Bei der Einführung von HR Analytics / People Analytics Lösungen müssen Projektleiter:innen und Entscheidungsträger:innen eine Vielzahl von Aufgaben bewältigen – eine davon ist die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und -gesetzen.
Die besonderen Herausforderungen liegen in der organisatorischen und technischen Komplexität von Datenschutz-Fragestellungen, die in besonderer Art und Weise die Kommunikation und Koordination verschiedener Spezialdisziplinen erfordern. Die Verwendung oft neuer Technologien und IT-Architekturen erschwert die Orientierung in der Vielzahl der zu erledigenden Aufgaben.
Herausforderungen
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen stellen die Datenschutzverantwortlichen vor besondere Herausforderungen
Datenschutzrechtliche Anforderungen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten wie Beschäftigtendaten nach § 26 BDSG
Verpflichtende Konzeption von vollständigen und wirksamen TOMs nach Art. 32 DS-GVO
Gewährleistung des Datenschutzes durch Technikgestaltung (Privacy by Design) nach Art. 25 DS-GVO
Entsprechende Dokumentation der Vorgänge und weiterer Rechenschaftspflichten
Unsere Lösung
Mit dem Lösungsangebot „Datenschutz-Checklist HR Analytics“ bietet noventum einen optionalen Baustein für Einführungsprojekte der Lösung „noventum HR Analytics“, um den Datenschutz und die DSGVO-Konformität zu wahren und aus technischen, gesetzlichen und organisatorischen Herausforderungen ein Zusammenspiel zu erzeugen.
Die Projektleiter:innen erhalten praxisbewährte Vorgehensmodelle und Dokumentationen, an denen sie sich im Projektgeschäft orientieren können, um organisatorische und technische Entscheidungen herbeizuführen und damit für eine datenschutz- und DSGVO-konforme Realisierung der technischen Maßnahmen zu sorgen.
Zur Verfügung gestellte Orientierungshilfen unterstützen die Aufklärung von Fragestellungen, die Sensibilisierung für sowie die Umsetzung von datenschutzrechtlichen Anforderungen sowohl auf technischer als auch auf organisatorischer Ebene im Projektgeschäft.
Dabei stehen Zugriff- und Berechtigungskonzepte ebenso im Fokus wie die betriebsinternen Abstimmungen zwischen den beteiligten Stakeholdern in Form von Entscheidungsträger:innen, Mitarbeitervertretungen und Fachabteilungen.
Zur Unterstützung der verantwortlichen Projektleiter:innen erhalten Sie Unterstützung durch die Expert:innen von noventum in den Disziplinen:
Datenschutz
Wirtschaftsrecht
HR-Controlling
HR Analytics
Cloud-Architekturen
IT-Betrieb
Wenn wir auch für Sie tätig werden können, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.
Die Dienstleistungsangebote und Liefergegenstände umfassen folgende Bereiche:
Optimierung und Implementierung des technischen Datenschutzes
Geeignete TOMs während der Projektumsetzung und im anschließenden Einsatz im Wartungsverhältnis
Vorgehensmodell und Prozessunterstützung
Zweckmäßige Berechtigungskonzepte für interne und externe Verarbeiter (Need-to-know-Prinzip)
Zugangs- und Zugriffskontrollen
Zutrittskontrollen
Ggf. Weitergabe- und Eingabekontrolle
Datenschutzrechtlichen Dokumentation
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeit Art. 30 DS-GVO
Vertraulichkeitsverpflichtung zur Wahrung der datenschutzrechtlichen Grundsätze nach Art. 5 DS-GVO
Optimierung der Datenschutzrichtlinie (Notfallplan: bspw. Vorgehensweisen bei einem Verdacht bei Verletzungen von personenbezogenen Daten (Art. 33 DS-GVO))
Dokumentation von technischen Infrastrukturen und Datenflüssen
Rollen und Verantwortlichkeiten in People Analytics Projekten
Berichtsempfänger
Ebenen:
Oberes Management (Vorstand, GL)
Mittleres Management (Bereichsleiter)
Unteres Management (Abteilungsleiter)
Optional: Sachbearbeitung
Aufgaben:
Definition von Anforderungen
Maßnahmenableitung
Konsumieren und Interpretation von Berichten
