Personalbedarf ist ein zentrales Konzept der modernen Personalplanung und beschreibt die Anzahl und Qualifikation der Mitarbeitenden, die ein Unternehmen benötigt, um kurz- und langfristige Aufgaben erfolgreich zu bewältigen. Ob im Zuge des digitalen Wandels, bei Expansionen oder zur Deckung alltäglicher Arbeitslasten – die gezielte Ermittlung und Planung des Personalbedarfs ist für Unternehmen aller Branchen unverzichtbar. Sie dient als Grundlage, um Fachkräftemangel zu vermeiden, strategische Projekte abzusichern und gleichzeitig wirtschaftlich zu agieren.
Der Personalbedarf lässt sich in zwei zentrale Kategorien unterteilen: den quantitativen Bedarf, der sich auf die benötigte Anzahl an Mitarbeitenden bezieht, und den qualitativen Bedarf, der die erforderlichen Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen umfasst. In der Praxis greifen diese beiden Perspektiven ineinander – ein Unternehmen braucht nicht nur ausreichend viele Mitarbeitende, sondern auch die richtigen Talente mit passendem Know-how.
In einer sich wandelnden Arbeitswelt, in der Digitalisierung, Fachkräftemangel und demografische Veränderungen neue Herausforderungen mit sich bringen, ist eine präzise, flexible und datenbasierte Personalbedarfsplanung wichtiger denn je. Sie hilft Unternehmen dabei, ihre Ressourcen vorausschauend zu steuern, die richtigen Personalentscheidungen zu treffen und auf Marktanforderungen agil zu reagieren.
Die wichtigsten Punkte im Überblick:
Zukunftssicherung: Durch vorausschauende Planung kann der zukünftige Personalbedarf rechtzeitig gedeckt werden.
Wirtschaftlichkeit: Die gezielte Personalplanung verhindert Überkapazitäten und spart Kosten.
Strategische Steuerung: Unternehmen können fundierte Entscheidungen über Rekrutierung, Weiterbildung und Personalentwicklung treffen.
Qualitätssicherung: Nur mit der passenden Qualifikation der Mitarbeitenden können anspruchsvolle Aufgaben effizient bewältigt werden.
Wettbewerbsvorteil: Wer schnell und passgenau auf Personalbedarf reagiert, sichert sich Vorteile im Kampf um Talente.
Personalbedarf ist somit kein theoretisches Konzept, sondern ein praxisrelevanter Schlüssel zur nachhaltigen Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen – in jeder Branche, in jedem Markt, für jede Unternehmensgröße.
1.1 Was versteht man unter dem Begriff Personalbedarf?
Der Personalbedarf beschreibt die Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter, die ein Unternehmen benötigt, um seine aktuellen und zukünftigen Aufgaben und Ziele effizient und wirtschaftlich zu erfüllen. Er ist ein zentrales Element der Personalplanung und spielt insbesondere in der langfristigen strategischen Ausrichtung von Unternehmen eine entscheidende Rolle. Der Begriff umfasst sowohl die Frage, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, als auch welche Qualifikationen diese mitbringen müssen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständischer Maschinenbauer plant die Erweiterung seines Produktportfolios und benötigt dafür in den nächsten zwei Jahren zusätzliche Servicetechniker mit Spezialwissen in Automatisierungstechnik. Der Personalbedarf umfasst hier sowohl die Anzahl der neuen Techniker als auch deren spezifische Fachkenntnisse.
1.2 Welche Bedeutung hat der Personalbedarf im Personalmanagement?
Eine präzise Ermittlung des Personalbedarfs ist ein zentrales Steuerungsinstrument des modernen Personalmanagements. Sie ermöglicht es Unternehmen, vorausschauend zu agieren, statt lediglich auf personelle Engpässe zu reagieren. Durch eine strukturierte Personalbedarfsplanung können vakante Stellen rechtzeitig besetzt, Personalüberhänge vermieden und strategische Personalentwicklungsmaßnahmen geplant werden.
Ein Beispiel: Ein IT-Dienstleister stellt durch die systematische Analyse des Personalbedarfs fest, dass in den nächsten zwölf Monaten fünf erfahrene Cloud-Architekten in Rente gehen. Durch rechtzeitige Planung kann das Unternehmen sowohl internes Wissen sichern als auch gezielt neue Mitarbeiter mit passender Qualifikation rekrutieren.
