Der NWB Verlag stellt für das Controlling seine Business Intelligence Architektur und die Planungsumgebung schrittweise neu auf

Anforderungen an das Berichtswesen sowie Ansprüche an die Analyse- und Planungsfunktionalitäten wachsen in Unternehmen manchmal schneller als die technische Infrastruktur es zulässt. Auch der NWB Verlag aus Herne war Ende 2013 an den Punkt gekommen, seine bisherigen BI-Lösungsansätze komplett zu überdenken. Zusammen mit dem BI-Team der noventum consulting GmbH konnte in der Folge in mehreren Schritten eine grundlegende Erneuerung der BI-Architektur vorgenommen werden. Nach der Einführung eines Enterprise DWH als Basis für Berichtswesen und Analyse stand für 2015 die Qualitätsverbesserung der Planungsprozesse an. Durch das erfolgreich abgeschlossene Projekt sind die Controller des NWB Verlags heute in der Lage, mit deutlich geringerem Aufwand detailliertere, flexiblere und qualitativ hochwertigere Planungsergebnisse vorzulegen.

Der NWB Verlag ist der führende deutsche Fachverlag für Steuerrecht, Wirtschaftsrecht sowie Rechnungswesen. Das Verlagsprogramm umfasst Datenbanken, Software, Zeitschriften, Bücher und Seminare. Durch die Vielzahl der einzelnen Produkte und Produktgruppen im Verlag befinden sich die 250 Mitarbeiter in einem komplexen Planungsprozess.

Die Ausgangslage

Planungsprozesse im NWB Verlag waren bedingt durch die komplexen Produktstrukturen und die fehlende technologische Unterstützung sehr langwierig. Mit Hilfe einer Vielzahl von Excel-Dokumenten wurden die erforderlichen Planungsfunktionalitäten (z.B. Eingabe, Verteilung, Umlage) umgesetzt. Die Planung erforderte aufwendige und fehleranfällige Arbeitsschritte: manuelles Kopieren von Daten und Aktualisieren von Excel-Verweisen, Pflege und Erweiterung der komplizierten Excel-Dokumente, ständige Fehleranalyse und -korrektur etc. Um die Komplexität der Excel-Dokumente in Grenzen zu halten, waren die einzelnen Planungsstränge weitestgehend voneinander separiert. Es gab kein integriertes Planungsergebnis für das gesamte Unternehmen. Unter diesen Voraussetzungen waren eine Szenarienrechnung und der Vergleich unterschiedlicher Planversionen undenkbar.

Das Projektziel

Nach der erfolgreichen Einführung eines Enterprise DWH für das Berichtswesen und die Analyse von Istdaten aus dem Verlagssystem Kloppotek und der Finanzbuchhaltung Gypsilon wurde die Verbesserung der Planung angestrebt. Hierfür konzipierte die Controlling-Abteilung des NWB Verlags zusammen mit den noventum-Beratern einen vollständig neuen Planungsprozess unter Berücksichtigung der dafür erforderlichen technischen Unterstützung. Das Ziel war es, die Planungsqualität zu erhöhen und gleichzeitig den Planungsprozess zu beschleunigen. Dafür musste der Aufwand für rein administrative und technische Tätigkeiten, wie z.B. die manuelle Zusammenführung von Daten, deutlich reduziert werden, um mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit zu gewinnen. Die technische und inhaltliche Qualität der Planungsergebnisse sollte bei deutlich geringerem Aufwand erhöht werden. Wenn bisher Szenarien, Planversionen und deren Vergleich wegen des hohen manuellen Aufwandes unrealistisch waren, sollten diese zukünftig möglich sein. Kurz gesagt: Der gesamte Planungsprozess sollte intelligenter und smarter aufgestellt werden.

Das Projektergebnis

Der NWB Verlag hat heute eine neue Planungslösung, mit der die definierten Ziele erreicht wurden.

Der Planungsprozess wurde überarbeitet und in einer Planungsdatenbasis umgesetzt, die komplett in das zentrale Enterprise DWH integriert ist. Die unterschiedlichen Eingaben von Produkt- und Kostenstellen sowie Projektverantwortlichen können miteinander kombiniert werden. So kann ein detailliertes und integriertes Planungsergebnis per Knopfdruck erstellt werden. Mit Hilfe eines multidimensionalen Cubes kann dieses ausgewertet und direkt mit Istwerten in Verbindung gebracht werden.

