Konsolidierungslösungen für Mittelstandskonzerne

Eine wachsende Zahl von Unternehmen ist in nationale wie internationale Konzernstrukturen eingebunden. Nur noch mit automatisierten IT-Architekturen lässt sich die gestiegene Komplexität der Unternehmenslandschaft angemessen bewältigen. Denn die Abschlüsse des Mutterunternehmens und der Tochtergesellschaften sowie der Konzernabschluss sind eng miteinander verflochten und müssen komplizierten nationalen und internationalen Regelwerken folgen. Ob es die Konzernführung, das Beteiligungscontrolling oder die Stakeholder sind: am Periodenende muss den Zahlen vertraut werden können. Diese immer wiederkehrende aufwändige Arbeit kann mit entsprechender Konsolidierungssoftware weitgehend automatisiert werden. Die folgende Darstellung markiert die wichtigsten Leistungsmerkmale, die eine solche Software aufweisen muss.

 

Harmonisierung der internen und externen Rechnungslegung

In den letzten Jahren ist eine verstärkte Konvergenz der externen und der internen Rechnungslegung zu verzeichnen. Zur Komplexitätsreduktion sind vielfach Harmonisierungsprojekte gestartet worden. Hierbei sind eine einheitliche Begriffsgrundlage, ein einheitlicher Detaillierungsgrad und ein einheitliches Verständnis von Dateninhalten notwendig. Dann ist es möglich, die Konsolidierungssoftware nicht nur für die externe Berichterstattung zu nutzen sondern auch im internen Rechnungswesen, dem Controlling. Hier kann insbesondere das Beteiligungscontrolling die vom Management benötigten Informationen und Steuerungsinstrumente bereitstellen. Während das externe Rechnungswesen auf Ist-Zahlen basiert, werden für das interne Rechnungswesen weitere Zeitebenen wie Planzahlen, Budgets, Forecasts und Vergleiche zwischen diesen Werten gefordert.

 

Datenhaltung für die Konsolidierungssoftware

Die Basis jeder Konsolidierungssoftware ist die Datenhaltung in Form einer Datenbanksoftware. Je stärker der Fokus bei der Auswahl des Softwareprodukts auf das interne Rechnungswesen gelegt wird, umso eher kommen OLAP (Online Analytical Processing) Datenbanken anstatt von rein relationalen Datenbanken in Frage. Ziel von OLAP Systemen ist die multidimensionale Betrachtung von Daten für entscheidungsunterstützende Analyseergebnisse. Neben reinen OLAP Systemen sind auch hybride Formen bzw. ist auch die Weitergabe der Daten von relationalen Datenbanken an OLAP-Datenbanken anzutreffen. Mit OLAP Datenbanken können die Ad-hoc Fragestellungen des Controllings transparent und einfach in Würfelform beantwortet werden. Dies ist häufig die Basis für weitere BI- (Business Intelligence) oder MIS- (Management Information System) Anwendungen. Die wichtigsten Unternehmenskennzahlen, die so genannten Key Performance Indicators, werden dann in einer Übersicht (Dashboard) dargestellt.

 

Organisationsmittel

Am Beginn eines Einführungsprojektes einer Konsolidierungssoftware steht die Erstellung von Organisationsmitteln. Um die gesetzlich geforderte einheitliche Bilanzierung und Bewertung im Konzern zu gewährleisten, ist ein Konsolidierungshandbuch erforderlich, in dem die anzuwendenden Bilanzierungs- und Bewertungsregeln beschrieben werden. Dabei können die Bilanzierungs- und Bewertungsregeln unabhängig von denen des Einzelabschlusses der Muttergesellschaft gewählt werden. Es ist ein Konzernkontenrahmen zu entwickeln, mit dem alle Fragestellungen des externen und internen Rechnungswesens abgebildet werden können. Dieser Konzernkontenrahmen kann entweder direkt bei den Einzelgesellschaften in deren Buchhaltung genutzt werden oder es ist eine Überleitung von den lokalen Kontenrahmen auf den Konzernkontenrahmen notwendig (so genanntes Mapping). Insbesondere wenn einheitliche Rechnungswesen-Systeme genutzt werden, kann das Konsolidierungshandbuch noch durch eine Kontierungsrichtlinie ergänzt werden.