1.3 Was ist der Unterschied zwischen quantitativer und qualitativer Personalplanung?
Die quantitative Personalbedarfsplanung beschäftigt sich mit der Anzahl an Mitarbeitern, die ein Unternehmen zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Sie beantwortet Fragen wie: Wie viele Mitarbeiter werden in den nächsten Monaten oder Jahren für bestimmte Aufgaben, Projekte oder Standorte benötigt? Im Gegensatz dazu fokussiert sich die qualitative Personalbedarfsplanung auf die erforderlichen Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen dieser Mitarbeiter. Hier geht es darum, sicherzustellen, dass die Belegschaft nicht nur ausreichend groß, sondern auch fachlich auf die Zukunft vorbereitet ist. Beispiel für die quantitative Planung: Ein Logistikunternehmen berechnet anhand der gestiegenen Auftragszahlen, dass es 20 zusätzliche Lagermitarbeiter für das Weihnachtsgeschäft benötigt. Beispiel für die qualitative Planung: Eine Unternehmensberatung möchte ihre Services im Bereich Data Analytics ausbauen und plant daher, in den nächsten sechs Monaten vier Consultants mit fundierten Kenntnissen in SQL, Python und Power BI einzustellen. Hierbei stehen die erforderlichen Qualifikationen im Vordergrund.
2. Arten des Personalbedarfs
2.1 Quantitativer Personalbedarf
2.1.1 Was ist quantitativer Personalbedarf und welche Aspekte umfasst er?
Der quantitative Personalbedarf beschreibt die Anzahl an Mitarbeitern, die erforderlich ist, um alle betrieblichen Aufgaben zu erfüllen. Diese Zahl ergibt sich aus dem Einsatzbedarf (zur Abdeckung aller Aufgaben und Prozesse), dem Reservebedarf (für Krankheits- oder Urlaubsausfälle), dem Ersatzbedarf (z. B. durch Kündigungen oder Renteneintritte) sowie dem Neubedarf (z. B. durch neue Projekte oder Geschäftsfelder).
Beispiel: Ein Callcenter mit saisonalem Geschäft plant seinen quantitativen Personalbedarf so, dass im Sommer 30 Mitarbeiter und in der umsatzstärkeren Winterzeit 50 Mitarbeiter im Einsatz sind. Zusätzlich wird ein Reservebedarf von 10 % einkalkuliert, um Ausfälle abzufangen.
2.1.2 Worin unterscheidet sich der quantitative vom qualitativen Personalbedarf?
Während der quantitative Personalbedarf die Frage beantwortet, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, beschäftigt sich der qualitative Personalbedarf mit der Frage, welche Qualifikationen und Fähigkeiten diese Mitarbeiter mitbringen müssen. Beide Aspekte sind komplementär und müssen im Rahmen der Personalbedarfsplanung stets gemeinsam betrachtet werden.
Ein Beispiel zur Verdeutlichung: In einem produzierenden Unternehmen wird durch neue Technologien der Maschinenpark modernisiert. Die Anzahl der benötigten Mitarbeiter bleibt gleich (quantitativ), aber es werden nun Mitarbeitende mit speziellen Programmierkenntnissen und Erfahrung im Umgang mit automatisierten Fertigungsanlagen benötigt (qualitativ).
2.2 Qualitativer Personalbedarf
2.2.1 Warum ist die Qualifikation beim qualitativen Personalbedarf so wichtig?
Die Anforderungen an Arbeitnehmer verändern sich ständig – sei es durch Digitalisierung, gesetzliche Vorgaben oder neue Geschäftsmodelle. Die qualitative Personalbedarfsplanung stellt sicher, dass Unternehmen über Mitarbeitende mit den richtigen Qualifikationen verfügen, um auf Marktveränderungen flexibel reagieren zu können.
Beispiel aus der Praxis: Ein Finanzdienstleister erweitert sein Produktangebot um nachhaltige Geldanlagen. Für die Beratung seiner Kunden benötigt er künftig Mitarbeiter mit fundierten Kenntnissen im Bereich ESG (Environmental, Social, Governance). Eine rein quantitative Betrachtung würde hier nicht ausreichen – entscheidend ist das spezifische Know-how.
2.2.2 Welche Praxisbeispiele veranschaulichen qualitativen Personalbedarf?
Ein Krankenhaus plant den Aufbau einer neuen Intensivstation. Dafür werden nicht nur zusätzliche Pflegekräfte (quantitativer Bedarf) benötigt, sondern explizit Fachkräfte mit Weiterbildung in Intensivpflege (qualitativer Bedarf). Ein Maschinenbauunternehmen will den Vertrieb digitalisieren. Gesucht werden daher keine klassischen Vertriebsmitarbeiter, sondern solche mit Erfahrung im E-Commerce und digitalen Tools wie CRM-Systemen. Diese Beispiele zeigen, dass es in der Praxis häufig nicht nur um die Anzahl an neuen Mitarbeitern geht, sondern um deren gezielte fachliche und persönliche Eignung für die zukünftigen Anforderungen des Unternehmens.
