Eine SharePoint-Einführung ist mehr als eine technische Herausforderung

Schon seit dem Jahr 2001 arbeitet Microsoft mit seiner Collaboration Software SharePoint daran, viele Plattformen unter einem Dach zusammenzuführen, die in Unternehmen bis heute oft getrennt voneinander betrieben werden: Intranet, Extranet, Content Management, Dokumenten-Management, Personal Cloud, Unternehmens-Social-Networking, Business Intelligence, Workflow-Management, Web-Content-Management und einiges mehr. Die Collaboration-Software, die bestenfalls die gesamte Unternehmenskommunikation prägen könnte, ist im Arbeitsalltag vieler Anwender angekommen. Jedoch ist die Einführung der SharePoint-Technologie nach wie vor eine große Herausforderung, woran viele Einführungsprojekte scheitern.

Ein SharePoint umfasst mehr Features als erwartet

Als webbasierte Collaboration-Platform kann SharePoint vielfältig Vorgänge und Tatsachen abbilden. Man kann komplexe Workflows starten und automatisieren, Projektmanagement betreiben, eine Knowledge-Database aufbauen oder (Unternehmens-) Archive online betreiben. Die Leistungen beinhalten auch den Ersatz von Fileservern oder die Anbindung über eine intelligente Suchfunktion an den SharePoint. Darüber hinaus erlaubt die Software individuelle Weiterentwicklungen, die in großer Zahl in Entwicklerportalen angeboten oder auch als singuläre Inhouse-Lösung betrieben werden.

Auf der Suche nach „SharePoint - Best Practices“ stößt man immer wieder auf gescheiterte Projekte, deren Ursachen am mangelnden Verständnis liegen oder durch zu wenig Unterstützung durch die Benutzer keine Implementierung erfolgen konnte. Hier scheint ein großes Kommunikationsproblem vorzuliegen, das der Anforderung (noch) nicht gewachsen ist.

„Collaboration“ (dt. Zusammenarbeit) meint vor allem die Zusammenarbeit der späteren User auf verschiedenen Ebenen. Diese Gruppe gehört zur Planung der Integration der Plattform dazu, sobald es bei der Einführung eines SharePoint heißt: Was ist ein SharePoint? Ist das Knowledge-Management? Oder ist das Kommunikation? Was soll die SharePoint-Anwendung in unserem Unternehmen leisten?

Die Geschäftsprozesse, die von der SharePoint-Technologie abgedeckt werden sollen, müssen intern abgesprochen werden, wobei die konkrete Arbeit im Mittelpunkt der Betrachtung stehen. Welche Informationen und Dokumente werden im Team geteilt, gemeinsam bearbeitet und verwaltet? An welchen Stellen sind diese Vorgänge umständlich oder fehlerbelastet? Welche aktuellen Systeme sind daran beteiligt und sollen durch die Integration des SharePoint abgelöst werden?

Kleine Erfolge motivieren Benutzer 

Wie jede komplexe Software muss auch ein SharePoint Schritt für Schritt eingeführt werden. Je mehr das Content-Management System Tag für Tag genutzt wird, desto einfacher fällt die stufenweise Einführung weiterer, neuer Funktionen und Themen. Die Bereitschaft aller Beteiligten ist dann höher, wenn mithilfe der Technik z.B. SharePoint-Listen oder Bibliotheken erstellt und Informationen direkt von Anwendern untereinander verwaltet werden.

Im klassischen SharePoint-Projekt Intranet kann zunächst mit geschäftsunkritischen Features starten, z.B. einer internen News-Funktion. Dazu kommt vielleicht noch ein schwarzes Brett, was wie eine Art Soziales Netzwerk fungiert. An diesen Stellen kann jeder Beiträge einstellen oder auch kommentieren. Für einige Benutzer bedeutet das bereits, eine Hemmschwelle zu überschreiten und es sind „Trendsetter“ gefragt, die mit gutem Beispiel voran gehen. 

