Nach Cloud und Security, den IT-Megathemen der letzten Jahre, rückt für den deutschen Mittelstand in der Weiterentwicklung seiner IT die Automatisierung von Prozessen immer mehr in den Vordergrund. Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerung sind nach wie vor das Ziel. Nicht selten ermöglichen Cloud Computing und die KI-Module der großen Cloud-Anbieter den nächsten evolutionären Schritt in der Entwicklung der Unternehmens-IT.
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Prozessautomatisierung ist ein weites Feld und Expertise ist gefragt. Während Digitalisierung lediglich die Unterstützung von Prozessen und Aufgaben durch Computer beschreibt, zielt Prozessautomatisierung darauf ab, computergestützt Prozesse und Aufgaben eigenständig und automatisch ablaufen zu lassen, wobei die Interaktion Maschine/Mensch von großer Bedeutung bleibt. RPA bedient den Automatisierungsgedanken noch einmal anders. Mithilfe von RPA werden „digitale Assistenten“ konfiguriert, welche menschliche Handlungen technisch imitieren, RPA-Roboter verwenden die vorhandenen Benutzeroberflächen, um Daten zu erfassen und Anwendungen zu bearbeiten, genau wie es Menschen tun. Dieser Software Roboter – oder auch künstliche Intelligenz – ist der Prozessinitiator.
Das Ziel ist es, einen Geschäftsprozess komplett automatisiert auszuführen. Sie interpretieren, lösen Reaktionen aus und kommunizieren mit anderen Systemen, um eine Vielzahl sich wiederholender Aufgaben auszuführen.
Wir helfen Ihnen, Ihre Prozesse und IT-Infrastrukturen zu analysieren, organisatorische und regulatorische Anforderungen Ihres Tagesgeschäftes zu berücksichtigen und eine für Sie passende Automatisierungsstrategie/Roadmap zu entwickeln. Seit mehr als 25 Jahren mit der IT unserer Kunden vertraut, wissen wir, was die Zukunft von Ihnen fordert und können Sie gezielt unterstützen.
Wir wissen, was Prozessautomatisierung bedeutet und kennen den Weg.
In zahlreichen Projekten und Strategiegesprächen, die wir mit verantwortlichen Managern über Automatisierung geführt haben, kristallisierten sich wiederkehrende Herausforderungen heraus, denen sich vor allem mittelständische Unternehmen gegenübersehen. Diese lassen sich auf unsere Automatisierungsansätze anwenden und versprechen am Ende Wertsteigerung in jedem einzelnen Fall.
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Wer sich eingehender mit der Automation-Welt beschäftigt, stellt schnell fest, dass eine ganze Reihe von Tools zur Verfügung stehen, die den Nutzen erhöhen und die Verknüpfung der einzelnen Anwendungen auch für komplexe Vorgänge erlauben.
Da wir uns möglichst breit und herstellerunabhängig aufstellen, um Automatisierung gewinnbringend in Ihren Betriebsalltag zu integrieren, beherrschen die noventum Automation-Experten eine Vielzahl von Tools. Darunter fallen Microsoft Power Platform, wie beispielsweise Power Automate, Power Apps, Dataverse etc., UiPath, Automation Anywhere sowie individuelle entwickelte Scripting-Lösungen, via PowerShell, C# und Python.
Im Rahmen von RPA & Process Automation lassen sich annähernd alle existenten Prozesse digitalisieren und automatisieren. Nachkommend stellen wir in einer kurze Übersicht dar, welche Prozesse wir bereits erfolgreich mit Kunden zusammen automatisiert haben:
Damit Sie ein anfassbares Verständnis erlangen, wie Prozesse automatisiert werden können, laden wir Sie herzlich ein, sich die Zusammenfassung unseres Webinars „Geschäftsprozesse mit M365 Tools unterstützen“ anzuschauen.
Hier wird exemplarisch der Prozess „Abwesenheitsmeldung – z. B. Urlaubsantrag – erfassen“ mithilfe von Microsoft 365 automatisiert.
Jedes Unternehmen hat sein eigenes Profil und so sind Geschäftsprozesse (Onboarding, Materialverwaltung, Fuhrparkmanagement, Marketingprozesse, Weiterbildung etc.) in jedem Unternehmen auf sehr eigene Art und Weise organisiert. Unternehmen unterscheiden sich auch durch den Einsatz von Technologie oder Software. Manche setzen zum Beispiel weitgehend auf die Microsoft 365 Option, andere haben auch Eigenanwendungen im Einsatz. Der Grad der Digitalisierung der Arbeit gehört zu diesen individuellen Eigenheiten.
Prozessautomatisierung setzt also in jedem Unternehmen anders an. Das Ziel ist es, wiederkehrende Aufgaben und Abläufe in einem Unternehmen effizient zu automatisieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen und menschliche Fehler zu reduzieren.
In einer ersten Stufe von Prozessautomation bleibt der Mensch der Initiator der Prozesse. Im weitesten Sinne ein Aspekt der digitalen Transformation, sprechen wir hier davon, dass bisher analog veranlasste Tätigkeiten künftig aus einem automatischen Prozess heraus digital angestoßen und ggf. auch digital ausgeführt werden. In dem auf diese Weise teilautomatisierten Prozess übernimmt der digitale Partner oder Bot standardisierte Arbeiten und unterstützt damit den Mitarbeitenden. Der Mitarbeitende selbst bzw. bestimmte Ereignisse, lösen diese Aktivitäten aus.
