Post Merger Integration & Carve-out

Während eines Mergers ist die Phase der IT-Integration ein entscheidender Erfolgsfaktor

noventum consulting hat seit mehr als 20 Jahren Erfahrung mit SAP-Systemen und der Zusammenführung von kaufmännischen und logistischen Prozessen bei einer Post Merger Integration. Für diese komplexe Aufgabe hat noventum in sechs Business Solutions Kompetenzen entwickelt, die Ihrem Merger zum Erfolg verhelfen (siehe Grafik).

In mehr als einem Dutzend großer SAP-Projekte haben unsere Berater:innen SAP- und auch Non-SAP-Systeme zusammengeführt. Dabei haben wir eine Vielzahl von Templates und Vorgehensmodellen entwickelt und erprobt. So können die benötigten Projektpläne, Methoden und Vorlagen entsprechend der Zielsetzung genutzt werden. Die Post Merger Integration wird planbar, die Projektlaufzeit und das Projektrisiko verringert, die Projektqualität wird erhöht und das Projektergebnis steht in einem guten Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Vorgehensmodell IT Post Merger Integration

Das noventum Post Merger Integration Framework im Detail

1. Planung der PMI

Wie umfassend ist die Post Merger Integration? Grundlagen für ein strategisches Vorgehen.

Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen

Jeder Merger folgt bestimmten Grundprinzipien, die schon in der kaufmännischen Konstellation angelegt sind. Mit dem Fusionsvertrag ist das Zielbild für das künftige Unternehmen definiert. Entscheidend ist, wer künftig das Unternehmen führt und wie sich die Geschäftsmodelle verändern. Durch eine Konsolidierung von Fachabteilungen werden oft Prozesse verschlankt und es ergeben sich Potenziale zur Erschließung neuer Märkte. Für die Integration der IT ist die Festlegung der IT-Zielsysteme von großer Wichtigkeit. Die Zusammenführung der technischen Systeme ist von Beginn an ein entscheidendes Thema. Insbesondere bei der Projektorganisation gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie ein IT-Projekt mit den sonstigen PMI-Maßnahmen verbunden werden kann. Aus der Erfahrung vieler Fusionsprojekte empfehlen die noventum Berater:innen eine hohe Integration der IT mit den Fachbereichen. Dies gilt vor allem für die Fusion der kaufmännischen Systeme und Prozesse. Diese Integration kann durch gemeinsame Regeltermine gewährleistet werden oder schon bei der Planung des Organigramms Berücksichtigung finden. Unrealistische Ziele oder unnötige Parallelstrukturen können durch eine enge Verbindung von IT und Fachbereich vermieden werden.

2. Projektmanagement

Projektmanagement – Professionalität und Erfahrung als Basis für den Projekterfolg

Projektorganisation und Berichtsstrukturen geben der PMI eine stabile Planungsgrundlage

Post-Merger-Projekte sind komplex in der Planung und in der Realisierung. Professionelles Projektmanagement ist die Grundlage für den Erfolg.

Die Wissensträger in den Fachbereichen der noch getrennten Unternehmen müssen frühzeitig identifiziert werden und in der Fusion der Unternehmen eine aktive Rolle spielen. Sie tragen die relevanten Faktoren zusammen und helfen dem Projektteam bei der Priorisierung von Tasks und der Bewertung kritischer Faktoren im Projekt. Ihre Einschätzung trägt auch zur entsprechenden Festlegung von Teilprojekten und deren Verantwortlichkeiten bei.

Projekte können klassisch oder agil mittels Scrum organisiert werden – oder eine andere Projektmanagement-Methode findet Anwendung. Die Einhaltung von Zeit, Aufwand und Qualität setzt immer professionelles Projektmanagement voraus. Die Standard-Projektmanagementmethoden PRINCE 2 und GPM/IPMA sind allen noventum Berater:innen ebenso vertraut wie das Agieren in agilen Teams.

3. Fusion von kaufmännischen Systemen

Fusion von kaufmännischen Systemen

Definition und Harmonisierung der Prozesse als Basis der künftigen ERP-Lösung

Beim Ziel einer Fusion kaufmännischer Systeme, d. h. einer Harmonisierung mehrerer ERP-Landschaften zu einer einzigen Systemlandschaft mit gemeinsam festgelegten Prozessen, gibt es Alternativen zwischen einer strikten Vorgabe von Zielprozessen, einem Best-of-Breed-Vorgehen oder auch einer vollständig neuen Lösung.

