Flexibilität und Innovation in Kennzahlensystemen – Marktsegmentrechnung in SAP BW

Die Marktsegmentrechnung liefert Kennzahlen, die traditionell zur Unternehmenssteuerung herangezogen werden. Da Unternehmen auch in diesem Bereich einer großen Dynamik und Informationsflut ausgesetzt sind, der man flexibel begegnen muss, stoßen die traditionellen Verfahren zusehends an ihre Grenzen. Die Frage ist, wie die Alternativen aussehen können.

Ziel einer Marktsegmentrechnung ist es, Unternehmensleistungen nach den Marktsegmenten zu beurteilen, und zwar in der Regel nach Produkten, Kunden, Aufträgen und beliebigen Verdichtungen dieser Merkmale oder auch nach Unternehmenseinheiten wie Gesellschaften, Verkaufsorganisationen oder Geschäftsbereichen etc.. In der Marktsegmentrechnung werden nun Kennzahlen ermittelt, die diese Objekte in Hinblick auf deren Beitrag zum Ergebnis ermitteln. Die dafür notwendigen Kennzahlen werden in Form eines Deckungsbeitragsschemas dargestellt, welches ausgehend von den erzielten Umsätzen stufenweise den erwirtschafteten Beitrag bis hin zum Deckungsbeitrag (DB) IV oder V ausweist. Ziel ist es, aus der Sicht des Marktes die verschiedenen Unternehmensbereiche wie Vertrieb, Unternehmensplanung etc. mit Informationen für das Controlling und die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Die Marktsegmentrechnung wird vom Controlling durchgeführt und findet üblicherweise im SAP/ERP-Modul CO-PA statt. Dabei kann immer wieder beobachtet werden, dass CO-PA im ERP große Probleme hat, wenn es um Aspekte wie Schnelligkeit und Flexibilität geht, die in der heutigen Zeit aber eine immer größere Bedeutung haben. Dies zeigt sich auch darin, dass seitens SAP zur Adressierung dieser Probleme die Nutzung von In-Memory-Technologien in Form von HANA angeboten wird, die aber technologisch noch in einem sehr frühen Stadium und zudem sehr hochpreisig sind, so dass sie nicht für jedes Unternehmen eine Lösung darstellen. Die folgenden Überlegungen sollen zeigen, dass eine Marktsegmentrechnung im SAP BW möglich ist und somit eine effiziente Variante der SAP/ERP-Lösung darstellen kann, die einen vollständigen Verzicht auf CO-PA erlaubt.

SAP BW Architektur

Basis für ein solches Vorgehen ist eine durchdachte SAP BW Architektur. Die folgende Abbildung zeigt eine Referenzarchitektur, die sich an dem Modell der Layered Scalable Architecture orientiert und auch von Seiten SAP als Standardarchitektur propagiert wird. Diese Architektur stellt ein Mehrschichtmodell dar, in dem die Core Warehouse-Schicht einen besonderen Stellenwert einnimmt. In dieser Schicht werden die Daten aus den verschiedenen Quellsystemen oder auch SAP-Modulen in einen integrierten und harmonisierten Datenbestand zusammengeführt. Für die weiteren Überlegungen ist wichtig, dass die Daten hier nicht in analytischen Strukturen, wie z.B. Star- oder Snowflake-Schemata, abgebildet werden, sondern zunächst einmal in einer vollkommen neutralisierten Form abgelegt sind. Analytische Strukturen werden erst in der folgenden Schicht gebildet. Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist, dass die Daten in einer höchst möglichen Granularität vorliegen, mindestens auf Belegebene.

Ziel ist, ausgehend vom Bruttoerlös, die stufenweise Ermittlung der verschiedenen Deckungsbeiträge (siehe Abbildung).

Step 1: Integration SD-Faktura

Basis aller Berechnungen ist die SD-Faktura-Integration der Core Warehouse-Schicht. Wie bereits erwähnt, liegen die Daten in der höchst möglichen Granularität vor, nämlich auf Ebene der Einzelkonditionen je Fakturabelegposition. Wie aus der Abbildung ersichtlich ist, werden diese Informationen für reines SD-Reporting in analytische Strukturen überführt und den Anwendern im Fachbereich Vertrieb zur Verfügung gestellt. Diese Daten enthalten bereits sämtliche Kennzahlen, die das Ergebnis bis zum Nettoerlös darstellen.

Für die CO-relevante Deckungsbeitragsrechnung ist diese Darstellung zu granular, hier wird in der Regel eine Monatssicht auf Kunden-/Artikelbasis benötigt. Wie in der Abbildung zum Step 2 zu entnehmen ist, muss hierzu lediglich eine Verdichtung erfolgen, und man erhält die CO-Sicht auf die Kennzahlen bis zum Nettoerlös, die ggf. noch um ein paar Spezialbetrachtungen korrigiert werden muss.

Step 2: Berechnung DB1

Im nächsten Schritt wird der DB1 berechnet. Um das Beispiel zu vereinfachen, werden in der Betrachtung nur die variablen Material- und Produktionskosten sowie die Produktionsabweichungen berücksichtigt. Diese
Kennzahlen werden in der Produktkostenrechnung CO-PC im ERP ermittelt und über Standardmechanismen in das Data Warehouse als Bewertungsfaktoren integriert. Dabei kann bei der Integration ins DWH bereits eine Versionierung dieser Faktoren eingebaut werden, was später hilfreich sein kann, wenn man verschiedene DB-Berechnungsläufe mit unterschiedlichen Variationen der Herstellkosten durchführen möchte.

