Microsoft-SharePoint

Der SharePoint stellt einen webbasierten Arbeitsplatz zur Verfügung, der die Kommunikation und den Austausch zwischen und/oder innerhalb von Gruppen oder Abteilungen plattformbasiert unterstützt und optimiert. Häufig wird der SharePoint als Intranet eines Unternehmens eingesetzt. Dort dient er als zentraler Ort für das Auffinden von Unternehmensinformationen, die mit „modern Sites“ optisch ansprechend aufbereitet werden können. Benutzer können Dokumente hochladen oder mit anderen Personen teilen und werden, wenn sie es wünschen, sogar darüber benachrichtigt, wenn Dokumente hochgeladen oder Änderungen vorgenommen werden.

Gemeinsam an einem Dokument arbeiten

Für die gemeinsame Arbeit an Dokument gibt es zwei Einstellungsmöglichkeiten. So können Dokumente entweder „ausgecheckt“ und damit für die Bearbeitung durch andere gesperrt werden, oder das sogenannte Co-Authoring eingeschaltet werden, welches dafür sorgt, dass mehrere Personen ein Dokument zeitgleich öffnen und daran arbeiten können. Dabei ist der SharePoint so intelligent, dass er die Bearbeitung eines Abschnitts, an dem ein Teamkollege gerade arbeitet, für die Bearbeitung der anderen sperrt, sodass keine konfliktären Änderungen entstehen. In dem Dokument wird zudem angezeigt welche Person gerade in dem Abschnitt arbeitet. Die Versionskontrolle sorgt zusätzlich dafür, dass auch ältere Versionen gespeichert werden, auf die auf Wunsch zurückgegriffen werden kann.

Mittels der Nutzung von Metadaten, die den einzelnen Dateien hinzugefügt werden können, besteht die Möglichkeit, Dateien besser zu organisieren und zu sortieren, um darüber die Suche und Nachverfolgung von Inhalten innerhalb von Unternehmen zu vereinfachen.

Prozesse automatisieren

Darüber hinaus eignet sich der SharePoint besonders gut zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, indem Worfklows mit Wenn-Dann-Logiken implementiert werden. So kann beispielsweise ein Qualitätsmanagement Prozess abgebildet werden, der automatisiert Aufgaben an die zuständigen Personen oder Gruppen verschickt und Genehmigungsstufen nutzt, bevor Dokumente für alle Mitarbeiter veröffentlicht werden. Auf diese Weise kann auch die Sichtbarkeit von Dokumenten gesteuert werden. So wird ein Dokument z.B. erst sichtbar, nachdem es genehmigt wurde.  Durch die zusätzliche Nutzung von Power Automate und Powerapps kann die Automatisierung von Prozessen noch weiter optimiert und angepasst werden.
(Lesen Sie dazu auch unseren Artikel zum Thema (Marvins Artikel))

Differenzierte Berechtigungen

Durch Berechtigungsregeln ermöglicht es Ihnen der SharePoint, Berechtigungskonzepte zu erstellen und abzubilden. Sie können darüber detailgenau verwalten, wer über Anzeige- und Bearbeitungsrechte verfügt, indem Sie Lese,- Bearbeitungs-, oder Administrationsrechte vergeben. So gelingt es, Informationen an verschiedene Zielgruppen veröffentlichen und den Umgang mit Dokumenten einzuschränken oder zu erweitern.

Zusammenarbeit mit Externen

Auch die Arbeit mit Externen wird durch den SharePoint ermöglicht. Zur Zusammenarbeit benötigen Externe keine eigene Microsoft SharePoint Lizenz, sondern lediglich einen Microsoft Account. Mit einem Microsoft Account verbundene Emailadressen sind jene mit den Endungen @outlook.com , @msn.com, @live.com, @hotmail.de oder @hotmail.com, sowie individuelle Microsoft Firmendomainadressen (z.B. martina.mueller@noventum.de). Sollte noch kein Microsoft Account vorliegen, können sich Externe diesen schnell und einfach auf www.microsoft.com erstellen. Um datenschutzkonform zu arbeiten, können Sie den Zugriff auf Dateien und Seiten granular einstellen und Externen den Zugriff nur auf die Informationen gestatten, der gewünscht ist.  

Zusätzliche OneDrive Nutzung erweitert die Möglichkeiten

Interessant wird es vor allem, wenn man die Nutzung von OneDrive miteinschließt und die Synergien nutzt. Mit OneDrive wird jedem Mitarbeiter die Nutzung eines eigenen Speicherplatzes ermöglicht. Er ähnelt der Ordnerstruktur des Explorers oder dem Homelaufwerk in einem Unternehmen.
Technisch gesehen liegen hinter den Ordnern SharePoint-Bibliotheken, die mit dem OneDrive-Client auf den lokalen Rechner synchronisiert wurden. Somit kann auch offline auf diese Dateien zugegriffen werden. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, werden jegliche Änderungen mit dem System synchronisiert.

Wenn SharePoint und Exchange zusammenkommen

Durch das Zusammenspiel von SharePoint und Exchange ergibt sich die Möglichkeit Website Postfächer zu erstellen. Website Postfächer ermöglichen den Zugriff auf Microsoft SharePoint-Dokumente und Exchange E-Mails über dieselbe Clientschnittstelle.

Über die Einrichtung eines solchen Postfaches auf einer SharePoint Seite kann ein Mitglied einer Projektgruppe E-Mails oder Dokumente dort speichern und jedes andere Mitglied der Projektgruppe kann sodann auf diese Inhalte zugreifen.

Fazit

Zusammenfassend kann man sagen, dass der SharePoint, obwohl er häufig nur als Intranet-Plattform wahrgenommen wird, zahlreiche weitere Funktionen umfasst, die die Zusammenarbeit an Projekten fördern, die Etablierung von Standardgeschäftsprozessen zum Informationsaustausch vorantreiben und Dokumentenveröffentlichung, sowie Datenaufzeichnung unterstützen. Richtig eingesetzt, führt dies zu einer deutlichen Erhöhung der Arbeitseffizienz. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine iterative Einführung mittels der Entwicklung von Prototypen häufig am erfolgreichsten ist. Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel (iteratives Vorgehensmodell)