Die nach lokalen Vorschriften gebuchten Werte der einzelnen Gesellschaften müssen an die konzerneinheitliche Bilanzierung und Bewertung angepasst werden. Die Anpassung an die so genannte HB II kann entweder direkt bei den einzelnen Gesellschaften in deren Buchhaltung - bei einer Wertebereichs-( Ledger-) oder Kontenlösung bzw. in einer Überleitung erfolgen oder nach dem Datenimport in der Konsolidierungssoftware. Die Verantwortung für die Anpassung an die HB II liegt bei den einzelnen Gesellschaften.

 

Datenerfassung

Der Datentransfer aus den lokalen Buchhaltungssystemen in die Konsolidierungssoftware ist umso wichtiger, je ausgefeilter der Konzernkontenrahmen ist, je häufiger der Datentransfer erfolgen soll (jährlich, je Quartal, monatlich, täglich), je mehr unterschiedliche Zeitbezüge (Ist, Plan…) und je mehr Attribute wie z.B. Bewegungsarten, Fristigkeiten, Segmente oder Regionen vorhanden sind. Eine manuelle Dateneingabe ist nur noch bei jährlicher Erfassung von Istwerten anzutreffen. In der Regel werden die Daten aus den Vorsystemen über eine Schnittstelle importiert. Hierbei ist es erforderlich, dass die Datensätze alle erforderlichen Attribute enthalten. Eventuell muss in der Schnittstelle eine Anreicherung erfolgen.

Die Datenerfassung auf den einzelnen Bilanzkonten kann verspiegelt erfolgen. Dies bedeutet, dass nicht bloß die Jahresendsalden erfasst, sondern die einzelnen Kontenbewegungen aufgezeichnet werden. Standardmäßig erfolgt diese Erfassungsart bei Konten, die für Anlage-, Rückstellungs- sowie Eigenkapitalspiegel genutzt werden. Dabei kann auch eine so genannte Vollverspiegelung gewählt werden, bei der jedes Bilanzkonto mit verschiedenen Bewegungsarten erfasst wird. Die Vollverspiegelung ermöglicht die automatisierte Erstellung einer Kapitalflussrechnung.

Die von den Tochterunternehmen angelieferten Daten können von der Konzernbuchhaltung noch angepasst werden. Dies ist erforderlich, wenn Sachverhalte aus Konzernsicht anders dargestellt werden als aus Einzelabschlusssicht (häufig HB III Anpassungen genannt). Weiterhin können Korrekturen durch die Konzernbuchhaltung erforderlich werden (so genannte parent adjustments).

 

Währungsumrechnung

Während bis zu diesem Punkt in der lokalen Währung gearbeitet wird, erfolgt als nächster Schritt die Währungsumrechnung. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass einerseits von einer zentralen Stelle die anzuwendenden Wechselkurse bereitgestellt werden und dass andererseits die jeweils erforderliche Umrechnungsmethode berücksichtigt wird. Die von den IFRS geforderte Methode der funktionalen Währung umfasst je nach Gegebenheiten die nach § 308a HGB geforderte modifizierte Stichtagsmethode sowie die Zeitbezugsmethode.

 

Teilkonzernstrukturen

Je nach Konzernstruktur kann es gesetzlich gefordert oder aber aus internen Steuerungsgründen gewünscht sein, Teilkonzerne gesondert abzubilden. Wenn nur der Konzernabschluss der obersten Mutter gewünscht ist, kann aus Vereinfachungsgründen eine flache Abbildung sämtlicher Tochterunternehmen nebeneinander gewählt werden (Simultankonsolidierung). Andernfalls ist eine Stufenkonsolidierung mit Teilkonzernabschlüssen (eventuell auch unter Berücksichtigung anderer Rechnungslegungsvorschriften) notwendig.

 

Konsolidierungsbuchungen

Die auf die Konzernwährung umgerechneten Einzelabschlüsse der Gesellschaften bzw. die Teilkonzernabschlüsse werden zum Summenabschluss addiert. Hieran schließen sich die eigentlichen Konsolidierungsbuchungen an. Mit Hilfe der Kapitalkonsolidierung, Schuldenkonsolidierung, Aufwands- und Ertragskonsolidierung sowie der Eliminierung von Zwischenergebnissen, der Equity-Bewertung und der Berücksichtigung von latenten Steuern wird aus dem Summenabschluss der Konzernabschluss entwickelt.

