Microsoft Teams – Diese Features sollten Sie kennen

Microsoft Teams ist das zentrale Tool für modernes Arbeiten (Modern Work) im Unternehmen. Dort kommen die Stärken von Microsoft 365 und seinen einzelnen Programmen besonders zur Geltung. Die Services verschmelzen und bieten gebündelt eine Arbeitsplattform, in der alle Informationen und Anpassungen der Zusammenarbeit zu finden sind. So wird die Arbeit in Projekten und Arbeitsgruppen vereinfacht und gefördert.  

Hier ein paar nützliche Features, die sie unbedingt in Microsoft Teams nutzen sollten: 

1. Dateien im Meeting bearbeiten

Schneller Aufgaben gemeinsam lösen? Das ist mittlerweile kein Problem mehr in Microsoft Teams. Selbst in einem Meeting können Dateien geteilt und gemeinsam daran gearbeitet werden. Diese müssen nur noch freigegeben werden. Word-, Excel-, oder PowerPoint-Dateien können direkt kollaborativ bearbeitet werden. Visio-Dateien können allerdings nur betrachtet und kommentiert werden.

Mit den Tools "Excel-Live" und "PowerPoint-Live" können Dateien so in Meetings geteilt werden, dass der Inhalt im Meeting-Fenster für alle zur Verfügung steht und die Teilnehmenden selbst navigieren können.

Bei "Excel-Live" kann in dem Falle sogar von den Teilnehmenden der Inhalt angepasst werden. Probieren Sie es auch und sparen damit eine Menge Arbeitszeit. Zusammen lässt es sich doch eh am besten arbeiten.

2. Planner - Wiederkehrende Aufgaben

Microsoft Planner erleichtert die Verwaltung der anstehenden Aufgaben und die Organisation drum herum. Wiederkehrende Aufgaben können jetzt ebenfalls ganz einfach eingestellt werden, sodass tägliche, wöchentliche oder monatliche Aufgaben nicht immer neu erstellt werden müssen. Dazu hilft das im Task angezeigte bedienbare Feld "Wiederholen".

3. App "Approvals" in Microsoft Teams

Haben Sie schon etwas von der App "Approvals" oder auch "Genehmigungen" in Microsoft Teams gehört? Sie steht allen Benutzer:innen als persönliche App zur Verfügung und kann ganz simple an die Menüleiste angeheftet werden. Damit lassen sich Genehmigungen für die Teamarbeit des jeweiligen Teams ganz einfach erstellen, freigeben und verwalten.

4. Loop Komponenten

Wir stellen uns die Frage: Gibt es eigentlich eine Möglichkeit, während der Arbeitszeit, gemeinsam im Team Ideen zu entwickeln, Entscheidungen zu treffen und damit auch noch schneller Aufgaben zu erledigen, ohne dass man hin und her chatten muss oder in einem längeren Videochat herum diskutiert

Die Antwort ist: Microsoft Loop. Mit den Loop Komponenten lassen sich beispielsweise Tabellen, Aufgabenlisten oder eine Agenda per Crowdsourcing erstellen. Berechtigte Personen haben die Möglichkeit im Teams Chat Bearbeitungen vorzunehmen und diese live mitzuverfolgen. Updates werden sofort angezeigt und keiner verpasst die neusten Änderungen.

5. Tools und Inhalte optimal anpassen für jedes Projekt

Unabhängig von der Arbeitsweise und den anstehenden Projekten nutzt jedes Team andere Tools in Microsoft Teams, denn die Plattform bietet für jeden Mitarbeitenden einen individuell an die Bedürfnisse angepassten Workspace. Dies kann ganz einfach über Tabs, Konnektoren und Bots organisiert werden. So können alle möglichen Inhalte aus verschiedenen Microsoft-Anwendungen und weiteren Drittanbietern geteilt werden. Von Dokumenten über YouTube-Videos bis hin zu Forms-Umfragen. Microsoft Teams schlägt selbst auch einige Apps vor, die Ihr in euer Team integrieren könnt. Um Aufgaben zu planen, zu organisieren oder einzuteilen – auch im Team, eignet sich beispielsweise am besten der Planner.

Sie wollen in Ihrem Unternehmen auch Microsoft Teams, für die optimale Arbeitsweise, einführen und solches Tool benutzen? Sie sind noch nicht vertraut mit dem Programm oder brauchen Unterstützung Teams in Ihr Unternehmen einzuführen?  Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne, geben Schulungen und Workshops rund um Microsoft Teams.