noventum Corporate Management Dashboard
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Data & Analytics, Projektmanagement
Herausforderung für das Controlling
Unabhängig vom eingesetzten Managementsystem sind die Anforderungen an Anwendungen zur Unternehmenssteuerung einheitlich. Stets geht es darum, einen Corporate-Performance-Management-Zyklus (PDCA-Zyklus = Plan – Do – Check – Act) zu unterstützen. Die Herausforderung ist es, einen Gesamtüberblick für das Management zu gewährleisten. Hierfür sind hochverdichtete Informationen im Plan-/Ist-Vergleich erforderlich, welche die deutlich relevanten Entscheidungsfaktoren schnell und einfach aufzeigen. In diesem Fall müssen unterschiedliche Perspektiven von harten finanziellen Ergebnissen bis hin zu weichen Erfolgsgrößen, wie der Mitarbeiterzufriedenheit, berücksichtigt werden. Diese Anforderungen machen ein Corporate-Management-Dashboard-Projekt stets individuell für den Unternehmenserfolg.
Was sind die richtigen Steuerungsgrößen?
Das Beispiel EFQM (European Foundation for Quality Management)
„What gets measured gets done" – jeder kennt diesen viel zitierten Satz. Erfolgreiche Führungskräfte zeichnet in der Regel ein überdurchschnittlich intuitives Gefühl für Stärken, Schwächen und Entwicklungspotentiale der eigenen Firma aus. Ein IT-System wird diese persönliche Stärke nicht ersetzen können. Dennoch kann es sie unterstützen und den Blick des Managers in die gerade erforderliche Richtung und somit zur Entwicklung einer Lösung lenken. Dafür müssen in einem ersten Schritt die richtigen Key Performance Indicators (KPIs) erkannt und definiert werden, die als Basis für die Steuerung des Unternehmen genutzt werden sollen. Das Kriterienmodell des EFQM bietet eine sehr gut geeignete Struktur, um ausbalancierte KPIs zu erkennen. Der Rahmen des Modells dient dazu, seine Unternehmung in Gänze zu erfassen und doch fokussiert zu bleiben. Da die Struktur der eigenen Prozessorganisation in der Regel nicht 1:1 dem Kriterienmodell entspricht, ist eine Zuordnung der Begriffe zu den eigenen Geschäftsprozessen erforderlich.
Die unterschiedliche Natur der KPIs zur Unternehmenssteuerung
Die Bandbreite der erforderlichen KPIs und deren Eigenschaften ist größer als in themenspezifischen BI-Projekten. Einerseits gibt es Messgrößen, zum Beispiel das finanzielle Ergebnis des Unternehmens, das automatisiert aus operativen Systemen ermittelt werden kann. Daneben gibt es jedoch auch viele KPIs, die zwar eine enorme Bedeutung für das Management besitzen, sich aber nur in den seltensten Fällen in operativen Systemen integrieren und verwenden lassen. Die „Bewertung des Produktportfolios" durch den eigenen Vertrieb oder aus Kundenrückmeldungen ist oftmals eine höchst relevante Steuerungsgröße, allerdings auch eine selten automatisiert abrufbare Information. Daraus ergibt sich für die Planung der Ist-Werte die Anforderung, eine Kombination aus automatisierter Datenbereitstellung und manuellen Eingabemöglichkeiten zu entwickeln.
Die Integration der KPIs zur Steigerung der Leistung der Unternehmenssteuerung weisen zudem größere Unterschiede in ihrer Granularität auf als es bei vielen anderen BI-Projekten der Fall ist. Während Größen wie das finanzielle Ergebnis täglich bis monatlich ermittelt werden können, sind Befragungen zur Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit in der Regel nur pro Halbjahr oder Jahr realisierbar. Einige Kennzahlen lassen sich auf unterschiedliche Abteilungen herunterbrechen, während andere sich nur auf der Dimension des Gesamtunternehmens bewegen. Diese Tatsache erhöht die Komplexität bei der Darstellung der Zahlen in einem aussagekräftigen Gesamtüberblick und beeinflusst die zeitliche Vorgabe für die Intervalle aus Planung, Messung, Analyse und Maßnahmenergreifung.
