DB Regio Bus ist erfolgreich in der AWS-Cloud angekommen

Die DB Regio Bus hat in den letzten vier Jahren ihre IT weitgehend in die Cloud verlagert. Damit setzte sie eine technologische Zielvorgabe des DB-Konzerns um, der seit 2015 eine aktive Cloud Politik verfolgt. Die IT-Verantwortlichen aus den regionalen Busorganisationen zu unterstützen und Überzeugungsarbeit für das Cloud-Projekt zu leisten, war eine wesentliche Herausforderung für die noventum Berater, die seit 2017 das Projekt unterstützen.

„Cloud ist ein Konzernziel“

Die DB Busorganisation ist Teil der DB Regio, einer 100-prozentigen Tochtergesellschaft der Deutschen Bahn AG. Mit der Cloud-Migration folgt die DB Regio einer Vorgabe der DB Systel GmbH. Deren Geschäftsführer Operations, Gerald Hofer, hatte schon 2017 die Lösung ausgegeben: „Cloud ist ein Konzernziel“. Die vielschichtige Konzernstruktur der Deutsche Bahn AG bringt es allerdings mit sich, dass insbesondere im Bus-Segment viele Akteure einen eigenen Weg gehen dürfen und das z.T. auch tun. Ein wesentlicher Bestandteil für ein erfolgreiches Projekt bestand deswegen darin Bedenken auszuräumen.

Seit Dezember 2017 arbeiten Cloud Berater der noventum consulting an zentraler Stelle mit an der Cloud Migration der DB Regio Bus. Im nc360° Interview berichten Rainer Pielnik und Stephan Hermann von ihren Erfahrungen.

Nach einer schwierigen Projektanfangsphase war Überzeugungsarbeit gefragt

nc360°: Der DB Konzern ist ein sehr vielschichtiges Gebilde und auch die DB Regio, zuständig für Nahverkehr auf Schiene und Straße, ist noch einmal mehrfach unterteilt. Wer ist Ihr Auftraggeber?

Rainer Pielnik: Wir arbeiten in der Sparte Bus für die DB Regio. Diese Bussparte ist noch einmal in sieben Regionalgesellschaften untergliedert, die jede für sich eine eigne IT-Historie und IT-Policy haben. Unsere alltäglichen Partner sind die Administratoren in den Regionalgesellschaften, unser Auftraggeber aber ist die DB Regio.

nc360°: Wie war Ende 2017 der Stand der Cloud-Migration? Was war Ihr Auftrag?

Rainer Pielnik: Nach einer schwierigen Anfangsphase 2016 war in den DB Regio Busorganisationen die Bereitschaft auf Cloud Computing zu setzen zurückhaltend. Auch wenn generell die Idee, in die AWS Cloud zu migrieren, unstrittig war, galt es doch Überzeugungsarbeit bei den regionalen IT-Departments zu leisten. Unser Auftrag als AWS Experten war, bei den Regionalgesellschaften die Bereitschaft zur Cloud Migration wiederzubeleben und durch gute Beispiele und praktische Unterstützung wieder Dynamik in den Prozess zu bringen. Wir waren nicht die ersten externen Berater, aber wir haben wohl etwas richtig gemacht. Schließlich sind wir noch immer hier und haben es gemeinsam mit allen Beteiligten von DB Regio Bus fast geschafft.

nc360°: Worin bestand die Herausforderung?

Stephan Herrmann: Auch wenn es einfach klingt: durch solide und verlässliche Arbeit zeigen, dass es geht und wie es geht und damit dem Gang in die Cloud den Beigeschmack zu nehmen. Zunächst haben wir Unterstützung in den Regionalgesellschaften angeboten und konnten schon bald einen ersten größeren Erfolg verbuchen: alle nahmen an zentralen Planungsworkshops teil, es entwickelte sich wieder so etwas wie ein Gemeinschaftsprojekt.

nc360°: Was waren die Bedenken?

Rainer Pielnik: Die Nutzung von Cloud Technologie bedeutet immer auch eine Änderung von Zuständigkeiten. Und wenn dann schon kleinere Migrationen nicht gut funktionieren, sind natürlich auch technische Bedenken da.

Die Verantwortung für die technische Infrastruktur an einen Provider abzugeben, fühlt sich an wie der Verlust von Bedeutung und das ist natürlich bedrohlich. Dass am Ende durch diesen Wegfall eigene Kapazitäten für neue Projekte frei werden, ist am Anfang oft nicht so offensichtlich. Laut AWS erhöht sich bspw. die Effizienz von Administratoren, welche in dem IT-Infrastrukturbereich arbeiten um 47 %, wenn die gesamte Infrastruktur auf AWS migriert wurde. Speziell bei den Busorganisationen muss man auch sehen, dass die Bord-Hintergrundsysteme nicht zu den Migrations-Applikationen zählen. Das sind Systeme, die auf den Bussen direkt laufen und Daten an die Zentrale melden: Arbeitszeiten-Meldung, Einnahmen, Verkehr, Ausfälle usw. Die vorhandene IT geht also nicht vollständig in die Cloud.