Die initiale Datenerfassung erfolgt weiterhin mit Excel. Dafür wurden circa zwanzig standardisierte Templates für die Dateneingabe definiert, in denen alle für den Planungsprozess des NWB Verlags erforderlichen und relevanten Treiber (z.B. Absatzzahlen, Durchschnittspreise, Honorarquote) berücksichtigt sind. Für die Planerstellung werden auf dieser Basis in insgesamt ca. hundert Excel-Dokumenten die Treiber für die unterschiedlichen Produkte, Kostenstellen, Projekte usw. von den jeweils verantwortlichen Personen bereitgestellt. Die automatisierte Initialisierung dieser Dateien auf Basis historischer Werte aus dem DWH ermöglicht dabei allen Beteiligten eine effiziente und sinnvolle Planung.

Per Knopfdruck können innerhalb weniger Minuten die erfassten Daten in die Planungsdatenbasis geladen und in ein detailliertes und integriertes Planungsergebnis überführt werden. Dabei werden die einzelnen Eingabedateien miteinander kombiniert und Informationen aus dem Enterprise DWH herangezogen – z.B. um einen Planwert anhand historischer Daten möglichst realistisch herunter zu brechen. Die Planungsergebnisse stehen dann unmittelbar zur Verfügung und können sofort mit den bereits bekannten Analysefunktionalitäten für das Enterprise DWH ausgewertet werden. Hierbei können die Planwerte nach allen Dimensionen (z.B. Kostenträger, Kostenstelle, Bundle) aufgerissen und alle bereits von den Istdaten bekannten Attribute und Aggregationsebenen genutzt werden. Darüber hinaus kann für einen Planwert genau nachvollzogen werden, aus welcher Eingabedatei dieser resultiert. Durch die Anpassung der Treiber in den Dateien und die erneute Beladung können so gezielt Planungsergebnisse verändert werden. Dabei kann der Anwender entscheiden, ob mit den veränderten Eingaben eine bereits bestehende Planversion aktualisiert oder eine komplett neue Planversion angelegt werden soll. Auf diese Art und Weise können also auch verschiedene Planungsszenarien (z.B. Worst, Middle und Best Case) durchgespielt und in Relation zueinander gesetzt werden.

Das Einlesen der Excel-Dokumente, deren Integration und die Abbildung der Planungslogik (z.B. Verrechnung, Verteilung, Umlage) erfolgte mit Hilfe von SQL Server Integration Services (SSIS). Um bei zukünftig notwendigen Änderungen im Planungsprozess (z.B. neue Templates) den Aufwand für die Anpassung der SSIS Pakete zu minimieren, erfolgte die Implementierung mit Hilfe der BI Modeling Language (BIML). Durch den Einsatz von BIML wird eine maximale Robustheit beim Einlesen der Excel-Dokumente möglich. Die multidimensionale Auswertungsbasis stellen SQL Server Analysis Services (SSAS) Cubes dar, die mit den Controllern vertrauten Pivot-Tabellen in Excel analysiert werden können.

Resümee und Ausblick

Der Aufwand für den administrativen Teil der Planungsprozesse wurde auf ein Minimum reduziert. Die Fachabteilungen können sich nun viel intensiver auf die fachlich-inhaltlichen Aspekte ihrer Planungen konzentrieren und in kürzerer Zeit verschiedene Planungsszenarien erstellen, analysieren und final abstimmen. Die inhaltliche Qualität der Planungsergebnisse wurde bei geringerem Aufwand deutlich gesteigert.

Sehr zufrieden mit der schrittweisen Weiterentwicklung ihrer BI-Architektur zeigen sich die Verantwortlichen beim NWB Verlag. „Wir können jetzt wesentlich effizienter arbeiten. Ich erwarte eine deutliche Steigerung der Planqualität bei halbiertem Ressourcenaufwand.“, so Bettina Renner, Gruppenleiterin Controlling im NWB Verlag. Die Zusammenarbeit mit den Beratern von noventum consulting wird von Geschäftsführer Mark Liedtke ausdrücklich gelobt: „Auf Grund des tiefen Verständnisses für unsere Bedarfe im Controlling und der ganzheitlichen Lösungskompetenz im BI-/Data Warehouse-Umfeld, war das Projekt bei noventum in besten Händen.“

In einem aktuell laufenden Folgeprojekt erweitert der NWB Verlag mit Unterstützung von noventum das neue Planungssystem, um die Basis für einen voll integrierten Forecasting- bzw. Hochrechnungsprozess zu schaffen.