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Bewerbermanagement mit Persis

Was können Unternehmen, Personaler:innen und Bewerber:innen von einem digitalen Recruiting erwarten?

Persis Bewerbermanagement

der smarte Weg zum modernen E-Recruiting

Der Recruiting-Prozess erfordert volles Engagement: Bewerbungen sichten und sortieren, Anforderungen und Kenntnisse abgleichen, Feedback einholen und die besten Kandidat:innen zu Telefoninterviews und Vorstellungsgesprächen einladen. Doch oft bleiben nur wenige Tage, um Top-Kandidat:innen zu gewinnen und bei diesen einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Je digitalisierter der Prozess ist, desto effizienter, müheloser und fehlerfreier wird er. Das merken auch die Bewerber:innen.

Was können Unternehmen, Personaler:innen und Bewerber:innen vom digitalen Recruiting erwarten?

Effizienzsteigerung: Eine Recruiting-Software soll zeitaufwändige manuelle Aufgaben automatisieren, wie beispielsweise den Abgleich mit den stellenspezifischen Anforderungen. Das Sichten, Vergleichen und Bewerten wird vereinfacht. Durch den Einsatz von Korrespondenzvorlagen gestaltet sich die Kommunikation mit Bewerber:innen äußerst effizient und unkompliziert. Das Ziel ist, den gesamten Bewerbungsprozess zu beschleunigen, ihn übersichtlich und kompakt digital abzubilden.

Verbesserte Candidate Journey: Eine gute Bewerbermanagement-Software bietet Bewerber:innen eine reibungslose und transparente Bewerbungserfahrung. Sie können sich mit wenigen Klicks über ihren bevorzugten Kanal bewerben und erhalten zeitnah Rückmeldung.

Bessere Zusammenarbeit: Bewerbermanagement-Software ermöglicht die Integration verschiedener Abteilungen und Fachbereiche im Unternehmen, was die Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtert. Feedback von Führungskräften kann digital und dezentral auf einer Plattform eingeholt werden, um fundierte und nachvollziehbare Entscheidungen zu treffen.

Datenbasierte Entscheidungen: Bewerbermanagement-Software erlaubt den Zugriff auf umfangreiche Daten und Kennzahlen, die helfen, den Bewerbungsprozess zu analysieren und zu optimieren. Sie können Trends erkennen, den Erfolg von Recruiting-Kanälen messen und ein effizientes Bewerbermanagement etablieren.

Rechtliche Compliance: DSGVO-konforme Einhaltung von Datenschutz- und Gleichbehandlungsgesetzen ist im Bewerbermanagement von großer Bedeutung. Bewerbermanagement-Software unterstützt die ordnungsgemäße Dokumentation und Verwaltung von Bewerbungsunterlagen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Award Gewinner des Professional User Rating (PUR) 2023

Die Recruiting-Software von Persis hat beim techconsult Bewerbermanagement-Software-Vergleich als Champion die besten Bewertungen bekommen und ist Award Gewinner des PUR 2023!  Eine Bewerbermanagement-Software für den gesamten Recruiting-Prozess.

Das zweite Mal in Folge wurde die Personalsoftware von Persis mit dem PUR Award ausgezeichnet. An der von techconsult durchgeführten Anwenderstudie zu HR-Softwarelösungen haben über 3.000 Nutzer:innen teilgenommen und die Leistungen von digitalen Lösungen im Personalwesen in acht Produktbereichen bewertet, wovon die Personalsoftware von Persis in den Bereichen E-Recruiting und Digitale Personalakte unter die Champions gewählt wurde.

Die techconsult Studien zeichnen sich insbesondere dadurch aus, dass die Bewertung nicht von sog. Experten vorgenommen wird, sondern direkt durch Anwender:innen, welche die HR-Softwarelösung täglich nutzen.