3. Methoden der Personalbedarfsermittlung
3.1 Welche Methoden zur Ermittlung des Personalbedarfs gibt es?
Die Ermittlung des Personalbedarfs kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Zu den wichtigsten Methoden gehören: Die Schätzmethode basiert auf der Einschätzung erfahrener Führungskräfte oder Personalverantwortlicher. Diese bewerten auf Grundlage ihrer langjährigen Erfahrung, wie viele Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben benötigt werden. Diese Methode eignet sich besonders für kleinere Unternehmen oder stabil laufende Geschäftsbereiche, in denen sich Aufgabenmengen nur wenig verändern. Beispiel: Ein Handwerksbetrieb mit konstantem Auftragsvolumen nutzt Erfahrungswerte aus den Vorjahren, um seinen Personalbedarf für die kommende Saison einzuschätzen.
Die Kennzahlenmethode nutzt konkrete Leistungskennzahlen, wie etwa Umsatz pro Mitarbeiter, Produktionsmenge oder Kundenfrequenz pro Mitarbeiter. Unternehmen mit gut gepflegten Datenbeständen können so fundierte Planungen ableiten. Beispiel: Ein Einzelhandelsunternehmen setzt als Richtwert eine Fachkraft pro 100 m² Verkaufsfläche an, um eine gleichmäßige Kundenbetreuung sicherzustellen.
Die Workload-Analyse oder Arbeitsmengenanalyse ist besonders präzise. Hierbei wird die anfallende Arbeit (z. B. Anzahl Bearbeitungen, Gesprächszeiten oder Produktvolumen) analysiert und in Arbeitszeit umgerechnet. Daraus lässt sich genau ableiten, wie viele Vollzeitkräfte notwendig sind. Beispiel: Eine Steuerkanzlei analysiert die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Steuererklärungen und errechnet daraus den Personalbedarf in Spitzenzeiten wie Jahresbeginn.
3.2 Was ist der Unterschied zwischen Brutto- und Nettopersonalbedarf?
Der Brutto-Personalbedarf bezeichnet die Gesamtheit der Mitarbeiter, die zur vollständigen Abdeckung aller Arbeitsanforderungen erforderlich ist – inklusive Reserve-, Ersatz- und Neubedarf. Es handelt sich also um die „Soll-Größe“ ohne Berücksichtigung des vorhandenen Personals. Der Nettopersonalbedarf hingegen ergibt sich durch die Subtraktion des fortgeschriebenen Personalbestands (also des aktuellen und voraussichtlich verfügbaren Personals) vom Bruttobedarf.
Beispiel: Ein Unternehmen benötigt laut Bruttobedarf 120 Mitarbeiter. Da aber nur 90 dauerhaft verfügbar sind, ergibt sich ein Nettobedarf von 30 – also müssen 30 neue Mitarbeiter eingestellt oder weiterqualifiziert werden.
3.3 Welche modernen Ansätze gibt es in der Personalbedarfsplanung?
Die digitale Transformation verändert auch die Personalplanung grundlegend. Moderne Methoden nutzen Datenanalysen, KI-gestützte Prognosen und automatisierte Planungstools, um zukünftigen Personalbedarf präziser und dynamischer zu ermitteln.
Beispiel: Ein E-Commerce-Unternehmen setzt ein Predictive-Analytics-Tool ein, das auf Basis von Verkaufsprognosen, saisonalen Mustern und historischen Daten den künftigen Bedarf an Lagerpersonal in Echtzeit berechnet. So lassen sich Engpässe und Überbesetzungen vermeiden.
3.4 Welche Fallstudien und Praxisbeispiele zeigen den Einsatz dieser Methoden?
Ein Energieversorger nutzt ein integriertes HR-Analytics-System, um Personalbedarf über mehrere Standorte hinweg zu planen. Durch die Verknüpfung von Altersstruktur, Projektlaufzeiten und Skills-Management kann der qualitative und quantitative Bedarf optimal gedeckt werden. Ein international tätiger Logistikkonzern analysiert mit Hilfe von IoT-Sensoren und Zeiterfassungssystemen die tatsächliche Arbeitslast in den Verteilzentren. Daraus wird mithilfe von Algorithmen der kurz- und mittelfristige Personalbedarf pro Schicht abgeleitet.