Wenn diese „ungefährliche“ Nutzung durch attraktive Beiträge an Akzeptanz gewinnt, können nach und nach weitere Funktionen eingeführt werden. Teams können Projekträume einrichten, Websites erstellen oder ihre fachlichen Dokumente auf dem SharePoint ablegen. Ein strategisch gelungenes Konzept wäre es,gleich von Beginn an abgestufte Berechtigungen für den Datenzugriff zu etablieren. Jedes Team kann so gleichzeitig „öffentlich“ und „diskret“ sein, beispielsweise in einem Team-Blog. Am Anfang braucht es also eine Stakeholdergruppe von leitenden Mitarbeitern, die die SharePoint-Lösungen nutzen wollen. Um diese und ihre Teams zu befähigen, mit den SharePoint-Seiten zu arbeiten, sind einführende Schulungen und eine stabile administrative Unterstützung notwendig. Diese Notwendigkeit wird oft unterschätzt und so bleiben Chancen ungenutzt.

Die Einführung eines SharePoint braucht ein technisches Konzept und die Verknüpfung mit Change-Management-Prozessen

Schon in dieser frühen „Wachstumsphase“  ist es hilfreich, die einzelnen Teams fachlich mit guten Ratschlägen zu begleiten. Größere Businessunternehmen können in SharePoint-Einführungsteams den Erfahrungsaustausch von Abteilung zu Abteilung anregen. Dies verstärkt die Möglichkeiten der vorteilhaften Kollaborationen im Business.

Sobald ein SharePoint-Einführungsprojekt erst einmal erfolgreich auf diesem Wege entwickelt wird, dann kann das eigentliche Abenteuer SharePoint beginnen. Wenn das System Workflows übernimmt, unter anderem das Verwalten von Daten eines bestimmten Alters oder die Reaktivierung von Vorgängen aus Standardzusammenhängen, die Generierung automatisierter Reports sowie die Unterstützung des Knowledge Management durch die Volltextsuche, dann erleben Benutzer, wie weitreichend ein SharePoint die Arbeit im Unternehmen verändern kann.

Technische Unterstützung durch ein durchdachtes Change-Management sowie begleitende Schulungen sind für das gesamte Rollout sowie den anschließenden Betrieb unverzichtbar.

Erfolgsmodell oder Dauerbaustelle: SharePoint

Viele Unternehmen betreiben auf unterschiedlichen, technischen Plattformen eine große Zahl von Spezialanwendungen, z.B. auf Basis von Lotus Notes. Diese haben eine komplexe Historie und sind individuell an die Betriebsabläufe angepasst.

Die Standard-Versionen von Sharepoint können somit individuelle Anforderungen oft nicht ohne Anpassungsaufwand erstellen. Schnell kommt man im Übrigen mit den Features der kostenlosen Foundation-Version des SharePoint an Grenzen. Es ist die Aufgabe erfahrener SharePoint-Fachleute und Experten aus dem Unternehmen selbst, diese Aufwände zu berechnen, wenn eine Sharepoint-Einführung nicht zum finanziellen Risiko werden soll. Darüber hinaus ist eine Reorganisation der Prozesse selber oft nicht zu vermeiden. Je ausführlicher ein SharePoint in die Unternehmensprozesse eingebunden ist, desto größer ist auch der Administrationsaufwand im Nachgang seiner Einführung, da ein SharePoint kein intuitives Out-of-the-Box-Produkt ist.

Zusammenfassend gilt, dass der Microsoft SharePoint eine aufregende Option ist, Unternehmenskommunikation und –abläufe auf einer Plattform abzubilden und damit langfristig effizient und kostenstabil aufzustellen. Wie bei jedem anderen Schlüssel-Werkzeug, brauchen Einführung und Betrieb planerische und technische Kompetenz.  Eine SharePoint-Einführung kann mit dem richtig gewählten Kurs zum Erfolgsmodell für viele Unternehmen werden.