Microsoft Teams – Meeting und Home-Office Lösung nicht nur in Krisenzeiten

Der Wandel von der klassischen Büroarbeit hin zu vollständig dezentral aufgestellten Teams nimmt in Zeiten von „sozialer Distanzierung“ massiv an Geschwindigkeit zu. Die Maßnahmen gegen die Verbreitung des neuartigen Coronavirus (SARS-CoV-2) zeigen dem alten System seine Grenzen auf. Arbeitgeber müssen sich mit sofortiger Wirkung digitaler aufstellen und dürfen dabei die sozialen Aspekte nicht aus den Augen verlieren. Der unflexible Arbeitsplatz mit Desktop PCs gehört zum alten Eisen und Betriebe müssen umdenken. Bei aller z.T. schon entwickelten Agilität und Flexibilität gilt es dennoch, sich stetig weiterzuentwickeln. Die digitale Vernetzung der Mitarbeiter ist ein hohes Gut, das mehr und mehr in den Fokus rückt. Was vielen Unternehmen fehlt, ist ein Plan.

Meetings mit Microsoft Teams

In einer Zeit, in der Menschen sich nicht näherkommen sollten als zwei Meter und in der Firmen Hals über Kopf versuchen, die Mitarbeitenden in ihren Home-Offices arbeitsfähig zu halten, erweisen sich die traditionellen zentralen Arbeitsräume als überholt und ungeeignet. noventum consulting hat als IT Management Beratung sehr schnell auf die Umstände reagiert und alle Mitarbeitenden ins Home Office geschickt. Die Verantwortlichen mussten sich nur Gedanken darüber machen, auf welchen Kanälen in welcher Regelmäßigkeit der Kontakt hergestellt werden sollte, um die wichtigen Arbeitsstrukturen weitgehend verlustfrei abzubilden. Der Microsoft Gold Partner noventum entschied sich für die Produkte, die in Microsoft Teams stecken. Als Beratung für Unternehmenskulturfragen und vielfach ausgezeichneter „Great Place to Work“ spielen für noventum bei dieser tiefgreifenden Veränderung die sozialen Aspekte immer auch eine große Rolle.

Soziales Miteinander muss nicht leiden

noventum hat für seine über 110 Mitarbeitenden eine virtuelle Kaffee-Ecke in Microsoft Teams eingerichtet, in der die Kolleginnen und Kollegen  sich einwählen können, wenn sie gerade eine Pause machen.

Dazu wurden alle Mitarbeitenden des Unternehmens initial in ein Microsoft Team eingeladen, in dem regelmäßige Besprechungen stattfinden, in die man sich jederzeit einklinken kann. Das Schöne daran ist, dass man vor seinem Besuch schon sehen kann, wer alles bereits virtuell vor Ort ist. So kann sich jeder bei Bedarf auch nur auf einen kurzen Kaffee dazuschalten, wenn er gerade fachliche Fragen an einen Personenkreis oder eine bestimmte Person hat. Ganz so, als würden sich die Kollegen im Firmenbistro an der Kaffeemaschine treffen.

Auch große Events sind digital umsetzbar

Für die Mitarbeiterversammlung mit nahezu 100 Teilnehmern und 11 Referenten setzte noventum ebenfalls auf Microsoft Teams. Hierfür gibt es ein sogenanntes Live-Ereignis, bei dem ein Produzent die Regie übernimmt. Neben dieser Rolle gibt es noch die Referenten, die die Präsentationen für die Versammlung vorbereiten. Jeder Referent sitzt also in einem eigenen Büroraum oder im Home-Office und gibt seine Präsentation für das Live-Ereignis frei. Diese erscheint dann auf dem Monitor des Produzenten, der diese wiederum nacheinander für alle Teilnehmer live schalten kann. Ein einfaches Prinzip, das nach einigen Compliance-Einstellungen sehr gut funktioniert. Ein handwerklicher Vorteil eines Microsoft Teams Live-Ereignisses ist, dass alle Teilnehmenden standardmäßig auf stumm geschaltet sind und abgesehen vom aktuellen Referenten niemand sein Mikrofon aktivieren kann. Gerade, wenn Teams den Umgang mit digitalen Großveranstaltungen noch nicht miteinander geübt haben, kann das zu Beginn eine hilfreiche Restriktion sein. Für Wortmeldungen gibt es bei einem MS Teams Live-Ereignis die Funktion “Q&A”, also “Fragen und Antworten”, jeder kann also schriftlich Fragen stellen oder Anmerkungen machen. Der Produzent und der Referent beantworten die Fragen und geben diese dann für alle frei. So wird umgangen, dass Fragen mehrfach angezeigt werden und die Teilnehmer die Übersicht und so auch die Aufmerksamkeit für die Präsentation verlieren.

Arbeiten ohne Ende? Home-Office bracht klare Grenzen!

