Was ist IT Turnaround Management?

Der Begriff steht für sich: IT-Turnaround Management bezweckt das Umkehren einer Situation, häufig einer Krisen-Situation, in eine, die beherrschbar und kontrolliert ist. Ein bewährter Werkzeugkoffer hilft, Krisen zu überwinden. Aber auch in Zeiten, in denen keine akute Krise besteht, lohnt der Blick in diesen Werkzeugkoffer. Denn wo eine komplexe Anwendungslandschaft auf hohe Kosten trifft, sind Optimierungspotentiale oft nicht weit. Rechtzeitiges Handeln mit Analyse der IT-Kosten und einem Check der Anwendungslandschaft & Infrastruktur, kann nicht nur eine potenzielle IT-Krise verhindern. Es schafft auch langfristig Flexibilität und Handlungsfähigkeit in Bezug auf Kosten und Performance. Die Gründe, warum verantwortliche IT-Manager Handlungsbedarf sehen, sind dabei sehr vielfältig. Häufig ist es das Preis-/ Leistungs-Verhältnis der eigenen IT, das für Unbehagen im Management sorgt.

Die Bereitschaft, hohe Fixkosten-Treiber in der IT in Kauf zu nehmen, ist spätestens mit der Corona-Situation vergangen

Ein hoher Fixkostenanteil an den IT-Gesamtkosten eines Unternehmens ist grundsätzlich unschön, wird jedoch häufig akzeptiert, wenn „der Laden läuft“. Doch während die meisten Unternehmen und Branchen in den letzten Jahren von einer planbaren Zukunft ausgehen konnten, hat die Corona-Krise die oft fatalen Folgen verfestigten Kostenstrukturen aufgezeigt. Viele CIOs, CFOs und Geschäftsführer müssen jetzt Ihre IT-Kosten senken. Dafür ist es unabdingbar, die tatsächlichen Kostentreiber zu identifizieren und transparent darzustellen. Selten sind diese direkt über die Kostenstellen-Bezeichnung identifizierbar.  

In ungezählten Projekten haben die noventum Berater als IT-Strategie und IT-Sourcing Experten ein Modell für die vertiefte Analyse von IT-Strukturen und IT-Kosten entwickelt.  

In Phase 1 dieses generischen Vorgehensmodells (siehe Abbildung unten) dreht sich daher viel um Kostenanalysen und die Ursachen für hohe und/oder fixe Kosten. Für die Bewertung von Potentialen und die qualifizierte Zuordnung innerhalb der Kostenstruktur ist IT-Know-how unabdingbar. Auf der daraus resultierenden Grundlage können anschließend Ansätze für eine Flexibilisierung oder, falls sinnvoll, eine direkte Reduktion erarbeitet werden, welche in Phase 2 im Gesamtkontext geplant und in Phase 3 eingeführt werden.

Ziel: Kosten mithilfe von Optimierung der Vertragsstruktur, Sourcing-Modellen oder sogar der Re-Organisation der IT langfristig zu reduzieren und zu flexibilisieren.

Ein kritischer Blick auf Infrastruktur und Anwendungslandschaft deckt potenzielle Risiken und mögliche Investitionsstaus auf

Selbstverständlich zählen in der IT nicht nur flexible und niedrige Kosten. Die IT muss ein Befähiger und Unterstützer des täglichen Betriebs sowie der strategischen Projekte eines Unternehmens sein. Dafür sind generell Sicherheit und Stabilität der Infrastruktur und Anwendungslandschaft unabdingbar. Eine erste Durchsicht der Asset-Liste der IT und der Abschreibungen kann aber oft schon ein Indikator für einen Investitionsstau sein und potenzielle Sicherheitslücken aufgrund von veralteter Hardware aufdecken. Neben dem oben erwähnten Kosten-Fokus geht es daher in unserem Vorgehensmodell auch um Stabilität und Zukunftsfähigkeit sowie die Frage, ob sich eine Verlagerung der Themen zu einem Dienstleister lohnen kann. Denn was nützt einem Unternehmen eine günstige, aber ineffiziente und unsichere IT-Landschaft?