In der Praxis hat sich oft gezeigt, dass eine Lösung auf Basis bestehender Prozesse leichter umzusetzen ist als ein umfangreiches Redesign. Das gilt sowohl für Systeme als auch für Prozesse.

Die Migration kaufmännischer Systeme unterliegt einem doppelten Druck, zeitlich und qualitativ:

  • Das neue Unternehmen benötigt kurzfristig ein ERP-System, das sämtliche definierten Prozesse und Anforderungen der vorherigen Unternehmen abbilden kann – zu einem festen Stichtag.

  • Durch die Veränderungen im Rechnungswesen, in der Logistik und im HR gibt es unmittelbare Auswirkungen auf die Mitarbeiter:innen der Unternehmen, Lieferanten und ggf. Kundenauswirkungen.

Die noventum Berater:innen begleiten die Implementierung der Zielprozesse auf dem neuen System, die Migration von Daten und ausgiebige Tests vor der Inbetriebnahme. Als externe Experten für Fusionsprozesse kompensieren sie fehlendes Spezial-Know-how und arbeiten zugleich eng mit den System- und Prozess-Know-how-Trägern in den Unternehmen zusammen.
Eine besondere noventum Qualifikation ist die Fit-/Gap-Analyse. Mit ihrer Hilfe kann innerhalb eines kurzen Zeitraums zu Beginn des Projekts ein Abgleich der Prozesse und Systeme durchgeführt werden. Längerfristige Unternehmensplanungen (Fachbereiche) sowie technische Realisierbarkeit (IT) werden berücksichtigt, sodass frühzeitig Synergien entwickelt werden können.

Durch die Fit-/Gap-Analyse werden die projektbestimmenden Faktoren (Zeit, Aufwand und Inhalt) sowie Entscheidungsbedarfe identifiziert und an den passenden Stellen im Unternehmen (Fachbereiche, Projektleitung, Geschäftsführung/Vorstand) platziert. Sie erzeugt eine hohe Sensibilisierung aller Mitwirkenden und schafft eine erste Validierung des angenommenen Zeitplans. Eine ausführliche Fit-/Gap-Analyse trägt maßgeblich zum Erfolg eines Mergers bei!

4. Transition & Transformation

Transition & Transformation – die technische Zusammenführung von Systemen

Der Aufbau der Systemlandschaft als technische und menschliche Herausforderung

Das Ziel dieser Phase ist es, eine IT-Produktion zu gewährleisten, die die zukünftigen Anforderungen des fusionierten Unternehmens bereitstellen kann. Je nachdem in welcher Branche das fusionierte Unternehmen tätig ist, kann sich die Zeitachse zwischen einem und fünf Jahren bewegen. Entscheidend für den zeitlichen Aufwand ist der Scope des Projektes, dieser wiederum ist im Spiegel der technischen Aufwände zu betrachten, die bewältigt werden müssen.

Für eine Transition & Transformation technischer Systeme orientieren sich die noventum Berater:innen an einem standardisierten Vorgehensmodell:

  • Gründliche Prüfung der Zielplattform und notwendige Änderungen
  • Auswahl des Zielsystems
  • Festlegung eines Migrationskonzeptes und -verfahrens sowie Durchführung der Migration
  • Run-down der abgelösten IT-Plattform sowie Archivierung

Aus erfolgreichen Fusionsprojekten in der Vergangenheit lassen sich einige generelle Erkenntnisse formulieren, die die technische Ausgestaltung der Zielplattform sowie die konkrete Nutzung durch Mitarbeiter und/oder Kunden betrifft. Oft müssen Unternehmen feststellen, dass die für eine Fusion ausgewählte Zielplattform nicht für die Größenordnung an Anwendern konzipiert ist, die damit künftig arbeiten soll. Größere Anpassungen der Zielplattform sind daher nicht ungewöhnlich, Dimensionierung und Skalierungsfähigkeit sind oftmals bestimmende Faktoren.

Wenn künftig die Mitarbeiter zweier fusionierter Unternehmen mit einem gemeinsamen System arbeiten sollen, ist es klug, frühzeitig und ausführlich beide Gruppen an der Modifikation der bestehenden Systeme zu beteiligen. Motivation entsteht durch einen hohen Grad an Austausch und Involvierung aller Mitarbeiter an der Erarbeitung der Zielplattform.