Die E-Recruiting-Lösung von Persis

Das Tool unterstützt bei sämtlichen Schritten im Bewerberzyklus und vereinfacht dadurch die Administration erheblich. Mit Persis können Ausschreibungen angelegt, kopiert, angepasst und auf verschiedenen Medien publiziert werden. Über unterschiedliche Kanäle nimmt Persis Bewerbungsunterlagen auf: eingebundene Mailadressen wie Karriere@Persis-Kun.de, den internen Stellenmarkt sowie lokal gespeicherte Dokumente. Auch Active-Sourcing-Schnittstellen sind möglich. Durch die vorlagenbasierte Kommunikation mit Bewerber:innen und die Integration der Fachbereiche wird die dezentrale Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung erleichtert, wodurch der Prozess zudem transparenter wird.

Sobald der passende Kandidat gefunden wurde, kann Persis die Verträge in Ihrem Corporate Design erstellen. Durch die Lizenzierung weiterer Module können Sie darüber hinaus von den unterschiedlichsten Synergieeffekten profitieren. Die Softwarelösung kann beispielsweise die Verträge und zusätzliche relevante Dokumente aus dem Bewerbungsprozess direkt in die dafür vorgesehenen Aktenregister der digitalen Personalakte übernehmen.

Persis auf allen Endgeräten
in Ihrem Corporate Design

Wenn wir auch für Sie tätig werden können, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Petra Cifterler
Senior Business Development Manager

Das intuitive Dashboard für den optimalen Überblick

Persis bietet verschiedene nützliche Übersichten, so wird Ihnen z. B. der komplette Bewerbungsprozess und alle dazugehörigen Informationen mit dem Recruiting-Dashboard übersichtlich aufbereitet. Somit haben Sie den Fortschritt stets im Blick und jederzeit einen automatisch aufgeräumten digitalen Schreibtisch.

  • Prozessdarstellung
  • Einzelauflistung der offenen Aufgaben inkl. Kategorisierung
  • Neueste Bewerbungen
  • Aktenumläufe inklusive Fristen
  • Offene & auslaufende Ausschreibungen
  • Vorstellungsgespräche & offenes Feedback
  • Direkter Absprung in den Prozessschritt und einfache Nachsteuerung

Stellenausschreibungen zentral verwalten und dezentral publizieren

Mit Persis behalten Sie den Ausschreibungsstatus im Blick und steuern einfach den Prozess. Dazu können beispielsweise Stellenausschreibungen kopiert und Publikationszeiträume angepasst werden. Bilder können einfach eingebunden werden, die Inhalte können flexibel angepasst und die Informationen via Drag & Drop angeordnet werden. Somit macht Persis das Ausschreibungsmanagement übersichtlicher, effizienter und benutzerfreundlicher. Falls Sie mit der Agentur für Arbeit kooperieren, kann auch für die Publikation auf deren Jobbörse eine Standardschnittstelle genutzt werden.

  • Integration in Ihre Karriereseite in Ihrem Corporate Design
  • Zeitgesteuerte Ausschreibungen durch Gültigkeitszeiträume
  • Trennung zwischen internen und externen Ausschreibungen
  • Kopieren und einfaches Anpassen von Ausschreibungen
  • Mögliche Ausschreibung auf allen gängigen Jobportalen, wie z. B. Stepstone, meinestadt.de, Indeed und der Agentur für Arbeit mittels REST-APIs, JSON- oder XML-Schnittstellen

Bewerbungsformulare auf Ihrer Karriereseite in Ihrem Corporate Design nutzen

Die Formulare zur Abfrage von Bewerberdaten können direkt in Ihre Unternehmensseite integriert werden, wobei die logische und optische Unterteilung in Rubriken die Übersicht erleichtert. Gerne passen wir das Layout der Formularseite an Ihre Corporate Identity an. Sie können daraufhin flexibel festlegen, welche Informationen in den Formularvorlagen abgefragt werden.

  • Zugriff von mobilen Endgeräten dank responsivem Design
  • Individuelle Formularvorlagen z. B. für Auszubildende und Führungskräfte
  • Dynamische Abfragemöglichkeit von Stellenanforderungen innerhalb des Formulars
  • Bestätigung der Datenschutzerklärung als Pflichtfeld
  • Einsparung von Korrespondenzen: Abfrage zur Aufnahme in den Bewerber:innenpool direkt im Formular

Der Lebenslaufparser – Informationen schnell und unkompliziert im System aufnehmen

Egal ob die Bewerbung im Papierformat eingeht, per Mail direkt in Persis ankommt oder Kandidat:innen sich über Ihr Bewerberformular bewerben – dank CV-Parsing können alle relevanten Daten mit wenigen Klicks in das System übertragen werden.

