Welche Funktionen bietet der SharePoint?

Obwohl der SharePoint häufig nur als Intranet-Plattform wahrgenommen wird, umfasst er zahlreiche weitere Funktionen, die die Zusammenarbeit an Projekten fördern, die Etablierung von Standardgeschäftsprozessen zum Informationsaustausch vorantreiben und Dokumentenveröffentlichung, sowie Datenaufzeichnung unterstützen. Richtig eingesetzt, führt dies zu einer deutlichen Erhöhung der Arbeitseffizienz.

Die wichtigsten Funktionen des SharePoint im Überblick:

• Gemeinsame Ablage von Dateien mit Versionskontrolle
• Steuerung der Sichtbarkeit von Dokumenten z.B. Dokument wird erst sichtbar, nachdem es genehmigt wurde
• Zusammenarbeit in einem Dokument (Co-Authoring)
• Sperren bzw. „Auschecken“ von Dokumenten, sodass das Dokument solange nicht durch eine andere Person bearbeitet werden kann (steht in Konflikt mit Co-Authoring --> entweder oder)
• Erhalt von Benachrichtigungen, wenn Dokumente hochgeladen oder Änderungen vorgenommen werden
• Erstellung von Workflows mit Wenn-Dann-Logiken zur Automatisierung von Aktionen
• Integration in Exchange (Outlook-E-Mail-Anwendungen)
• Hinzufügen von Metadaten zu Dateien zur Sortierung, Organisation und Nachverfolgung von Inhalten von Unternehmen
• Mittels OneDrive kann jeder Mitarbeiter einen eigenen Speicherplatz erhalten
• Veröffentlichen von Informationen an verschiedene Zielgruppen

All diese Funktionen unterstützen Mitarbeiter dabei, in weniger Zeit mehr Arbeit zu erledigen und dabei die Integrität der Arbeitsergebnisse zu gewährleisten.