Wann werden Teams-Dateien und Chats gelöscht?

Im Standard bestehen keine Löschregelungen. Diese können aber im Compliance-Center erstellt werden. Dabei sollten im Vorfeld für den Benutzer nachvollziehbare Regelungen definiert werden, zum Beispiel zur Datenklassifizierung, um Dateien mit unterschiedlicher Sensibilität („Öffentlich“, „intern“, „Vertraulich“, „Streng vertraulich“) behandeln zu können. Des weiteren muss auch geklärt werden, welche Aufbewahrungspflichten für welche Daten bestehen.
Diese Regeln können dann im Microsoft365 Compliance-Center erstellt werden. Im ersten Schritt überprüft man dann die Erkennungsrate der Regeln, um diese ggf. nachzujustieren.
Anschließend können dann auch Aktionen definiert werden, welche den jeweiligen Regeln zugeordnet werden können.
Beispielszenarien: „Archiviere alle internen Dateien, die länger als ein Jahr nicht mehr abgerufen wurden“, oder „Lösche alle Chats, die älter sind als 30 Tage“.
Diese Szenarien sollten jedoch auch auf ihre Auswirkungen im Vorfeld geprüft und kommuniziert werden, um besorgte / verärgerte Helpdeskanrufe über „verschwundene Daten“ zu verhindern.