  • Kosteneinsparung & Effizienzsteigerung
  • Geringe Hürde für Bewerber:innen dank One-Click-Bewerbung
  • CV-Parser direkt im Formular: mit wenigen Klicks mehr Daten zum Bewerber
  • Mögliches Auslesen von Profilen auf Karrierenetzwerken (Linkedin & Xing)
  • Nutzbar für Bewerber:innen auf Ihrer Karriereseite
  • Nutzbar für Recruiter:innen (und Mitarbeiter:innen) innerhalb der Software
  • Einbindung Ihrer Mailpostfächer (z. B. Karriere@persis-kun.de) direkt in Persis
  • Möglichkeit zum Parsen von Papier und E-Mail-Bewerbungen

Integration der Führungskräfte, Fachabteilungen und Gremien

Durch die Einbindung von Fach- und Führungskräften erhalten alle Beteiligten an HR-Prozessen in Ihrem Unternehmen einen umfassenden Überblick, profitieren von automatischen Erinnerungen und können mühelos Feedback geben. Zudem können Führungskräfte Bewerberakten bei Bedarf an andere Abteilungen weiterleiten.

  • Recruiting-Dashboard & übersichtliche Bewerberakten auch für Führungskräfte
  • Digitaler Aktenumlauf & Vorstellungsgespräche mit Bewertungsfunktion und Fristsetzung
  • Offene Aufgaben & Erinnerungen per Mail
  • Einfache Organisation der Gesprächstermine unter Berücksichtigung von vorhandenen Einträgen im Persis-Mitarbeiterkalender
  • Einbezug des Betriebsrates oder anderer Gremien in den Auswahlprozess

Gesprächstermine einfach organisieren

Vom ersten Telefoninterview bis zum Einstellungsgespräch können alle Arten von Bewerbungsgesprächen in Persis organisiert werden. Beim Terminieren des Gespräches werden die Gesprächsteilnehmer:innen automatisch eingeladen und im Nachgang zur Beurteilung der Kandidat:innen aufgefordert.

  • Feedback zu Vorstellungsgesprächen von allen Beteiligten möglich
  • Individuelle Fristsetzung möglich
  • Benachrichtigungen & automatisierte Erinnerungen optional via Mail
  • Automatisierte Berücksichtigung der Verfügbarkeiten
  • Automatische Hinterlegung der Termine in den Mitarbeiterkalendern in Persis
  • Automatische Übernahme der Termine in anderen Kalendern (z. B. Outlook & Google)

Übersichtlicher Vergleich der Kandidat:innen

 Qualifikationen und Vorerfahrungen von Bewerber:innen sind im laufenden Bewerbungsverfahren oftmals Gegenstand von Nachfragen und Kommunikation im Unternehmen. HR-Mitarbeiter:innen und Führungskräfte haben es Dank der Funktion „Bewerber:innenvergleich“ leicht:

  • Automatischer Abgleich & Hervorhebung von: erforderlichen und vorhandenen/ nicht vorhandenen Kenntnissen
  • Bis zu fünf Bewerber:innen übersichtlich nebeneinander ohne etliche Dokumente zu öffnen
  • Feedback zur Bewerberakte und zu Gesprächen wird kompakt dargestellt
  • Bewerbungsverlauf und Bewertungshistorie werden automatisch erweitert 

Arbeitserleichterung durch weitere smarte Features

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, bietet das Bewerbermanagement von Persis beispielsweise manuelle und auch automatisierte Anonymisierungsmöglichkeiten. Während dabei die personenbezogenen Daten der Bewerber:innen anonymisiert werden, bleiben die Metadaten für Auswertungszwecke erhalten. Zusätzlich erkennt das System Doppelbewerbungen und schlägt Lösungsansätze vor, um mit diesen effektiv umzugehen.

