Digitale Zusammenarbeit ist das Arbeiten der Zukunft. Es ermöglicht uns orts- und zeitunabhängiges Arbeiten. Immer mehr Unternehmen setzten auf diese Arbeitsweise. Dabei sind Tools wie Microsoft Teams, Planner, SharePoint oder jegliche andere Anwendungen von Microsoft 365 online nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen eine einfache interne Kommunikation, die die digitale Zusammenarbeit unterstützt.
Microsoft Teams ist das zentrale Tool für modernes Arbeiten (Modern Work) im Unternehmen. Dort kommen die Stärken von Microsoft 365 und seinen einzelnen Programmen besonders zur Geltung. Die Services verschmelzen und bieten gebündelt eine Arbeitsplattform, in der alle Informationen und Anpassungen der Zusammenarbeit zu finden sind.
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Die Chatfunktion in Microsoft Teams ist mittlerweile nicht mehr wegzudenken und bietet einen Haufen Möglichkeiten, um mit Kollegen oder in ganzen Teams auf die Schnelle zu kommunizieren, direkte Audio oder Videokonferenzen zu starten, Dokumente zu teilen, Aufgaben zuzuordnen und vieles mehr.
Homeoffice ist heutzutage nicht mehr aus dem täglichen Arbeitsleben wegzudenken. Meetings können dabei helfen, den Arbeitsalltag zu Hause zu bewältigen, indem wir unsere Kolleg:innen online treffen, um sich einfach nur mal auszutauschen oder aktuelle Aufgaben zu besprechen. Dabei hilft vor allem das Teilen von Präsentationen, die durch "PowerPoint Live" in Teams eine optisch bessere Erfahrung vermitteln.
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Neu sind diese Programme nicht. Doch für frisch gebackene Gründer, die vielleicht zum ersten Mal vor der Herausforderung stehen, eine Infrastruktur aufzubauen, kann dies ein wertvoller Hinweis sein – es gibt vermutlich wenige Startups, die nicht dankbar für eine Starthilfe sind.
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Der SharePoint stellt einen webbasierten Arbeitsplatz zur Verfügung, der die Kommunikation und den Austausch zwischen und/oder innerhalb von Gruppen oder Abteilungen plattformbasiert unterstützt und optimiert. Häufig wird der SharePoint als Intranet eines Unternehmens eingesetzt. Dort dient er als zentraler Ort für das Auffinden von Unternehmensinformationen, die mit „modern Sites“ optisch ansprechend aufbereitet werden können. Benutzer können Dokumente hochladen oder mit anderen Personen teilen und werden, wenn sie es wünschen, sogar darüber benachrichtigt, wenn Dokumente hochgeladen oder Änderungen vorgenommen werden.
Das Ziel von Microsoft Teams ist es, Gruppenzusammenarbeit zu unterstützen und zu verbessern. Die Nutzung von Teams ist besonders dann von Vorteil, wenn Mitarbeiter gemeinsam in Projekten oder Fachgruppen zusammenarbeiten. Egal, ob in einem Büro vor Ort oder über räumliche Distanzen verteilt. Es können darin sogenannte Teamräume erstellt werden. Diese kann man sich wie eine virtuelle Abteilung mit virtuellen Büroräumen vorstellen, in denen jeweils Fachgruppen für unterschiedliche Verantwortlichkeiten arbeiten.
O365 zeigt in der Corona Krise die ganze Vielfalt seiner Einsatzmöglichkeiten, vor allem in den Bereichen, die für Kollaboration von Bedeutung sind. Unternehmen brauchen lediglich Microsoft Teams, Power Automate und Forms, um Webinare und andere öffentliche Veranstaltungen im ganz großen Stil digital durchführen zu können. Dennoch sind viele Unternehmen unsicher, was sie sich selber zutrauen können, wo sie Hilfe brauchen und vor allem - ob das alles nützlich ist. Der Vorteil ist, dass die Microsoft Tools ohne großen Aufwand in Bewegung gesetzt werden können und dass die meisten Menschen schon mehr oder weniger vertraut sind mit den vielen Microsoft Anwendungen. So können Unternehmen und Institutionen Veranstaltungen für bis zu 10.000 Menschen durchführen, ohne Lizenzerweiterungen oder andere finanzielle Belastungen.
Die Zukunft des Arbeitsplatzes ist jetzt: Arbeiten am Modern Workplace. Der Coronavirus macht es möglich und nötig: auch die letzten Zweifel schwinden und Unternehmen suchen fieberhaft nach technischen Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter im Home-Office arbeiten zu lassen, ohne dass Qualität und Output darunter leiden. Dabei sind viele Unternehmen nicht gut vorbereitet, haben weder einen technischen Plan noch eine Idee davon, wie Arbeitsorganisation und Kommunikation unter den aktuellen Gegebenheiten schnell und zielführend umgestaltet werden können.
"Kollaboration mit O365 in Zeiten von Homeoffice und Quarantäne" Für mehr als 400 Teilnehmer präsentierten am vergangenen Mittwoch noventum Experten aus dem Microsoft Collaboration Umfeld und aus dem Bereich Unternehmenskultur gemeinsam ein Konzept für durchdachte Home-Office Lösungen in Zeiten der Corona-Krise. Von den technischen Möglichkeiten über Fragen der Arbeitsorganisation bis zu den psychologischen und sozialen Folgen der geänderten Arbeitsstrukturen spannte sich der Bogen.
Die vollständige Ablösung alter Systeme kann technisch funktionieren, scheitert aber oft an den Menschen. Der Microsoft SharePoint gilt seit einigen Jahren als Synonym für zeitgemäße Collaboration. Eine super-funktionale Anwendung, die verspricht, die komplette Unternehmenskommunikation neu zu strukturieren. Viele Unternehmen versuchen, in einem “Big Bang” diese vielfältigen Angebote umzusetzen und ihre bestehenden Anwendungen zu ersetzen. Der Erfolg bleibt aber oftmals aus und die SharePoint-Einführung scheitert an Widerständen in der Organisation.
Die Kommunikations- und Kollaborationsplattform verändert nachhaltig die Zusammenarbeit im Unternehmen. SharePoint-Projekte werden oft im Spiegel ihrer technischen Möglichkeiten konzipiert und aufgesetzt. Die Frage nach dem „warum“ und „wozu“ wird dabei oft zu spät gestellt. Damit ist über kurz oder lang das Scheitern vorprogrammiert, greift doch die SharePoint-Technologie nachdrücklich in die internen Kommunikations- und Kollaborationsprozesse ein. Das aber bedarf der Unterstützung aller Beteiligten, vor allem der verantwortlichen Manager auf der User-Seite.
SharePoint kann einen Paradigmenwechsel für die interne Kommunikation im Unternehmen mit sich bringen. Daran sollten alle mitwirken. Schon seit dem Jahr 2001 arbeitet Microsoft mit seiner Collaboration Software SharePoint daran, viele Plattformen unter einem Dach zusammenzuführen, die in Unternehmen bis heute oft getrennt voneinander betrieben werden: Intranet, Extranet, Content Management, Dokumenten-Management, Personal Cloud, Unternehmens-Social-Networking, Business Intelligence, Workflow-Management, Web-Content-Management
