Cultural Fit – Parship für Provider in IT Outsourcing Projekten?

Bei der Auswahl ihres IT-Providers achten Kunden ganz besonders auf Qualität und Kosten. Vor allem die Kostenfrage ist oft der auslösende Faktor, überhaupt ein Sourcing-Vorhaben in Angriff zu nehmen. Insbesondere bei der Vergabe von Commodity-Leistungen sehen viele Unternehmen dann keine signifikanten Unterschiede zwischen den zahlreichen Providern und halten weitere Entscheidungskriterien neben dem Preis und der Qualität für unbedeutend. Vergessen wird dabei oft, dass zu einer gut funktionierenden Zusammenarbeit auch eine gute Kommunikation gehört. Im Alltag nach Vertragsunterzeichnung müssen viele unterschiedliche Mitarbeiter des Kunden und des Providers auch kontroverse Fragen miteinander klären.  Klappt das nicht, kann sich die starke Fokussierung insbesondere auf den Kostenfaktor schnell als „Fass ohne Boden“ herausstellen. Was anfangs wirtschaftlich lukrativ erscheint, wird mittelfristig sehr teuer. Was folgert daraus? Im Auswahlprozess eines Providers gewinnt ein weiterer Faktor als Entscheidungskriterium eine zunehmend größere Bedeutung, der sogenannte „Cultural Fit“.

Cultural Fit zielt auf die kulturelle Kongruenz zwischen Kunde und Provider. Im Vordergrund stehen Fragen nach der Vorgehensweise, der Unternehmenskultur und der Sichtweise, kurzum „der Chemie“ zwischen Kunde und IT-Provider. Der verantwortliche Manager des auslagernden Unternehmens sollte beispielsweise gemeinsam mit dem Service-Delivery-Manager des IT-Providers zu einer einvernehmlichen Lösung kommen, wenn ein Service nicht wie vertraglich vereinbart erbracht wird.

Aber wie findet man den kulturell kongruenten IT-Partner? Wie kann man vor Vertragsunterzeichnung feststellen, ob der potentielle Provider zu einem passt und sich so die Erfolgsaussichten einer Zusammenarbeit während der avisierten Vertragslaufzeit erhöhen? In der Tat ist das ein schwieriges, jedoch kein unmögliches Unterfangen.

„Culture Profiling“ hilft, den richtigen Provider zu finden

In zahlreichen Sourcing-Projekten (darunter vielen Ausschreibungsprojekten) haben die noventum IT-Sourcing-Experten ein Vorgehensmodell entwickelt, das auf Wunsch die Auswahl eines kulturell passenden IT-Providers zum festen Bestandteil des Auswahlprozesses macht (siehe grafische Darstellung). Dabei wird der Cultural Fit mit dem Einsatz diverser Maßnahmen und Instrumente gemessen.

Als langjähriger Great Place to Work® Wettbewerbsteilnehmer und dreifacher Gewinner des Wettbewerbs Deutschlands Beste Arbeitgeber hat noventum viel Erfahrung mit Instrumenten zur Analyse der Unternehmenskultur (Unternehmenskulturberatung mit noventum).

Die vier Phasen der Cultural-Fit-Analyse:

1. Kulturprofiling des Kunden & Anforderungsanalyse an den potentiellen Provider: In dieser Phase wird die Gesamtunternehmensstrategie des Kunden beleuchtet, um einen Eindruck über seine strategischen Absichten, sein Leitbild und seine Werte zu erhalten. Die Intention in dieser Phase ist, ein erstes Kulturprofil des Kunden zu generieren, um daraus Anforderungen an einen kulturell möglichst kongruierenden Provider abzuleiten.
2. Grobauswahl potentieller Provider/Erstellung einer Longlist: Auf Basis der in Phase eins gewonnenen Anforderungen wird eine erste Provider-Longlist erstellt. noventum kann hierbei auf eine eigene Providerdatenbank zugreifen, die eine Vielzahl an Informationen unterschiedlichster IT-Provider zur Verfügung stellt, aus denen sich viele kulturelle Indikatoren ableiten lassen. 
3. Feinauswahl/Erstellung einer Shortlist & Kulturprofiling der Partner auf der Shortlist: Nachdem die erste grobe Vorauswahl erfolgt ist, dient diese Phase dazu, das bis dahin gewonnene „Kulturbild“ der potentiellen Provider zu schärfen. Hilfreich in dieser Phase ist auch ein Medienspiegel, der das öffentliche Auftreten des potentiellen Providers analysiert. Mit dieser Maßnahme wird evaluiert, ob der Auftritt des Providers (bspw. sozial engagiert, innovationsfreundlich, bodenständig) zum „Geist“ des Kunden passt.
4. Verhaltensanalyse und finale Auswahl: In dieser Phase beginnen die ersten persönlichen Begegnungen zwischen Kunde und Provider. Während der Bieterpräsentation und der anschließenden Due Diligence gibt es zahlreiche Gelegenheiten, um die Zusammenarbeit und die „Chemie“ zwischen beiden Parteien gezielt auf die Probe zu stellen. Durch die Planung von bspw. interdisziplinären Workshops mit Kunde und Provider können wichtige Eigenschaften wie Einsatzbereitschaft, Anpassungs-, Konflikt- und Lösungsfähigkeit auf den Prüfstand gestellt und mit den eigenen Unternehmenscharakterzügen verglichen werden.

Das Vorgehensmodell zeigt, dass die Auswahl eines kulturell passenden Partners durch ein strukturiertes Auswahlverfahren positiv beeinflusst werden kann. Die noventum Sourcing-Berater integrieren diesen Prozess in die Provider-Findung und stellen sicher, dass neben den „harten“ Entscheidungskriterien Qualität und Preis auch „weiche“ Faktoren nicht außer Acht gelassen werden.