Besondere Berücksichtigung erfordern die sehr heterogenen Bereit- bzw. Fertigstellungszeiträume der einzelnen KPIs. Zum Beispiel können einzelne Monate in einem Zeiterfassungssystem schon am 3. Werktag des Folgemonats offiziell abgeschlossen werden, während der Monatsabschluss in der Finanzbuchhaltung erst einige Tage später erfolgt. Insbesondere bei KPIs mit einem langen Zeithorizont, wie beispielsweise den Ergebnissen einer Kundenzufriedenheitsbefragung, kann es vorkommen, dass die Ist-Werte für eine Periode zum Teil erst einige Monate später vorliegen. Hierfür ist eine Unterstützung durch ein Konzept erforderlich, das pro KPI Pflege- bzw. Fertigstellungszeiträume in die Auswertungen integriert. Diese Zeiträume spielen auch für den Workflow bei der Eingabe und Freigabe manuell zu erfassender KPIs eine entscheidende Rolle.
Keine sinnvolle Steuerung ohne Planung
Um das Unternehmen steuern zu können, sind für eine erfolgreiche Basis neben Ist- auch Plan-Werte erforderlich. Durch eine Umrechnung in einen Performancewert (abhängig von der Plan-Ist-Abweichung) kann eine Normierung der in der Regel sehr unterschiedlichen Einheiten der einzelnen KPIs (EUR, Mitarbeiteranzahl, %) in Zielerreichungsgrade erfolgen und damit ein umfassender Blick auf die wichtigsten Kennzahlen erreicht werden.
Ein gutes Dashboard für das Corporate Management muss deshalb dedizierte Planungsfunktionalitäten beinhalten. Hierbei sind relevante Fragen zu beantworten: Welche Benutzer dürfen manuelle Vorgaben für welche KPIs pflegen? Müssen diese Vorgaben automatisiert erstellt werden (z.B. Verteilung auf einzelne Abteilungen)? Wer darf finalisierte Planwerte freigeben?, etc. Auch der Workflow in diesen Planungsprozessen muss unterstützt werden, unter anderem durch die Strategie der automatisierten Benachrichtigungen bzgl. der Termineinhaltung für Dateneingabe und -freigabe.
Der „goldene Schnitt"
Ein Corporate Management Dashboard hat das Ziel, die Unternehmenssteuerung auf höheren Führungsebenen zu unterstützen. Diese Zielsetzung führt häufig dazu, dass es als omnipotentes System verstanden wird, weil es die Erwartungshaltung weckt, alle Informationen der einzelnen Unternehmensbereiche bis ins kleinste Detail abzudecken. Ein Corporate Management Dashboard kann aber nicht die Leistung von operativen Systemen oder auf spezifische Bereiche ausgerichtete Berichts- und Planungssysteme vollständig ersetzen. Es ist wichtig, hierbei den „goldenen Schnitt" bei der jeweiligen Aufgabenstellung zu erreichen: Ein Corporate Management Dashboard sollte in seiner Datenbasis alle erforderlichen Informationen für die Steuerung des Managements in der dafür erforderlichen Granularität beinhalten. Für Detailauswertungen, wie z.B. Einzelbeleganzeigen oder Analysen einzelner Kundenbefragungen, sind nach Möglichkeit Absprungziele auf die entsprechenden Systeme zu liefern. Die Komplexität in einem großen Umfeld ist in der Regel nicht mehr tragbar, wenn alle Bereiche und Kennzahlen des Unternehmens bis ins Detail abgebildet werden.
