit Reisetätigkeit und Übernachtungskosten fällt die wirtschaftliche Gesamtrechnung digitaler Events dagegen wohl positiv aus.
  
  

„Jedes größere Online-Format ist derzeit noch wie eine Premiere und muss individuell konzipiert werden. Das ist eine echte Herausforderung für die Technik und macht am Ende auch richtig viel Spaß“, fassen die noventum-Berater ihre Erfahrungen zusammen. „Die Möglichkeiten der Collaboration-Tools wachsen ständig und wir können immer besser die Wünsche unserer Kunden realisieren.“