Die Grafik zeigt die Integration der Kostensätze aus der CO-Kalkulation in das DWH. Da diese Kostensätze auf Artikelbasis vorliegen, können nun die zuvor ermittelten und verdichteten Mengen oder Werte mit den entsprechenden Kostensätzen bewertet werden, und man erhält den DB1.

Step 3: Verrechnung der Gemeinkosten

Der dritte Block ist die Verrechnung der Gemeinkosten. Dies ist sicher der aufwendigste Teil, der stark vom Vorgehen im CO-PA abweicht. Es ist aber auch der Teil, in dem gegenüber der CO-PA-Lösung ein großer Geschwindigkeitsvorteil und somit auch ein Flexibilitätsvorteil erzielt werden kann.  Im Gegensatz zum CO-PA werden hier die Gemeinkosten nicht auf die einzelnen Kunde-Artikel-Kombinationen verteilt, hier werden Kostensätze gebildet, über die anschließend die auf Kunde, Artikel, Monat verdichteten Werte oder Mengen bewertet werden. Die Schritte im Einzelnen:

Gemeinkosten werden in der Kostenstellenrechnung CO-OM-CCA auf Kostenstellen gesammelt. Zum Periodenabschluss werden die Salden über entsprechende Extraktoren abgezogen und mit Standardmechanismen in die DWH-Schicht integriert Das Ganze wird im Folgenden am Beispiel der Gemeinkosten „Overhead“, „Vertriebsgemeinkosten“ und „Produktentwicklung“ dargestellt.

Der nächste Schritt ist die Ermittlung von Bewertungfaktoren. Hierzu können die Techniken der BW-integrierten Planung verwendet werden, die im Standard Verteilungsmethoden z.B. nach Referenzwerten anbieten. Dazu werden im BW pro Gemeinkostenart Infocubes aufgebaut, die planungsfähig sind, also ein Rückschreiben von Werten ermöglichen. Die Verteilung innerhalb dieser Cubes findet nicht auf Kunden-/Artikelebene statt, vielmehr kann für jede Gemeinkostenart ein eigener Aggregationslevel festgelegt werden, auf welchem die Verteilung der Gemeinkosten erfolgen soll. Dieser Aggregationslevel entspricht dem Level auf dem die Faktoren gebildet werden sollen, mit denen später die Bewertung vorgenommen wird. So könnten die Bewertungsfaktoren der Vertriebsgemeinkosten z.B. auf Ebene Verkaufsorganisation, Produktsegment und Kundengruppe gebildet werden oder die Produktentwicklungskosten nur auf Ebene Verkaufsorganisation und Produktsegment, da die Kosten für die Produktentwicklung nicht durch Kundengruppen beeinflusst werden. So kann für jede Gemeinkostenart die geeignete Verteilebene definiert werden. Dies erhöht die Flexibilität und Genauigkeit der Verrechnung der Gemeinkosten. Die folgende Abbildung verdeutlicht dieses Vorgehen.

Aus den im Vorfeld verdichteten Mengen und Werten können die Ist-Werte als Referenzdaten in die Verteilungscubes geladen werden. Hierbei erfolgt eine weitere Verdichtung auf die gewünschten Aggregationsebenen je Gemeinkostenart. Zudem werden in die Cubes die entsprechenden Gemeinkosten aus der  Kostenstellenrechnung geladen.

Somit stehen alle Informationen für eine Referenzverteilung zur Verfügung, und die Gemeinkosten können auf die gewünschten Aggregationslevel verteilt werden.

Im nächsten Schritt müssen nun aus diesen verteilten Gemeinkosten Kostensätze gebildet werden. Dazu brauchen die verteilten Werte nur ins Verhältnis zu den entsprechenden Referenzwerten gesetzt werden, und man erhält einen Kostensatz auf dem entsprechenden Aggregationslevel. Diese können nun in die Core Warehouse-Schicht zurückgeschrieben werden.

Da diese Art der Verteilung und Ermittlung der Kostensätze sehr schnell ist, kann dieser Vorgang leicht mit z.B. veränderten Verteilparametern wiederholt werden, so dass sich die Genauigkeit gezielt optimieren lässt. Die ermittelten Faktoren können dann versioniert im Core Warehouse vorgehalten werden. Somit eignet sich diese Methode hervorragend für Planverteilungen und Simulationen.

Im letzten Schritt werden die Ist-Mengen und Ist-Werte mit den ermittelten Faktoren bewertet, so dass im Ergebnis die Deckungsbeiträge DB3 und DB4 ermittelt werden.

Ein wesentlicher Punkt ist natürlich, dass nach der Verteilung, Bildung von Bewertungsfaktoren auf höherer Aggregationsebene und anschließender Bewertung exakt die Beträge, die ursprünglich aus dem CO-PA übertragen wurden, auch im BW wieder ausgewiesen werden. Durch Ungenauigkeiten in den Stammdaten traten vereinzelt Probleme auf, die aber durch deren Beseitigung entsprechend behoben werden konnten, so dass im Ergebnis ein Ausweis der korrekten Zahlen erfolgte.

Die BW-integrierte Marktsegmentrechnung stellt ein innovatives Verfahren dar. Deren Vorteile sind:

• Hohe Datenqualität
• Kurze Laufzeiten
• Dadurch hohe Flexibilität
• Mehrere Bewertungsläufe je Periode möglich
• Schnelle Integration neuer Unternehmensbereiche
• Flexible Verrechnungsmethode der Gemeinkosten
• Hohe Informationsvielfalt
• Möglichkeit der Versionierung von Bewertungsfaktoren und Bewertungsläufen
• Dadurch hohe Transparenz der Daten
• Gleiches Verfahren für Plan-, Soll-, Ist-Simulation
• Aufbau unterschiedlicher Berichtsumgebungen
• Leichter Aufbau von Qualitätssicherungsmechanismen