Ausgewählte Funktionalitäten des noventum Corporate Management Dashboards:
„Cockpit-Darstellung" der wichtigsten KPIs zur Steuerung des Unternehmens
• Übersichtliche Darstellung von Plan-/Ist-/Zielerreichungsgraden auf Unternehmensebene
• Abbildung unterschiedlichster Granularitäten und Einheiten
• Zeitreihen mit 4 Jahresübergängen (wie für die RADAR-Bewertung im EFQM erforderlich) oder über beliebige Perioden
• Navigation nach Geschäftsprozessen
• Automatisierte Ermittlung von Zielerreichungsgraden
Automatisierte Ermittlung des „letzten Ist-Wertes" für eine Kennzahl
• Leistungskriterium für die derzeitige Entwicklung der KPIs
• Für unterjährige Auswertungen: Anhaltspunkt für KPI auf Quartals-, Halbjahres- und Jahresebene
• Ermittlung der Werte unter Berücksichtigung vorgegebener Pflegeintervalle, um nur vollständig abgeschlossene Perioden zur Anzeige zu bringen
Detailanalysen pro definierter KPI
• Plan-/Ist-Werte im Zeitablauf pro Business Solution oder Service
• Absprungmöglichkeiten auf operative Systeme (z.B. Kundenfeedbackanalyse) oder dispositive Systeme (Controlling- Informationssystem)
Flexible Datenversorgung für Ist-Werte
• Automatisierung von Ist-Werten, die aus operativen Systemen ermittelbar sind
• Intuitive manuelle Eingabe von Ist-Werten, die nicht aus operativen Systemen ermittelbar sind
• Berechtigungskonzept für die manuelle Pflege von Ist-Daten
• Freigabekonzept für die manuelle Pflege von Ist-Daten
• Periodensperre/-freigabe für die manuelle Pflege der Ist-Daten
• Workflowunterstützung bei der Bereitstellung manueller Ist-Daten
• E-Mail-Benachrichtigungen an verantwortliche Manager
• Definierte Intervalle für die Eingabe der Ist-Daten
Eingabemöglichkeiten und Planungsfunktionalitäten für Planwerte
• Berechtigungskonzept
• Freigabekonzept
• Periodensperre/-freigabe
• Workflowunterstützung
Automatisierte Datenaktualisierung und Backup-Konzept
• Backup-Erstellung und Wiederherstellungmöglichkeit zur Unterscheidung von Produktiv- und Testdaten
• Automatisierte Datenaktualisierung für Ist-Werte
Fazit
Die optimale Basis eines individuellen Unternehmens ist das Bewusstsein über die richtigen Steuerungsgrößen. Welche Dimensionen sind zu betrachten? Wie findet man eine Balance zwischen der Visualisierung und Steuerung hinsichtlich kurz-, mittel- und langfristiger Ziele?
Um die Komplexität des Corporate Management Dashboards und den Aufwand im kontinuierlichen Betriebsrahmen gering zu halten, muss man sich auf die passende Informationstiefe begrenzen und Absprungmarken auf vorgelagerte, operative und dispositive Systeme definieren. Von großer Bedeutung sind Entscheidungen, welche Informationen automatisiert aus den Datenquellen bewirtschaften oder manuell aufbereiten. Ein Corporate Management Dashboard kann hier unter Verwendung von Planungs- und Workflow-Funktionalitäten den kontinuierlichen Aufwand auch für die Versorgung mit Ist-Daten effizient gestalten.
Ist das Thema Corporate Management Dashboard auch für Sie interessant, stehen wir Ihnen gerne zu einem Austausch zur Verfügung. Wir sind gerne bereit, unsere EFQM-Erfahrung, unsere Kompetenz als Assessor im Ludwig-Erhard-Preis und unsere BI- und CPM-Expertise (corporate performance management) mit Ihnen zu teilen. Gerne stellen wir Ihnen in diesem Rahmen auch unser verwendetes noventum Corporate Management Dashboard als Referenz vor.