Eine Gefahr des lebhaften digitalen Miteinanders ist, dass Meetings sehr eng getaktet werden und der Arbeitstag keine Pause und kein Ende findet. Auch im klassischen Büroalltag gibt es kurze Pausen, in denen nicht nur über die Arbeit gesprochen wird. Diese kleinen Pausen entstehen, weil man noch auf Teilnehmer eines Meetings oder Events wartet oder weil man kurz auf dem Weg über den Flur bei einem netten Gespräch miteinander verweilt. Und die Menschen verlassen irgendwann ihren Arbeitsplatz und gehen nach Hause.  Wenn das Home-Office keine zeitliche Begrenzung findet und Menschen theoretisch an sieben Tagen in der Woche 24 Stunden verfügbar sind und bereit sind zu arbeiten, ist die familiäre Katastrophe vorprogrammiert. Auch Partner und Familie sind dankbar für klare Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Unternehmen, denen die Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden wichtig ist, geben sich hier durchdachte Kommunikationsregeln. Um die Work-Life-Balance zu gewährleisten, nutzen die Kollegen die granularen Benachrichtigungseinstellungen der MS Teams Desktop App. Diese signalisieren aktiv, ob der Mitarbeitende beschäftigt ist, kommunizieren kann oder sich abgemeldet hat. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, in der mobilen App auf dem Mobiltelefon persönliche Ruhezeiten zu definieren, in denen alle Teams-Benachrichtigungen stummgeschaltet werden.

Zusammenarbeit auf Kanälen und in Versionen

Microsoft Teams bietet die Möglichkeit, für jedes Thema ein eigenes Team mit einem bestimmten Personenkreis anzulegen und in diesen Teams wiederum einzelne Kanäle, die meist denselben Personenkreis umfassen. Innerhalb eines Kanals kann man mit dem Team schreiben, telefonieren, Dateien teilen usw. Das Wichtigste ist aber der Microsoft Planner, der in jedem Kanal integriert werden kann. In diesem Tool kann z.B. ein virtuelles Kanban-Board aufgebaut werden. So werden die Aufgaben den jeweilig zuständigen Personen zugewiesen oder die Mitglieder des Teams ziehen sich die Aufgaben selbst. In einem Video-Call kann über MS Teams besprochen werden, wer welche Aufgabe übernimmt und welche Fragen es noch gibt. So wie im physischen Weekly oder auch Daily im Büro. Jeder einzelne kann sich darüber hinaus organisieren wie es ihm am besten gefällt. Die meisten Kollegen bei noventum nutzen dafür Microsoft To-Do, da es auf Windows 10 Geräten und Smartphones synchronisiert werden kann. Auch sind in diesem Tool die Aufgaben, die den Kollegen in einem Planner zugewiesen wurden, direkt sichtbar. Dazu werden auch die markierten E-Mails angezeigt und es gibt die Möglichkeit, eigene To-Do-Listen anzulegen und diese zu gruppieren.

Microsoft Teams gibt nicht nur die Möglichkeit, über räumliche Distanzen weiter miteinander zu arbeiten und Aufgaben zu koordinieren, sondern auch immer mit der aktuellen Version eines Dokuments ausgestattet zu sein. Wenn beispielsweise eine Präsentation für die Mitarbeiterversammlung ausgearbeitet werden soll, können alle, die daran beteiligt sind, gleichzeitig in PowerPoint daran arbeiten. Dasselbe gilt auch für Word- und Excel-Dokumente oder OneNote-Notizbücher.

Fazit

Die Corona-Krise hat viele Unternehmen zum schnellen Handeln gezwungen und die Umstellung vom Büroarbeitsplatz zur vollständig dezentral organisierten Arbeit war vielerorts nicht so durchdacht, wie viele Unternehmen und Arbeitnehmer es sich gewünscht hätten. Die Alternativlosigkeit und die Geschwindigkeit der Veränderung ist allerdings auch eine Chance – sie gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihre Mitarbeitenden für neue Wege der Zusammenarbeit zu begeistern und im Rekordtempo für die Zukunft zu rüsten. Dabei sollten regelmäßig die Bedürfnisse und Erfahrungen der Mitarbeitenden angehört werden, denn diese sind es, die in der Krise alle Vor- und Nachteile miterleben. Die digitale Unternehmenskommunikation und -organisation kann ein echtes Gemeinschaftswerk werden.

Ein Webinar zum schnellen Einstieg

noventum consulting berät Unternehmen und Institutionen seit langer Zeit bei der Einführung von Microsoft Teams und anderen Werkzeugen für Zusammenarbeit und Kommunikation. In einem Webinar zum Thema brachten vor wenigen Tagen die noventum Experten mehr als 400 Interessenten die Welt der Microsoft Collaboration Tools nahe und demonstrierten, wie ein schneller Einstieg in dieses Thema durch schnelle Erfolge belohnt wird und worauf man achten sollte.

Eine Aufzeichnung des Webinars ist bei Youtube abrufbereit. Für konkrete Nachfragen sind die Kolleginnen und Kollegen aus den Teams „IT-Technologie Beratung“ und „Culture Change Management“ über info@noventum.de oder telefonisch über 02506 93020 zu erreichen.