Bei den angebotenen Konsolidierungslösungen ist zu unterscheiden, ob vorgefertigte Konsolidierungsroutinen ausgeliefert werden oder alternativ ein Regelwerk erstellt bzw. angepasst werden muss. In jedem Fall ist eine Anpassung der Software (Customizing) an die jeweilige Situation im Konzern erforderlich.

Eine Konsolidierungssoftware bietet i.d.R. die gesamte Bandbreite der Kapitalkonsolidierung (Voll-, Quoten-, und Equity-Konsolidierung für die Erst-, Folge-, und Endkonsolidierung), unter Berücksichtigung der direkten und indirekten Beteiligungsprozentsätze. Eine grundsätzliche Frage bei der Gestaltung der IT-Unterstützung ist, inwieweit die Kapitalkonsolidierung vollständig oder teilweise maschinell durchgeführt werden soll. Durch die Komplexität und Dynamik von gesellschaftsrechtlichen Strukturen in der Praxis (wechselseitige Beteiligungen, indirekte Beteiligungen, Veränderung von Beteiligungsquoten, Umhängen oder Veräußern von Gesellschaften usw.) sind bei stark unterstützten Kapitalkonsolidierungsmaßnahmen umfangreiche Zusatzmeldedaten und externe Abstimmtabellen erforderlich. Alternativ kann die Kapitalkonsolidierung insbesondere bei nur geringen Veränderungen im Konsolidierungskreis auch (vollständig) manuell erarbeitet und dann im System gebucht werden.

Der Bereich der Konzernaufrechnungen, d.h. Schuldenkonsolidierung und Aufwands-/Ertragskonsolidierung ist für die Ausgestaltung der IT-Unterstützung von großer Bedeutung. Die grundsätzliche Frage ist, inwieweit für die konzerninterne Abstimmung die übermittelten Salden der GuV- und Bilanzkonten ausreichend sind und welche zusätzlichen Informationen notwendig sind, um den Abstimmungsprozess effizienter und schneller durchführen zu können. Die Konsolidierungssoftware benötigt dazu weitere Parameter wie Partnergesellschaften, Bewegungsarten, Transaktionswährungen usw., um die Konsolidierungsmaßnahmen durchzuführen. Beispielsweise ist eine automatisierte Aufwands- und Ertragskonsolidierung nur möglich, wenn das System die Informationen hat, welche Gesellschaften miteinander Lieferungen und Leistungen erbracht haben. Organisatorisch ist eine Saldenabstimmung vorzunehmen, damit Differenzen in der Schuldenkonsolidierung gar nicht erst im Abschlussprozess auftauchen und mühsam geklärt werden müssen.

Im Bereich der latenten Steuern werden oftmals im Rahmen des „Tax Accounting“ eigenständige Lösungen eingesetzt, die die Differenzen zwischen der HB II und der Steuerbilanz auswerten und Buchungsvorschläge unterbreiten. Bei Buchungen in der Konsolidierungssoftware muss unterschieden werden können, ob die Buchung mit oder ohne automatische Verbuchung von latenten Steuern erfolgen soll. Eine Unterscheidung nach unternehmensindividuellen Steuersätzen und einem Konzerndurchschnittssteuersatz ist wünschenswert.

Bei der Aufdeckung stiller Reserven im Anlagevermögen im Rahmen eines Unternehmenserwerbs oder bei der Eliminierung von Zwischenergebnissen im Anlagevermögen ist eine Fortschreibung dieser Werte in einer einfachen Anlagenbuchhaltung erforderlich.

Bei sämtlichen automatischen oder manuellen Buchungen im Rahmen der Konzernabschlusserstellung muss nach Bedarf entschieden werden können, ob ein Saldovortrag in die folgende Periode erfolgen soll. Bei manchen Buchungen wird auch eine automatische Umkehrung in der Folgeperiode bzw. im Folgejahr benötigt.

 

Segmentdarstellungen

Während bisher die verschiedenen Gesellschaften zusammengefasst wurden, ist nun eine Trennung in verschiedene Geschäftsbereiche bzw. Segmente oder Regionen zu betrachten. Je nach Anforderung (legal oder intern gefordert) kann die Darstellung der Segmente unterschiedlich aussehen. Das HGB erfordert zumindest die Aufteilung der Umsatzerlöse. Nach den IFRS und insbesondere aufgrund der Wünsche des Controllings ist häufig eine weitergehende Segmentierung erforderlich. Bei einer Abbildung des ROI (Return on Investment) müssen neben der GuV auch Bilanzdaten aufgeteilt werden. Dies bedeutet, dass einerseits bei der Datenerfassung bereits das Segment (und die Region) als Attribut bei jedem Kontosaldo zu berücksichtigen ist und dass andererseits die Konsolidierungsbuchungen auch die Wechselwirkungen zwischen den Segmenten (und Regionen) darstellen müssen.