5. IT-Prozesse & -Organisation

Anpassung der IT-Prozesse und Aufbau der neuen IT-Organisation

Eine konsolidierte IT-Strategie als Leitfaden für die Fusion

Fusionierende Unternehmen treten in den Prozess der Verschmelzung vollständig, d. h. mit eigenen IT-Organisationen, IT-Prozessen (z. B. nach ITIL) und eigenen Betriebsprinzipien ein. Das fusionierte Unternehmen benötigt am Ende als gemeinsame Basis eine neue IT-Organisation, angepasste Prozesse und eigene Prinzipien.

Diese Prozess- und Strukturharmonisierung ist parallel zu den beschriebenen Anpassungen der kaufmännischen Systeme und der technischen Zusammenführung der technischen Systeme (Transition & Transformation) zu planen und umzusetzen.

Um die Fusion in allen genannten Dimensionen erfolgreich und mit Perspektive durchführen zu können, ist eine tragfähige und operationalisierbare IT-Strategie notwendig und hilfreich.

Auf ihrer Basis kann das Modell des Zielbetriebes, das Target Operation Model, entwickelt werden. Hier fließen nun auch die Ergebnisse aus der Phase Transition & Transformation mit ein.

Während dieser abschließenden Phase wird auch der Mixed Mode festgelegt, also die parallelen Betriebsphasen bis zur kompletten Ablösung der Altsysteme.

Das Ergebnis sind angepasste Prozesse und Verfahren. Dabei liegt ein großer Fokus auf der Anpassung der IT-Managementsysteme, da das neue gemeinsame IT-Managementsystem als Plattform für effiziente IT-Prozesse zum Einsatz kommt.

6. Culture Change Management

Die Harmonisierung der Unternehmenskultur ist der Erfolgsfaktor bei Fusionen

Eine gemeinsame Kultur kann man nicht beschließen,
man muss Sie erarbeiten!

Eine neue und gemeinsame Unternehmenskultur ist immer das Ergebnis gegenseitiger Wertschätzung. Es ist die Aufgabe des Managements, diese Frage zu verantworten. Aus beiden Unternehmen und quer zu allen Fragen der Hierarchie sollten aber Mitarbeiter:innen beteiligt werden, wenn es darum geht, „the best of both worlds“ zu finden.

noventum verfolgt den Ansatz, die Stärken der einzelnen Kulturen zu erkennen, diese miteinander zu verbinden und dadurch eine neue Unternehmenskultur entstehen zu lassen. Auf der Basis gegenseitigen Respekts und gegenseitiger Wertschätzung ist die partizipative Entwicklung eines gemeinsamen Leitbildes, welches die „hard facts“ des neuen Unternehmens mit den Haltungen und Verhaltensweisen verbindet, Erfolg versprechend.

Der Prozess der unternehmenskulturellen Harmonisierung kann und sollte zu einem möglichst frühen Zeitpunkt initiiert werden. Dabei ist es nicht erforderlich, dass die Prozesse und Strukturen des neu entstehenden Unternehmens schon stabil sind. Die Erhebung der Stärken und Potenziale der Unternehmenskulturen kann parallel zu der Entwicklung der Ablauf- und Aufbauorganisation erfolgen.

Die Berater:innen von noventum sind seit vielen Jahren bei der Fusion oder Übernahme von Unternehmen aktiv beteiligt. Wir haben viele Merger technisch begleitet und eine spezielle Expertise für den Umgang mit allen Fragen der Unternehmenskultur entwickelt.

Unser Vorgehensmodell basiert auf diesen praktischen Erfahrungen.


Wenn wir auch für Sie tätig werden können, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Thomas Dengler
Senior Manager Business Development und Prokurist
+49 2506 93020

IT-Mergers & Acquisitions von der Strategie bis zur Umsetzung

IT-Mergers & Acquisitions stellen bei der Zusammenlegung von Unternehmen, dem Ausgliedern von Unternehmensteilen oder auch der Übergabe einzelner Kernprozesse an einen Dienstleister höchste Anforderungen an die IT. Je eher die IT-Verantwortlichen an diesem Prozess beteiligt sind, umso solider sind die organisatorischen und finanziellen Voraussetzungen planbar.

In über 20 Jahren hat noventum Erfahrungen in der Zusammenführung von IT-Systemen bei Mergers & Acquisitions gesammelt und diese in Checklisten und Vorgehensmodellen zur handwerklichen Reife entwickelt.

Lösungsszenarien zum Thema IT-Mergers & Acquisitions
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Carsten Fröning
Director