Diese Beispiele machen deutlich: Moderne Tools bieten enorme Potenziale zur Optimierung der Personalbedarfsplanung – vorausgesetzt, sie werden strategisch und datenbasiert eingesetzt.
4. Personalbedarf berechnen
4.1 Wie kann man den Personalbedarf berechnen – welche Formeln und Schritte sind nötig?
Die Berechnung des Personalbedarfs folgt einem klar strukturierten Ablauf, der sicherstellt, dass alle relevanten Einflussfaktoren berücksichtigt werden. Zunächst wird der Brutto-Personalbedarf ermittelt, also die Gesamtanzahl der für alle Aufgaben benötigten Mitarbeiter. Dies geschieht beispielsweise über die Workload-Analyse oder Kennzahlenmethode. Anschließend wird der fortgeschriebene Personalbestand festgestellt, wobei geplante Abgänge (z. B. Ruhestand, Kündigung) und Zugänge berücksichtigt werden. Der daraus resultierende Unterschied ergibt den Nettopersonalbedarf.
Ein Beispiel: Ein Kundenservice-Center benötigt auf Basis der erwarteten Anrufzahlen 50 Mitarbeiter, um die Serviceziele zu erreichen. Der aktuelle Bestand umfasst jedoch nur 42 Mitarbeitende. Zwei weitere gehen demnächst in Elternzeit, während drei neue bereits eingestellt wurden. Daraus ergibt sich ein Nettobedarf von 7 Personen.
4.2 Wie wird der fortgeschriebene Personalbestand in die Berechnung einbezogen?
Der fortgeschriebene Personalbestand berücksichtigt nicht nur den aktuellen Personalstand, sondern auch alle vorhersehbaren Veränderungen. Dazu gehören geplante Neueinstellungen, Vertragsverlängerungen oder -beendigungen, interne Versetzungen, Ruhestände sowie bekannte Ausfallzeiten (z. B. Elternzeit). Nur durch die Fortschreibung entsteht ein realistisches Bild der verfügbaren Arbeitskraft in der Zukunft.
Beispiel: Ein produzierendes Unternehmen weiß, dass fünf Monteure in den nächsten sechs Monaten in Rente gehen und zwei befristete Verträge enden. Gleichzeitig sollen drei neue Azubis übernommen werden. Der Personalbestand wird dementsprechend fortgeschrieben, um die Lücke zu ermitteln.
4.3 Welche praktischen Tipps gibt es zur Berechnung des Personalbedarfs?
Ein wichtiger Tipp ist es, mit aktuellen, möglichst detaillierten Daten zu arbeiten, die regelmäßig aktualisiert werden. Ebenso sollte die Kommunikation zwischen Personalabteilung und Fachabteilungen eng sein, um geplante Veränderungen und Entwicklungen frühzeitig einfließen zu lassen. Reservebedarfe – etwa durch Urlaube, Fortbildungen oder unvorhergesehene Ausfälle – sollten realistisch kalkuliert und nicht vernachlässigt werden. Darüber hinaus empfiehlt es sich, digitale Tools zur Planung zu nutzen, die automatische Aktualisierungen und Szenarienberechnungen ermöglichen.
Ein Praxisbeispiel: Ein Hotelbetrieb nutzt ein Workforce-Management-System, das auf Basis von Buchungslage, Veranstaltungsplan und historischen Daten den Personalbedarf für Service und Housekeeping tagesgenau berechnet und anpasst.
4.4 Welche häufigen Herausforderungen treten bei der Berechnung auf und wie können sie gelöst werden?
Typische Herausforderungen sind unvollständige oder veraltete Daten, unvorhersehbare externe Ereignisse (z. B. Pandemie, konjunkturelle Schwankungen) und interne Abstimmungsprobleme. Gelöst werden können diese durch regelmäßige Datenpflege, den Einsatz digitaler Systeme mit Forecast-Funktionen sowie durch die Einführung flexibler Personalmodelle wie Teilzeitpools, Springerteams oder temporäre Projektgruppen.
Beispiel: Ein Handelsunternehmen hat während einer Pandemie durch schwankende Kundenfrequenz Schwierigkeiten, seinen Personalbedarf genau zu prognostizieren. Durch Einführung eines flexiblen Arbeitszeitmodells mit kurzfristiger Schichtplanung konnte es schnell auf veränderte Bedingungen reagieren.