 

Zusatzinformationen

Für die Erstellung von Konzernanhang und Konzernlagebericht werden zusätzliche Informationen benötigt. Diese können über separate Eingabemasken in der Konsolidierungssoftware oder aber über getrennte Erfassung z.B. auf Excel-Formularen erfolgen.

 

Kapitalflussrechnung

Die erforderliche Konzernkapitalflussrechnung kann entweder über die Konsolidierung von den Gesellschaftskapitalflussrechnungen oder über eine direkte Ermittlung erstellt werden. Üblich ist eine direkte Ermittlung aus den Daten in der Konsolidierungssoftware. Hierfür sind teilweise zusätzliche Informationen notwendig, die von den einzelnen Gesellschaften abgefragt werden müssen. Bei einer Vollverspiegelung der Bilanzkonten kann die Kapitalflussrechnung automatisiert über Formeln in der Konsolidierungssoftware abgebildet werden.

 

Berichte

Als erforderliche Berichte für den legalen Teil der Konsolidierung sind die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, der Anlagespiegel, der Eigenkapitalspiegel, der Rückstellungsspiegel, die Segmentberichterstattung, eine Aufzählung von Zusatzdaten und die Kapitalflussrechnung zu nennen. Wünschenswert ist es, die gleichen Berichte für den Konzern und für einzelne Gesellschaften sowie Teilkonzerne zu verwenden. Bei der internen Berichterstattung ist aufgrund der Vielzahl der möglichen Fragestellungen ein leistungsfähiger Berichtseditor, der auch vom Anwender bedient werden kann, erforderlich.

 

Konzernabschlussprüfung

Zu einem legalen Konzernabschluss gehört auch die Prüfung desselben durch einen Abschlussprüfer. Mit dem Abschlussprüfer sollte daher festgelegt werden, welche Unterlagen und Dokumente als Nachweise vorzulegen sind. Neben den unbedingt erforderlichen Buchungsjournalen haben sich ein Audit-Trail, in dem die Entwicklung von den Einzelgesellschaften über den Summenabschluss und den verschiedenen Konsolidierungsarten bis zum Konzernabschluss dargestellt wird sowie z.B. ein Investmentregister, in dem die wesentlichen Daten der einbezogenen Gesellschaften dargestellt werden, als hilfreich erwiesen. Die Unveränderlichkeit des fertigen Konzernabschlusses muss nachprüfbar gewährleistet werden.

 

Internes Kontrollsystem

Die Erstellung eines Konzernabschlusses sollte als Prozess in ein gut strukturiertes internes Kontrollsystem (IKS) eingebunden sein. Dieses IKS fängt bei der Benutzerverwaltung der Konsolidierungssoftware an. Es ist z.B. unbedingt zu vermeiden, dass von einer Tochtergesellschaft die Daten einer anderen Tochtergesellschaft eingesehen werden können. Automatisierte Kontrollen sollten direkt bei der Eingabe der Daten bzw. beim Datenimport erfolgen. Hierbei sind umfangreiche Validierungen der Zulässigkeit von Daten und Datenkombinationen vorzusehen.

In größeren Konzernbuchhaltungsabteilungen mit arbeitsteiliger Organisation können Workflow-Techniken und Genehmigungsprozesse für bestimmte Buchungen integriert werden.

 

Fazit

Zusammenfassend ist festzustellen, dass es zwei heterogene Anforderungen durch die Konzernbuchhaltung und das Controlling an die Konsolidierungssoftware gibt, die in einem System mit einer einheitlichen Datenhaltung abgebildet werden sollen. Diese Anforderungen sind im Vorfeld der Einführung einer Konsolidierungssoftware umfangreich abzustimmen. In den Prozess der Einführung einer Konsolidierungssoftware sind neben den internen Abteilungen auch der Konzern-Abschlussprüfer und eventuell auch die Abschlussprüfer der einbezogenen Tochterunternehmen einzubeziehen. Am Ende jeder Einführung einer Konsolidierungssoftware steht, soweit es bereits einen Vorjahreskonzernabschluss gegeben hat, das Nachfahren dieses Abschlusses in der neuen Software.