  • Vorlagenbasierter Schriftwechsel mit Massenaktionen & zeitversetztem Versand
  • Automatisches Matching bei hinterlegten stellenspezifischen Anforderungen
  • Hintergrundspeicherung von gefilterten Listen und Weiterverwendung
  • Nutzung von Datumsfeldern als Auslöser für Reminder oder Workflows
  • Arbeitsverträge in Ihrem Corporate Design (welche zusätzlich zu den Bewerbungsunterlagen direkt in die digitale Personalakte übernommen werden können)

Modern, mobil und flexibel – Ihr Recruiting to go

Egal, ob Sie Bewerber:in sind und Ihre One-Click-Bewerbung vom Smartphone aus abschicken möchten oder Recruiter:in mit dem Bedürfnis, jederzeit und überall Einblick in laufende Prozesse haben zu müssen, weil man schnell reagieren muss – mit Persis haben Sie den vollen Funktionsumfang auch auf Ihrem Smartphone. Die benutzerfreundliche Oberfläche auf allen Endgeräten steht für ein reibungsloses Recruiting- und Bewerbungserlebnis.  

 

Lösungsszenarien zum Thema HR Digitalisierung
Success Stories // Fachartikel // News

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„Warum?“ ist die zentrale Frage im HR Controlling

Um das HR Controlling als zentrale Funktion zur Unterstützung der Unternehmensziele zu verankern, ist dessen Fähigkeit, fundierte Entscheidungen vorzubereiten und Strategien zu entwickeln, von entscheidender Bedeutung. Ein gut strukturiertes Berichtswesen ist für ein solch effektives Controlling unerlässlich. Dabei ist der Fokus des Personalcontrollings auf die Auswertung von Berichten entscheidend.  Es geht im Personalmanagement zum einen darum, Daten und Informationen zu sammeln und aufzubereiten, zum anderen, diese zu analysieren und zu interpretieren. Inmitten von Daten, Berichten und Metriken wird der Blick auf das Wesentliche aber oft getrübt. Und genau hier kommt die Frage "Warum?" ins Spiel.

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Zielgerichtete Personalplanung

Die zielgerichtete Personalplanung ist von entscheidender Bedeutung für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens. Durch die Ausrichtung an Unternehmens- und Personalzielen, vorgelagerte Top-Down-Planung, automatisierte Datenaufbereitungen, Transparenz und die Berücksichtigung von Schlüsselfaktoren schafft sie eine effiziente Grundlage. Die Integration von GapAnalyse und Schlüsselfaktorenanalyse in den Entscheidungsprozess ermöglicht die Gegenüberstellung verschiedener Planungsszenarien, in denen Personalmaßnahmen wie Personalaufbau und/oder Personalentwicklung berücksichtigt werden.

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proALPHA stärkt Human Capital Management durch Übernahme der Persis GmbH

Die proALPHA Unternehmensgruppe, renommierter Anbieter von ERP+ Softwarelösungen für die mittelständische Fertigungsindustrie, hat die Persis GmbH übernommen. proALPHA erweitert durch die Übernahme ihr Portfolio im Bereich des Personalmanagements (HCM) und richtet ihren Fokus auf die Entwicklung einer gruppenweiten HR-Strategie. Als integraler Bestandteil dieser Entwicklung wird das HRM-Team der noventum consulting GmbH auch künftig als verlässlicher und kompetenter Partner die Kunden bei der Einführung, Anpassung und dem Ausbau ihrer Persis-Lösung im Bereich HR-Management unterstützen.

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Die intelligente Zukunft des Bewerbermanagements

„Sind Sie es leid, sich durch hunderte von Bewerbungen zu wühlen und dabei wertvolle Zeit zu verlieren? Möchten Sie den Recruiting-Prozess effizienter und transparenter gestalten? Die Candidate Experience verbessern und die offenen Vakanzen schneller mit den passenden Kandidat:innen besetzen?“

Der Württemberger Personal-Software Produzent Persis ist seit 1987 konsequent der Lösung dieser und anderer Fragen der Personalwirtschaft auf der Spur und mit seiner integrierten Gesamtlösung heute einer der Marktführer im deutschsprachigen Raum. Phillip Krieger, noventum Business Development Manager im Bereich HR-Digitalisierung, stellt in diesem Beitrag das Persis-Modul „Bewerbermanagement“ vor.

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Petra Cifterler
Senior Business Development Manager