5. Die Rolle der Personalbedarfsplanung für Unternehmen
5.1 Warum ist die Ermittlung des Personalbedarfs für Unternehmen so wichtig?
Eine präzise Ermittlung des Personalbedarfs ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Sie hilft dabei, Ressourcen effizient einzusetzen, Fachkräftemangel vorzubeugen und gleichzeitig Kosten zu kontrollieren. Unternehmen, die ihren Personalbedarf vorausschauend planen, können auf dem umkämpften Arbeitsmarkt gezielter agieren und schneller reagieren.
Beispiel: Ein IT-Dienstleister konnte durch frühzeitige Personalplanung rechtzeitig neue Mitarbeiter für ein umfangreiches Digitalisierungsprojekt einstellen und verlor dadurch keine Zeit im Projektablauf – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
5.2 Wie wirkt sich eine präzise Personalbedarfsplanung auf den Unternehmenserfolg aus?
Sie verbessert die Einsatzplanung, senkt Kosten durch Vermeidung von Über- oder Unterkapazitäten und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, weil Überlastungen und Leerlaufzeiten reduziert werden. Außerdem unterstützt sie die Umsetzung strategischer Projekte, da die richtigen Talente zur richtigen Zeit verfügbar sind.
Beispiel: Ein Bauunternehmen konnte durch eine exakte Bedarfsplanung neue Projekte annehmen, da es stets wusste, welche Fachkräfte wann verfügbar sind – und musste keine Aufträge aus Kapazitätsgründen ablehnen.
5.3 In welchen Szenarien kommt die Personalbedarfsplanung konkret zum Einsatz?
Typische Anwendungsfälle sind Unternehmenswachstum, Standorterweiterung, Technologiewandel, Umstrukturierungen, Nachfolgeplanung oder saisonale Spitzen. Auch Krisen- oder Pandemieszenarien erfordern eine flexible und vorausschauende Planung.
Beispiel: Ein Hersteller von Medizintechnik musste während der Corona-Krise innerhalb weniger Wochen seine Produktionskapazität verdoppeln. Dank vorausschauender Planung war er in der Lage, schnell und gezielt neue Fachkräfte zu gewinnen.
5.4 Welche Strategien gibt es für eine vorausschauende Personalplanung?
Zu den Strategien gehören Szenarioplanungen, regelmäßige Skill-Gap-Analysen, Talentpools, strategisches Workforce-Planning und die Integration der Personalplanung in die Unternehmensstrategie. Auch die enge Verzahnung mit der strategischen Finanz- und Projektplanung ist sinnvoll.
Beispiel: Ein Energieversorger erstellt regelmäßig verschiedene Szenarien für den Personalbedarf – etwa für den Fall steigender Nachfrage durch Wärmepumpenförderung – und kann dadurch schnell Personalentscheidungen treffen.
6. Fazit und Ausblick
6.1 Welche zukünftigen Trends beeinflussen die Personalplanung?
Megatrends wie der demografische Wandel, die Digitalisierung, veränderte Wertevorstellungen der Generation Z sowie flexible Arbeitsformen verändern die Anforderungen an die Personalplanung. Gleichzeitig ermöglichen neue Technologien präzisere, datengetriebene Planungsansätze.
Beispiel: Unternehmen müssen sich künftig verstärkt mit Fragen der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben befassen – nicht nur, um Mitarbeiter zu halten, sondern auch, um im War for Talents zu bestehen.
6.2 Warum ist eine kontinuierliche Anpassung des Personalbedarfs entscheidend?
Die Rahmenbedingungen verändern sich ständig. Nur wer seinen Personalbedarf regelmäßig überprüft und anpasst, bleibt wettbewerbsfähig. Dazu gehört auch die Bereitschaft, kurzfristig auf neue Herausforderungen zu reagieren – etwa durch Umschulungen oder flexible Einsatzkonzepte.
Beispiel: Ein Automobilzulieferer passte infolge veränderter Nachfrage kurzfristig seinen Bedarf an Mechatronikern an und verlagerte Aufgaben in andere Unternehmensbereiche – ohne Entlassungen.
6.3 Welche Ressourcen und Empfehlungen helfen HR-Profis bei der Personalbedarfsplanung weiter?
Hilfreich sind digitale Planungstools, regelmäßige Weiterbildungen im Bereich Workforce Analytics, Austausch mit anderen Fachabteilungen und der Rückgriff auf externe Expertise. Auch Branchenstudien, Marktdaten und interne Mitarbeiterbefragungen liefern wertvolle Hinweise für die Planung.
Beispiel: Eine HR-Abteilung implementierte ein cloudbasiertes Planungstool, das mit dem ERP-System verknüpft ist. Dadurch wurden Forecasts automatisiert, und HR konnte schneller und fundierter auf Personalentwicklungen reagieren.
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