Beispiele für solche automatisierbaren Prozesse gibt es in jedem komplexeren Betriebsablauf. Von Datenbankabfragen und Datenqualifizierung, über den Transfer und die Implementierung von Daten in Systeme oder Prozessabläufe, bis zum Ausfüllen von Formularen: die Mitarbeitenden können sich auf analytische Aufgaben, Bewertungen oder Ausnahmefälle konzentrieren, während das System „Masse macht“.
Vollständig durchdacht und gut organisiert kann bspw. der „Welcome Day“ für neue Mitarbeitende mit digitaler Unterstützung ein voller Erfolg werden. Auch in Finanzwesen und Materialwirtschaft warten viele Standardprozesse darauf, digitalisiert und automatisiert zu werden.
Eine „Umlaufmappe“ gibt es in jedem Unternehmen. Sie entscheiden, wann und wie sie automatisiert wird.
Digitalisierung, Prozessautomatisierung und Robotic Process Automation (RPA) zielen sämtlich auf die Nutzung von Technologie, zur Qualitäts- und Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen. So unterschiedlich verschiedene Unternehmen arbeiten, so vielfältig sind auch die Konzepte zur Automatisierung.
Digitalisierung beschreibt den Prozess der Umwandlung analoger Prozesse, Informationen oder Dokumente in digitale Formate. Sie befördert eine effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Informationen und ist damit der Inbegriff von EDV – elektronischer Datenverarbeitung.
Prozessautomatisierung zielt auf die Automatisierung manueller und sich wiederholender Aufgaben sowie Geschäftsprozesse mit technologischen Mitteln ab. Automatisiert werden dabei konkrete Schritte oder Aktivitäten, um Fehler zu vermeiden und die Geschwindigkeit zu erhöhen. Es gibt verschiedene Technologien, die für die Prozessautomatisierung genutzt werden können. Zu ihnen zählen beispielsweise Workflow-Management-Systeme, Business Process Management (BPM)-Tools oder RPA. Prozessautomatisierung lässt computergestützt Prozesse und Aufgaben eigenständig und automatisch ablaufen, wobei die Interaktion Maschine/Mensch von großer Bedeutung bleibt.
Robotic Process Automation (RPA) ist eine besondere Form der Prozessautomatisierung, bei der Software-Roboter oder "Bots" menschliche Aufgaben in digitalen Systemen ausführen. In der Regel können diese Bots über die graphische Benutzeroberfläche auf vorhandenen Systemen arbeiten und größere Anpassungen an der IT-Infrastruktur sind daher nicht notwendig. Bots erledigen regelbasierte und sich wiederholende Aufgaben und entlasten die Mitarbeitenden so von Routinetätigkeiten. Die RPA-Roboter imitieren dabei die Menschen und können eigenständig mit anderen Softwaresystemen kommunizieren. Der Vorteil ist, ein RPA-Softwareroboter benötigt weder Urlaubstage noch Wochenende und braucht auch keinen Schlaf. Strukturierte Daten stellen hier stets die Grundlage dar.
Die Standardisierung von Projektabläufen ist für alle Beteiligten ein großer Vorteil. Standards erlauben Lerneffekte durch Wiederholung, dienen der Erfolgskontrolle und geben allen Beteiligten die Sicherheit zu wissen, wo man im Projekt steht. Nicht zuletzt erlaubt das Arbeiten mit standardisierten Vorgehensweisen einen enormen Know-how-Transfer vom Dienstleister zum Kunden.
Auch Projekte zur Automatisierung von Geschäftsprozessen können mit einem standardisierten Verfahren durchgeführt werden. Wir haben ein solches Verfahren entwickelt.
So verschieden unsere Kunden sind, so vielfältig sind unsere erfolgreichen Automatisierungsprojekte. Lesen Sie selbst:
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In der Automatisierung bieten sich mehrere Möglichkeiten: die Deep-Code-Automatisierung, Automatisierung von der Stange mit Robot Process Automation (RPA) und natürlich die Automatisierung mithilfe von generativer KI. Jede dieser Möglichkeiten bietet eigene Vor- und Nachteile, die es bei der Planung eines Lösungsansatzes zu beachten gibt.
Beinahe jedes Unternehmen in Deutschland hat bereits heute enorme Potenziale, Prozesse mit Robotic Process Automation (RPA) zu automatisieren. Dieses Potenzial wird durch die stetige Weiterentwicklung von generativer KI noch deutlich weiter gesteigert. Die Kombination aus RPA und KI, auch Intelligent Process Automation (IPA) genannt, eröffnet neue Möglichkeiten. Indem der regelbasiert arbeitende RPA-Bot auf generative KI zugreift, ist es möglich, komplexe Prozess(-schritte) zu automatisieren.
In der digitalisierten Geschäftswelt ist die Automatisierung von Prozessen zu einem unverzichtbaren Instrument geworden, um die Effizienz zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit zu wahren. Bots, also digitale Assistenten, spielen dabei eine immer wichtiger werdende Rolle. Die Integration von Bots in die Geschäftsprozesse ermöglicht es Unternehmen, nicht nur Kosten zu senken, sondern auch die Qualität ihrer Dienstleistungen zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Doch wie wirken sich Bots genau auf die Prozessautomatisierung aus und welche Rolle spielen sie dabei?
Die Verschmelzung von Unternehmen ist ein komplexer Prozess, bei dem viele Faktoren beachtet werden müssen. Einer der wichtigsten Aspekte ist dabei das Human Resource Management. Doch oft werden HR-Themen bei Kaufverhandlungen nicht ausreichend berücksichtigt.
Die erfahrene People & Culture Beraterin Michaela Gottwald gibt wertvolle Einblicke, warum Human Resources schon früh in den Fokus rücken sollten und welche Herausforderungen in der Post Merger Integration auf das HR-Management zukommen.