Ziel: In Kombination mit Ergebnissen der Kosten-Analyse wirtschaftlich und technisch richtige Entscheidungen treffen, um Zukunftsfähigkeit und Stabilität zu gewährleisten.

Thema Dienstleister und Verträge: Schlummernde Potentiale?

Gutes Dienstleister - & Vertragsmanagement kann einen immensen Unterschied in der Höhe sowie in der Flexibilität der IT-Kosten ausmachen. Nicht nur sollte es grundsätzlich regelmäßige Gespräche mit den einzelnen Dienstleistern zur Optimierung geben, darüber hinaus kann auch eine Bewertung der gesamten Vertragsstruktur sinnvoll sein. Möglicherweise lassen sich Leistungen bei einem Anbieter bündeln, um Preis-Vorteile zu realisieren oder Kosten können in Abhängigkeit von der Nutzung der entsprechenden Leistung gesetzt werden (Flexibilisieren). So frei wie die deutsche Vertragsgestaltung ist, so vielfältig sind die Möglichkeiten der Optimierung in diesem Themengebiet. Vor dem Hintergrund einer Kostentreiber-Analyse (siehe oben) können Leistungen besser eingeschätzt und zusätzlich Sourcing-Optionen erarbeitet und verhandelt werden.

Ziel: Eine Optimierung und Simplifizierung der Vertragsstruktur führen zu steigender Performance der Leistungen und Reduktion der Kosten.

Das noventum-Vorgehensmodell liefert verschiedene Handlungsmöglichkeiten und hilft, die richtigen Entscheidungen für die Zukunft Ihrer IT zu treffen

Kluge Entscheidungen werden (fast) immer Fakten-basiert getroffen. Diese Fakten-Basis zu schaffen und managementgerecht zu präsentieren, ist in der IT nicht einfach, da ein rein technisches Wissen ebenso nötig ist wie ein betriebswirtschaftliches.  

Die Themen IT Cost-Cutting und IT Turnaround verlangen von Unternehmen und Beratern das Wissen über mehrere große Themengebiete. Die komplexen Prozesse, Infrastruktur-Komponenten und sonstige Assets zu verstehen und bewerten zu können, erfordert betriebswirtschaftliches Know-how genauso wie einen großen Erfahrungsschatz in der IT.  

Die noventum IT-Strategie & Sourcing Berater stellen im richtigen Mix Experten sowohl für qualifizierte IT-Kosten-Analysen und -Forecasts als auch für die Bewertung der Hard- und Software-Komponenten eines Unternehmens.  

Unsere Erfahrungen aus vielen Projekten haben wir in ein generisches Vorgehensmodell einfließen lassen, mit dem wir Unternehmen bei der Herausforderung unterstützen, ein effizientes IT-Betriebsmodell aufzubauen oder wiederherzustellen:

Dabei sind die erforderlichen Arbeitspakete immer individuell und richten sich nach Situation und zukünftiger Ausrichtung des Business unserer Kunden:

Ein Auftakt-Gespräch mit dem Auftraggeber legt den Fokus für unsere Analysen.

Strategisch steht dabei immer im Vordergrund, die Transparenz über die IT und ihre Kosten zu erhöhen und dem Kunden die Möglichkeit zu geben, die Entscheidungen abgestimmt auf sein Business zu treffen. Dafür erarbeiten wir verschiedene Handlungsszenarien, aus denen vor der Umsetzung von Änderungen ausgewählt werden kann.  

Ziel: Nach der Analyse hat unser Kunde eine wesentlich höhere Transparenz über Kosten und Leistungsfähigkeit seiner IT. Auf dieser Basis können anschließend kluge Entscheidungen für die Entwicklung der IT und die Geschäftstätigkeit von Morgen getroffen werden.

Fazit

Die analytischen Methoden, die im Krisen-Kontext schnell Handlungsspielraum schaffen, können auch zu Präventionszwecken oder neuer strategischer Ausrichtung genutzt werden.  

Die Erhöhung der Transparenz über die IST-Situation zeigt Optimierungspotentiale auf und führt zu besseren Entscheidungen, ganz gleich in welcher Lage sich Ihr Unternehmen befindet.