Stephan Herrmann: Die Aufgabe war also zu zeigen, dass es geht und wie es geht. Meine erste Aufgabe waren Migrationen von Active Directory und Exchange und wir waren schon bald mit vier noventum Kollegen an weiteren Migrationen beteiligt.

Berater können fokussiert arbeiten, müssen aber auch durch Qualität überzeugen

nc360°: Was ist das Besondere an Ihrer Situation als Berater in diesem Projekt?

Rainer Pielnik: Eine Migration in die Cloud ist schon ein Paradigmenwechsel und als Verantwortlicher stehen Sie dafür gerade, dass alles gut weiterläuft. Für uns als Cloud-Berater bedeutet das: Ihr Auftraggeber muss wissen, dass Sie sich gewissenhaft und zielorientiert kümmern. Berater sind auch keine Alleskönner, manchmal müssen Sie vielleicht sogar warnen oder abraten. Ein bisschen wie im Lehrbuch: Wenn wir Termine setzen, dann können die zu 90% eingehalten werden. Transparenz ist das A & O. Wir dokumentieren sauber und pflegen die Betriebshandbücher. Wir legen in den Dokumentationen keine leeren Hüllen an. Das schafft Sicherheit.

Stephan Herrmann: Wenn es heute in der DB Regio Bus um Migrationen geht, werden wir um unsere Einschätzung oder Unterstützung gebeten (Planung, Gespräche mit Fachabteilungen, einzelne Koordinationsaufgaben). Dabei müssen wir nicht in jedem Thema Experten sein. Wir nehmen aber jede Aufgabe sehr ernst und wenn wir etwas nicht wissen, bauen wir fehlendes Know-how auf oder sagen offen: da haben wir ein Gap, vielleicht müssen wir noch einen Experten hinzuziehen.

Rainer Pielnik: Wir haben in unserer persönlichen Vorgehensweise eine gute Akzeptanz dafür bekommen, dass wir auch gesetzte Vorgaben hinterfragen und prüfen, uns ein Bild machen und erst danach etwas dazu sagen. Beraterkollegen, die dazu neigten, schnell zu sagen, „Ich mach das mal eben“, produzieren später oft unzureichende Ergebnisse. Am Ende sind wir schneller und liefern bessere Ergebnisse. Auch bei den Fachabteilungen haben wir eine größere Zufriedenheit hervorgerufen. Und das gibt im Nachgang ein entsprechendes Feedback über unsere Arbeit.

Nach der Migration folgt die Konsolidierung

nc360°: Wie ist die Situation im Cloud-Team heute? Woran arbeiten Sie?

Rainer Pielnik: In unserem Team hat sich hinsichtlich Transparenz und Dokumentation ein sehr gutes Klima entwickelt und die anfänglichen Bedenken sind weitgehend ausgeräumt.

Stephan Herrmann: Zunächst war die Aufgabe, aus den verschiedenen Regionen sämtliche Applikationen in die AWS Cloud zu migrieren. Allein in der Region Mitte waren das ca. 250 Applikationen. Wir dürften also über den Daumen 330 Applikationen migriert haben, von denen aber sicher einige mehrfach vorhanden waren bzw. sind. Damit sind wir zu 97% fertig. Die Frage ist nun: warum nutzen nicht alle Regionen die gleiche Kernapplikation z.B. für Personaldisposition? Mit so einer Frage erleben wir den Übergang von der Migration zur Konsolidierung.

Rainer Pielnik: Die Aufgabe ist jetzt, Synergien abzuschöpfen, indem die regionalen Rechenzentren abgeschaltet werden können, Räumlichkeiten nicht mehr gemietet und Server nicht mehr gewartet werden müssen. Dieser Schritt wird jetzt greifbarer. Ich könnte mir vorstellen, dass am Ende des Jahres vielleicht nur noch 1-2 Regionen ein eigenes Rechenzentrum betreiben.

Stephan Herrmann: Das ist aber noch nicht Konsolidierung. Konsolidierung wäre zu entwickeln, wie man in der AWS Cloud Kosten einsparen, Applikationen und Server reduzieren kann. Wie bekommen wir es effektiver, schlanker und einfacher wartbar? Damit sich die technische Betriebsführung neuen Aufgaben widmen kann, nicht mehr im Tagesgeschäft vergraben wird.

Rainer Pielnik: In der Konsolidierungsphase erwarten wir auch wieder mehr AWS-Themen, bei denen wir als Fachleute voran gehen können. Die technische Betriebsführung der DB Regio baut inzwischen selbst die AWS Infrastrukturkomponenten auf. Da ist unsere Aufgabe erfüllt. Bei der Konsolidierung sieht das vielleicht schon wieder anders aus, weil das für viele in der Tat Neuland ist.