Self-Service/Ad-hoc-Reporting
externe Lösungsberater
Aufgaben:
Projektmanagement
Technische Installation und Konfiguration der Lösungsumgebung
Implementierung von Verarbeitungsprozessen
Beratung Workspace-Management Frontend-System
Erstellung von Berichten
Fehleranalyse und -Behebung im Produktivbetrieb
Begleitung von UATs (User Acceptance Tests)
Coaching am Live-System
Architekturberatung
IT
Aufgaben:
Bereitstellung der technischen Infrastruktur
Security, Active Directory, Citrix, Azure
Bereitstellung Applikationsinfrastruktur
Applikationsmanagement
Datenbanken
Berechtigungsvergabe
Betrieb
Monitoring
Unterstützung im Produktivbetrieb
Projektleiter
Aufgaben:
Schaffung der Projektrahmenbedingungen
Interne Kommunikation
Aufgabenkoordination
Infrastruktur-Bereitstellung
Betriebsvereinbarungen
HR-Controller Reporting
Aufgaben:
Fachliche Anforderungsanalyse und Konzeption
Berichtserstellung
Berichtsverteilung
Berechtigungsvergabe
Testdurchführung
Systemabnahme
Applikationsmanager Quellsysteme
Aufgaben:
Herstellung von Verbindungen
Bereitstellung von Testdaten
Einrichtung der Anonymisierung
Mitarbeiter- vertretung
Aufgaben:
Gestaltung von Betriebsvereinbarungen
Freigabe mitbestimmungspflichtiger Inhalte und Ergebnisse
Um das HR Controlling als zentrale Funktion zur Unterstützung der Unternehmensziele zu verankern, ist dessen Fähigkeit, fundierte Entscheidungen vorzubereiten und Strategien zu entwickeln, von entscheidender Bedeutung. Ein gut strukturiertes Berichtswesen ist für ein solch effektives Controlling unerlässlich. Dabei ist der Fokus des Personalcontrollings auf die Auswertung von Berichten entscheidend. Es geht im Personalmanagement zum einen darum, Daten und Informationen zu sammeln und aufzubereiten, zum anderen, diese zu analysieren und zu interpretieren. Inmitten von Daten, Berichten und Metriken wird der Blick auf das Wesentliche aber oft getrübt. Und genau hier kommt die Frage "Warum?" ins Spiel.
Eine Integration von ESG (Environmental, Social, and Governance) Prinzipien in das HR-Management ist nicht nur eine naheliegende Konsequenz der Europäischen Gesetzgebung zum Nachhaltigkeitsnachweis. Sie stärkt auch die Unternehmenskultur und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit. Dabei spielt die Digitalisierung eine Schlüsselrolle, indem sie die Erfassung und Verwaltung von Nachhaltigkeitsdaten vereinfacht. Die Digitalisierung im HR-Bereich ist ein entscheidender Baustein auf dem Weg zur ESG-Integration.
Die zielgerichtete Personalplanung ist von entscheidender Bedeutung für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens. Durch die Ausrichtung an Unternehmens- und Personalzielen, vorgelagerte Top-Down-Planung, automatisierte Datenaufbereitungen, Transparenz und die Berücksichtigung von Schlüsselfaktoren schafft sie eine effiziente Grundlage. Die Integration von GapAnalyse und Schlüsselfaktorenanalyse in den Entscheidungsprozess ermöglicht die Gegenüberstellung verschiedener Planungsszenarien, in denen Personalmaßnahmen wie Personalaufbau und/oder Personalentwicklung berücksichtigt werden.
Datenschutz in People Analytics Projekten – da stellen sich die meisten Projektleiter:innen eine Menge Fragen. Die Komplexität liegt in dem Zusammenspiel ganz unterschiedlicher Fachdisziplinen. Technische Infrastruktur, Verarbeitungsprozesse, DSGVO, BDSG und Betriebsvereinbarungen müssen mit den Stakeholdern der beteiligten Disziplinen kommuniziert werden, um ein gemeinsames, entscheidungsfähiges Bild zu schaffen und so die technische Realisierung von People Analytics Systemen zu ermöglichen. Die Expert:innen von noventum erläutern die Zusammenhänge und geben mit der Solution „Datenschutz in HR Analytics Projekten“ Richtlinien und Vorgehensmodelle an die Hand, die die Projektleiter:innen bei Einführung und Betrieb unterstützen.
